Documentos Comerciales: políticas, manuales de procedimientos y más

Publicado el 26 julio, 2024 por Rodrigo Ricardo

Tipos de documentos comerciales

Las empresas utilizan una amplia variedad de documentos en la práctica diaria, desde memorandos y cartas hasta currículums y anuncios; muchos de estos documentos se componen para fines específicos y solo se utilizan en determinados momentos. Sin embargo, algunos documentos comerciales se componen para un uso continuo, ya sea por toda una empresa o por unas pocas personas. Algunos de estos documentos pueden tener un uso más intermitente, pero aún se reutilizan a lo largo de la vida de la empresa. En esta lección, veremos tres clases de esos tipos de documentos en los que se confía a lo largo del ciclo de vida de una empresa. Comenzaremos examinando las políticas que las empresas redactan para todos los empleados, así como los manuales de procedimientos para casos específicos. Luego, veremos los programas para empleados que están compuestos para cumplir un propósito específico,

Políticas

Lo más probable es que su empresa tenga una variedad de políticas que se espera que sigan todos los empleados. Una política es una regla que establecen los gerentes de una empresa para asegurarse de que todos comprendan las expectativas. Por ejemplo, muchas empresas tienen políticas sobre el absentismo desenfrenado que describe los pasos que una empresa puede tomar para despedir a alguien que siempre falta al trabajo. En resumen, tienden a existir políticas para proteger a la empresa. Esto es especialmente cierto con respecto a cualquier tipo de problema que pudiera resultar en un problema legal para la empresa. Como resultado, las políticas de compensación del trabajador para cuando un empleado se lesiona en el curso de su trabajo, así como las políticas de acoso que protegen a los empleados de atención no deseada, son comunes en prácticamente todas las empresas.

Sin embargo, no todas las políticas son tan uniformes. Los diferentes departamentos de una empresa pueden tener diferentes políticas con respecto a cómo solicitar tiempo libre para un almuerzo más largo, así como políticas sobre el uso adecuado de una tarjeta de crédito corporativa. Pero espera. ¿Cómo distribuyen las empresas sus pólizas? Los documentos que se utilizan para distribuir las políticas pueden variar ampliamente. Casi todos ellos están incluidos en los manuales de los empleados, sin embargo, otros son aún más visibles. Por ejemplo, muchas empresas utilizan carteles para mostrar información sobre las políticas de acoso y compensación laboral.

Manuales de procedimientos

Las políticas son útiles como reglas dentro de una empresa. Sin embargo, no todo se puede convertir en una regla. Manuales de procedimientoofrecen una forma de describir los pasos a seguir para diferentes situaciones comerciales. Hay un poco de área gris entre las políticas y los manuales de los empleados, pero no me refiero necesariamente a los manuales de los empleados que los nuevos empleados obtienen durante la orientación. En cambio, estoy hablando de manuales de procedimientos que tratan aspectos más específicos del trabajo. No se debe esperar que los empleados absorban todos los detalles de los trabajos que no hacen. Por ejemplo, es relativamente inútil que un empleado de marketing conozca todos los procedimientos de los ingenieros. Como resultado, gran parte de ese conocimiento estaría contenido en manuales de procedimientos para ingenieros. Asimismo, los empleados de marketing tendrían su propio conjunto de manuales de procedimientos para fines de marketing.

Programas de empleados

Las políticas pueden mostrarse de manera prominente como viñetas en lugares visibles alrededor del lugar de trabajo, mientras que los manuales de procedimientos pueden guardarse cerca del lugar donde su material sería útil. Pero hay un tercer tipo de documento interno en el que muchas empresas confían para difundir información esencial a los empleados. Estos son programas para empleados, que son programas que se llevan a cabo a lo largo del calendario de una empresa para establecer niveles de referencia de conocimiento en campos esenciales. Si bien muchas de estas son presentaciones, todas tienen una lista de objetivos que deben cumplirse. Esta lista de objetivos para un programa es un documento comercial crucial y a menudo se basa en políticas o leyes. El más notable de ellos es el programa de orientación estándar que muchas empresas ofrecen a los nuevos empleados. Sin embargo, los programas para empleados no solo se utilizan cuando se contrata a un empleado por primera vez. Muchas empresas también los utilizan a lo largo de la carrera de un empleado como forma de formación. Además, también pueden actuar como una forma de reforzar el material presentado en otras políticas o procedimientos.

Interacción entre los tres

Tomemos un segundo para comprender cómo funcionan juntas estas tres clases de documentos. Usando el ejemplo de un caso de acoso, veríamos que la política prohíbe el acoso, especialmente debido a la raza, el género, la edad o varias otras clasificaciones. Sin embargo, para muchos empleados, es a través de los programas para empleados que internalizan lo que constituye acoso y lo que no. Recuerde que estos se basan en pautas que un empleador ha decretado que deben cubrirse, a menudo basadas en las políticas de la empresa o incluso en las leyes. En el caso de que se presente una queja, los recursos humanos seguirían el manual de procedimientos establecido por la empresa para garantizar la equidad para todas las partes involucradas.

Resumen de la lección

En esta lección, analizamos cómo funcionan tres tipos de documentos comerciales internos para proteger los intereses de una empresa y brindar soluciones sencillas a las situaciones que podrían surgir. Vimos que las políticas son las leyes de una organización, que establecen lo que puede y no puede suceder. Las políticas van desde prohibiciones contra el acoso hasta prohibiciones del absentismo excesivo. Luego vimos cómo los manuales de procedimientos están en su lugar para brindar procedimientos establecidos para que los sigan las personas, a menudo para cada división dentro de una empresa. Por último, existen programas para empleados que les brindan conocimientos que es posible que no utilicen todos los días.

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