Diferencia entre gestión de proyectos y gestión de cartera de proyectos

Publicado el 9 diciembre, 2020

Flip o Flop

Suponga que alguien en su vecindario necesita mudarse y decide vender su casa lo más rápido posible. Sabías que la casa era realmente apta para reparaciones, pero parecía una gran oportunidad para que la compraras, hicieras algunas modificaciones y luego la vendieras. Si realmente asumió este desafío, querría administrar los detalles de su nuevo proyecto de la manera más eficiente y efectiva posible para asegurarse de no perder dinero en el proceso.

Ahora, imagina que tu proyecto de reparador había ido bien y tuviste ganancias. No solo eso, sino que en el proceso descubrió que no solo era bastante bueno manejando todos esos detalles, sino que también había disfrutado el trabajo. En ese momento, podría pensar en convertir sus habilidades en un negocio real. Para lograr el éxito en su nuevo negocio, con el tiempo necesitará comprar, trabajar y luego vender más de una propiedad al mismo tiempo. En este caso, no solo necesitaría ser bueno en la gestión de un proyecto individual, sino que también necesitaría mantener activamente una cartera completa de proyectos.

Si bien estos dos componentes de la gestión empresarial tienen muchas áreas de superposición, la gestión de proyectos y la gestión de la cartera también tienen muchas diferencias prácticas, y el éxito a menudo depende de manejar bien ambos.

Conceptos básicos de gestión de proyectos

La gestión de proyectos consta de las herramientas y técnicas que se emplean, normalmente bajo el control de un director de proyecto, para cumplir los objetivos de empresas específicas y detalladas. Los proyectos individuales generalmente tienen un cronograma esperado con un comienzo y un final definidos. Además, los proyectos generalmente están limitados por el alcance, o el tipo y la cantidad de trabajo requerido, y los recursos que están disponibles para la ejecución del proyecto. En conjunto, se dice que el alcance, el cronograma y los recursos comprenden la triple restricción de la gestión básica de proyectos.

La herramienta más básica utilizada en la gestión de proyectos es algún tipo de software de programación que ayuda a aclarar la naturaleza interactiva de estas limitaciones durante la planificación y ejecución del proyecto. Esto se puede hacer tan simplemente como ingresar tareas y fechas en una aplicación de hoja de cálculo, pero los proyectos grandes con muchas dependencias entre tareas a menudo se administran con la ayuda de un software comercial de gestión de proyectos.

Durante las últimas décadas, la gestión ágil de proyectos ha crecido como una alternativa al proceso formalizado de equilibrar rigurosamente el alcance, el cronograma y las limitaciones de recursos. La gestión ágil de proyectos intenta dar cuenta de la incertidumbre que afecta a muchos proyectos, independientemente de la cantidad de planificación inicial que se realice mediante la inyección de actividades de inspección y planificación continuas o iterativas en todo el alcance de la entrega del proyecto.

Independientemente de las tácticas o procesos que se invoquen, la gestión de proyectos se ocupa en última instancia de cumplir los requisitos de los proyectos individuales, dadas las limitaciones e incertidumbres inherentes al proyecto. Si bien una buena gestión de proyectos requiere ciertas consideraciones estratégicas, en general es un ejercicio muy táctico que ayuda a cumplir un conjunto de objetivos altamente enfocados durante un período de tiempo fijo.

Conceptos básicos de gestión de la cartera de proyectos

En el mundo de la administración de empresas, la cartera de una empresa se compone de todos los productos, servicios e inversiones de la empresa, así como sus proyectos en curso y cualquier idea para nuevas empresas comerciales. La gestión de la cartera se ocupa de la gestión activa de toda esta cartera con el objetivo final de maximizar la salud y la rentabilidad a largo plazo de una empresa.

Debido a que intenta gestionar objetivos a largo plazo, la gestión de carteras es de naturaleza mucho más estratégica que la gestión de proyectos. Esta diferencia se destaca por el marco temporal general de las dos prácticas. Si bien la gestión de proyectos se centra en proyectos individuales que están destinados a tener entregas fijas, la gestión de la cartera es un proceso más abierto. La gestión de la cartera analiza continuamente no solo los proyectos en curso o activos, sino también la amplia gama de posibles actividades que podrían activarse en el futuro.

La gestión de la cartera es una parte importante del proceso que busca unir la visión general de una empresa con su implementación práctica. Esto a menudo se logra mediante la creación de una cartera de proyectos que enumere todos los proyectos activos y planificados de una empresa. Luego, estos proyectos individuales se comparan entre sí a través de una amplia gama de atributos que se utilizan para guiar las decisiones comerciales a la luz de la visión general de la empresa.

Por ejemplo, los proyectos individuales se pueden comparar en función de su valor comercial esperado, su costo o tamaño, su perfil de riesgo o cualquier objetivo estratégico o comercial que una empresa pueda querer utilizar para valorar proyectos. Estas comparaciones a menudo se hacen utilizando gráficos cruzados de todos estos atributos, que luego conducen a decisiones activas sobre qué proyectos comenzar a continuación o incluso qué proyectos activos deben eliminarse antes de su finalización.

Mirando hacia atrás en nuestro ejemplo

En el ejemplo con el que comenzamos, la gestión de proyectos consiste básicamente en programar quién, qué y cuándo ocurren las actividades individuales relacionadas con la renovación de una sola casa. La renovación o proyecto de una sola casa se gestiona asegurando que el alcance del trabajo requerido se entregue a tiempo utilizando los recursos disponibles.

Por el contrario, la gestión de la cartera consistiría en mantener activas varias renovaciones de viviendas independientes, sin dejar de buscar y agregar nuevas oportunidades a una cartera de proyectos potenciales. En última instancia, la gestión de la cartera tiene la tarea de garantizar que el número de proyectos activos y planificados se ajuste a las limitaciones estratégicas generales de toda la organización.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos y la gestión de carteras son prácticas comerciales que a menudo se superponen, pero tienen claras diferencias. La gestión de proyectos es generalmente de naturaleza táctica y consiste en gestionar la triple restricción de alcance, cronograma y recursos en lo que respecta a proyectos individuales. La gestión de la cartera es generalmente de naturaleza estratégica y consiste en valorar múltiples proyectos y entregas que conforman la cartera completa de una empresa. La gestión de proyectos está destinada a aplicarse a un solo proyecto durante un período de tiempo fijo, mientras que la gestión de cartera intenta valorar varios proyectos durante un período de tiempo continuo y abierto.

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