Coordinación en la gestión: Definición y ejemplos

Publicado el 4 octubre, 2023 por Rodrigo Ricardo

¿Qué es la Coordinación?

El rol de un gerente es organizar y supervisar las operaciones y tareas diarias realizadas por otros empleados. Deben poder unir individuos, grupos e ideas para alcanzar un objetivo común o el resultado organizacional deseado. La función de coordinación de la administración es solo uno de los muchos aspectos involucrados en el rol resuelto de un gerente en los negocios.

La coordinación puede definirse ampliamente como el acto de involucrar a numerosas partes en un plan o hacer que trabajen juntas de manera organizada. Permite que un grupo funcione de manera cohesiva porque cada parte está trabajando hacia un objetivo particular y específico. En relación con la gestión, la coordinación significa garantizar que muchas partes de trabajo estén en el lugar correcto en el momento adecuado para que las operaciones se lleven a cabo sin problemas. Los recursos deben asignarse adecuadamente para que se utilicen de la manera más eficiente. Los gerentes se encuentran con la importancia y la necesidad de la coordinación todos los días en las grandes organizaciones.

Aquí hay un ejemplo: Mary es la gerente de una panadería de renombre mundial. Cada día, debe coordinar una serie de actividades y deberes para garantizar que la panadería se mantenga eficiente. Mary dirige su equipo de panaderos y se registra periódicamente para verificar su progreso. Si falta una operación, puede delegar panaderos adicionales para que se cumpla. Al mismo tiempo, Mary realiza un seguimiento de los niveles de inventario para asegurarse de que no se agoten los pasteles en la vitrina y que la panadería tenga suficiente suministro para seguir produciendo los pasteles. Cuando se necesitan más suministros, habla con el personal de entrega para obtener los artículos necesarios para hornear. Debido a que Mary tiene un equipo organizado que trabaja con el objetivo de mantener la panadería en funcionamiento y un sistema definido de operaciones a través de la coordinación, la panadería puede funcionar con éxito.

Necesidad de coordinación en la gestión

La necesidad de coordinación en la gestión y el negocio es significativa, especialmente en situaciones en las que se gestionan muchos equipos a la vez o se llevan a cabo muchas operaciones. Es necesaria cierta coordinación para lograr los objetivos. Si bien una organización puede estar compuesta por muchos departamentos o partidos individuales, deben estar unidos y sincronizados para alcanzar objetivos comunes. Por ejemplo, la gerencia puede desarrollar estrategias para coordinar las actividades de los departamentos de producción, investigación, mercadeo y recursos humanos hacia el objetivo de aumentar las ganancias anuales en un 20%. La coordinación también incluye el aspecto de la comunicación para que cada departamento tenga una definición clara de su rol en la empresa. En última instancia, la organización se beneficiará cuando cada departamento trabaje en conjunto en tareas organizadas, claramente comunicadas y definidas.

Otros objetivos de coordinación en la gestión que enfatizan su necesidad incluyen:

  • Integrar todos los componentes organizacionales en las estrategias generales para el éxito.
  • Gestión de empleados y recursos organizativos
  • Eliminando conflictos entre la gerencia y los empleados o entre departamentos / operaciones
  • Permitir la producción de algo más grande de los individuos involucrados, como la innovación y el desarrollo de habilidades.
  • Seguimiento y notificación de cambios o incidentes para evitar problemas redundantes.
  • Crear productos o servicios uniformes y estandarizados a través de operaciones optimizadas para aumentar la eficiencia.
  • Equilibrar las fortalezas y especializaciones de un departamento con otro para crear igualdad y necesidad para todas las personas involucradas.

Principios de coordinación en la organización

En esencia, la gestión está influida en gran medida por el principio de coordinación en los procesos organizativos. La coordinación une las funciones de administración y beneficia a una empresa al ayudarla a alcanzar los objetivos organizacionales establecidos más fácilmente. Cuando los negocios se llevan a cabo de forma planificada y organizada, es más probable que una empresa siga siendo exitosa y vea crecimiento. Las principales características de coordinación que pueden resultar ventajosas para la mayoría de tipos de negocios son:

  • Fomenta el contacto directo con otros a través de esfuerzos grupales: la necesidad de coordinación está presente cuando se necesitan muchas partes para realizar una tarea. La coordinación está muy relacionada con el trabajo en equipo y es el resultado del trabajo conjunto de varias personas. Las comunicaciones personales directas se realizan para verificar, ajustar y completar actividades basadas en objetivos.
  • Une todas las operaciones de la organización hacia el mismo objetivo: la coordinación significa que todos los departamentos están trabajando juntos hacia el mismo objetivo. Cada departamento puede tener un rol único, pero beneficia a otros departamentos y al objetivo final de alguna manera. La construcción de relaciones departamentales y un sentimiento de realización total pueden experimentarse como resultado de la coordinación.
  • Es responsabilidad de la gerencia: la coordinación es necesaria en todos los niveles de la gerencia, desde el nivel ejecutivo superior hasta la gerencia de bajo nivel que supervisa las operaciones diarias. Todas las actividades dentro de la organización son importantes e impactantes para su éxito general y cada una debe coordinarse adecuadamente para utilizar los recursos de la manera más eficiente. La coordinación no es importante para ningún nivel de gestión sobre otro.
  • Es un proceso continuo: la coordinación no solo se realiza una vez durante un proceso organizacional, o incluso una vez al día. Es un proceso continuo que se ve afectado por el cambio en la organización. Por ejemplo, si una máquina se avería, la producción puede verse afectada. La gerencia debe coordinarse con la ingeniería para resolver el problema y con los equipos de producción para ver si las operaciones se pueden realizar en otro lugar.
  • Está completamente involucrado: la coordinación puede aplicarse tanto a los procesos de negocio como a las funciones no comerciales. La coordinación se puede utilizar en cualquier entorno para garantizar que los recursos se asignen de manera adecuada o que un proceso se ejecute de manera más eficiente. También participa en cada nivel de gestión y en todos los procesos organizativos.
  • Se lleva a cabo deliberadamente: la coordinación no se establece por sí sola, sino que la pone en marcha la dirección para que la organización pueda alcanzar el resultado deseado más fácilmente. Sin coordinación, las tareas se completarían a diferentes velocidades, la organización de una empresa puede no ser apropiada para producir bienes o servicios de manera eficiente, y el crecimiento de una organización puede verse frenado por procesos internos disfuncionales.

Ninguna persona en particular en una organización puede lograr un objetivo organizacional por sí misma. Es el trabajo en equipo armonioso de muchos departamentos, tanto internos como externos, lo que conduce al éxito de una empresa. La coordinación ayuda en las primeras etapas de la elaboración de estrategias y la planificación, pero sigue siendo importante en todos los procesos organizativos. Los principios de coordinación en una organización son un factor importante para que tenga éxito.

Funciones administrativas

La coordinación se utiliza para comunicar y delegar diferentes funciones dentro de la gestión. En algunos casos, no se considera una función de gestión en sí misma, sino una clave oculta para el éxito de la organización. La gestión tiene como objetivo lograr la coordinación a través de cinco funciones básicas de gestión:

  • Planificación: El proceso de dirigir a un grupo de empleados asignándoles trabajo con anticipación. Se eligen las metas apropiadas, se establecen los objetivos y se determinan las estrategias de una manera que no hace que los empleados se sientan controlados. La planificación puede tener lugar a nivel operativo, estratégico (a largo plazo) o táctico (a corto plazo). Es la primera etapa del proceso de gestión.
  • Organización: después de que se crea un plan, los datos se analizan y recopilan para tomar decisiones. Este proceso se llama organización. Los recursos financieros, humanos y físicos se recopilan, distribuyen y delegan como parte de esta función de gestión.
  • Dirigir: a veces conocido como liderazgo, esta es una estrategia utilizada por la gerencia para motivar a los empleados hacia el cumplimiento de una meta u objetivo deseado. Dirigir es la acción atribuida al logro de metas. Puede incluir la articulación de una visión, la motivación a través de la persuasión o la influencia, o el uso eficaz de las habilidades de comunicación.
  • Control: El control identifica cómo se avanza un objetivo y proporciona acciones correctivas para garantizar que el progreso futuro continúe alineándose con los objetivos finales, como proporcionar capacitación adicional o hacer ajustes a los plazos.
  • Dotación de personal: El proceso de contratación de los mejores empleados para puestos dentro de la empresa, o más específicamente los propios departamentos. La dotación de personal cumple principalmente con el objetivo de llevar a las personas adecuadas al lugar adecuado en el momento adecuado. A veces no se considera una de las (cuatro) funciones básicas de gestión.

Cada función de gestión juega un papel único en el éxito de una organización. Si bien son beneficiosas por sí mismas, las funciones de gestión se vuelven más importantes cuando se coordinan y se comunican con claridad. La coordinación juega un papel importante en la planificación y la elaboración de estrategias para las operaciones de la organización, además de crear una fuerza de trabajo unida de individuos, departamentos y funcionarios de gestión.

Resumen de la lección

La coordinación es el acto de reunir a muchas personas o departamentos para lograr un objetivo organizacional común. También se refiere a la integración de actividades para garantizar que los recursos de una organización se utilicen de la manera más eficiente para lograr el objetivo de la organización. La coordinación y la comunicación son necesarias en la gestión para alinear todos los procesos y permitir que la empresa alcance el resultado más deseable. Los principios de coordinación incluyen crear contacto directo con otros, unir departamentos organizacionales, ser un proceso minucioso, continuo e intencional, y ser responsabilidad de la gerencia.

La coordinación se utiliza para delegar las cinco funciones de gestión. La planificación establece las etapas de un proyecto o proceso y puede tener lugar a nivel operativo, estratégico o táctico. La organización se refiere al momento en que se recopilan y analizan los recursos físicos, financieros y humanos para ayudar a lograr una meta. Dirigir es la acción de motivar a los empleados hacia los objetivos deseados a través de la influencia o la comunicación. Controlar es el proceso de medir el progreso con respecto a los estándares y hacer ajustes a los plazos según sea necesario. Dotación de personal se refiere a la contratación de los mejores empleados para ocupar puestos dentro de un departamento. La coordinación juega un papel importante en la elaboración de estrategias para las operaciones organizativas y es beneficiosa para crear un entorno empresarial unido y armonioso.

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