Determinación de una política de cancelación para la planificación de eventos y conferencias

Protegiendo sus intereses

Tabitha acaba de ser contratada para supervisar la planificación de una boda en interiores en Savannah, Georgia, en marzo. Habiendo comenzado su negocio de planificación de eventos, ha establecido algunas pautas de contrato básicas para los clientes donde se establecen los detalles del evento, pero hoy dedica tiempo a crear una política de cancelación antes de que sus clientes firmen en la línea de puntos.

¿Qué tipo de política de cancelación debería redactar Tabitha? ¿Cuáles son las cosas más importantes a considerar al determinar una póliza y consignarla por escrito? Veamos la importancia de la política de cancelación y lo que Tabitha debería incluir, así como una pequeña muestra que podría usar para proteger tanto a su negocio como a sus clientes.

Políticas de cancelación

Una política de cancelación en la planificación de eventos o conferencias es una pieza tan importante del rompecabezas como los detalles del contrato con el evento. Si bien el contrato le dirá cosas como cuándo y dónde se llevará a cabo el evento, cuántas personas asistirán y el menú que se servirá, una política de cancelación bien construida lo guiará a usted y a sus clientes a través de una explicación detallada de lo que sucede si se cancela el evento programado.

Puede haber muchas razones para una cancelación, que van desde una enfermedad hasta pies fríos o cambios de planes. Independientemente del motivo, es necesaria una política de cancelación desde el principio. Puede plantear muchas cuestiones importantes como:

• Plazos
• Gastos de cancelación
• Políticas sobre reembolsos
• Anticiparse a los problemas que puedan surgir
• Reprogramación de preguntas
• Cómo manejará varios tipos de cancelaciones

Las políticas de cancelación pueden variar de un planificador a otro e incluso de un evento a otro. Por ejemplo, una boda al aire libre puede tener una política de cancelación especial para las inclemencias del tiempo que no sería aplicable para un evento en interiores. La configuración de una política debe tener en cuenta los detalles específicos del evento, pero también debe tener algunos componentes consistentes.

Elaboración de su política

Al diseñar e implementar su política, recuerde que la claridad es lo más importante que puede enfatizar. Ser claro en la redacción de su póliza, con expectativas claramente establecidas puede ayudar a proteger su negocio y su inversión en la planificación de un evento. Ser comunicativo con su cliente también es imperativo para que comprendan los términos de la política de cancelación. Ser sincero tanto en su contrato como en su comunicación genera confianza y muestra un buen servicio al cliente. Recuerde siempre mantener su política de cancelación simple y profesional, e inclúyala como parte de su contrato general, que debe firmarse en el momento en que lo contraten para el servicio.

Cuando comience a crear su política, considere estos componentes:

1. Resalte las fechas importantes . Esto incluye los plazos de inscripción y cancelación para el lugar que está utilizando, así como sus propios plazos para realizar cambios en un evento y, en el caso de una cancelación, los plazos para reembolsos totales y parciales.

2. Discutir reembolsos y tarifas . ¿Qué circunstancias justifican un reembolso (total o parcial)? ¿Cómo y cuándo se emitirá el reembolso? ¿Qué sucede en caso de un error por parte del planificador frente a la cancelación de un cliente? Además, asegúrese de resaltar si los depósitos se pueden reembolsar o si hay una tarifa asociada con la cancelación.

3. Hable sobre las razones de la cancelación . Puede optar por tener diferentes políticas para lidiar con una cancelación voluntaria frente a una cancelación que surge como resultado de una emergencia.

4. Considere arreglos alternativos . ¿Consideraría una fecha reprogramada o un crédito para otro evento si ocurre una cancelación? Diseñe cualquier arreglo alternativo, como nuevos lugares o nuevas fechas, que estaría dispuesto a considerar.

5. Consígalo por escrito. Todas las cancelaciones y solicitudes para realizar cambios en un evento deben anotarse para evitar problemas de comunicación o problemas legales en el futuro.

Ejemplo de política

Tabitha ha optado por una política de cancelación breve que establece claramente los plazos, los motivos de cancelación y su política de reembolsos y tarifas para sus nuevos clientes. Algo simple como esto debería funcionar:

Las cancelaciones realizadas más de dos semanas antes de la fecha de la boda recibirán un reembolso de todos los pagos realizados, menos el depósito no reembolsable. Los clientes acuerdan que los eventos cancelados dentro de las dos semanas posteriores a la fecha de la boda perderán todos los pagos realizados. Si se realiza un arreglo alternativo en el momento de la cancelación, todos los pagos recibidos se aplicarán al nuevo evento. En caso de una emergencia, contáctenos e intentaremos trabajar con usted ‘.

Resumen de la lección

La implementación de una política de cancelación en el contrato de su evento es una herramienta crucial para proteger los intereses de su empresa y de sus clientes. La claridad en la redacción de la política, así como la comunicación abierta con sus clientes, pueden ayudar a garantizar que no se pierda nada y que se minimicen los problemas legales. Una política completa debe incluir una explicación clara de las fechas importantes , reembolsos y tarifas , motivos de cancelación y arreglos alternativos , todos anotados por escrito y firmados en el momento en que se inicia el contrato general. Una política de cancelación, tanto simple como profesional, infunde confianza en su negocio y proyecta un servicio al cliente de calidad.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador