El ciclo contable: definición, pasos y ejemplos

Definición del ciclo contable

Cynthia trabaja como contadora para una empresa mediana que fabrica juguetes. El trabajo de Cynthia es procesar la información financiera de su empresa y preparar estados financieros. Estos estados financieros serán revisados ​​por la gerencia para ayudar a tomar decisiones comerciales. Para realizar su trabajo, Cynthia sigue una serie de pasos para la recolección, procesamiento y reporte de transacciones financieras llamado ciclo contable . Sigamos a Cynthia a través de un ciclo.

Paso uno: recopilación y análisis

Cynthia primero debe recopilar y analizar todas las transacciones financieras realizadas por su empresa. Ella analiza cada transacción para determinar cómo afecta la salud financiera de la empresa. Por ejemplo, Cynthia revisará todas las ventas realizadas cada día y todos los pagos realizados a los proveedores.

Paso dos: Registro de las transacciones en el diario

Después de recopilar todas las transacciones financieras, Cynthia registra cada transacción en el diario general. Un diario general es un diario donde todas las transacciones financieras se registran en orden cronológico a medida que ocurren. Por ejemplo, Cynthia registrará todas las ventas de la compañía para cada día en el libro mayor.

Paso tres: publicar en el libro mayor

Una vez que todas las entradas se hayan registrado en el diario general, Cynthia contabilizará las transacciones en el libro mayor, que está organizado por cuenta. La empresa tiene un conjunto de cuentas a las que pertenece cada tipo de transacción. La lista de cuentas se denomina plan de cuentas. Por ejemplo, registrará las ventas en la cuenta de ventas y las facturas en las cuentas de gastos, como servicios públicos, suministros y marketing. Ella puede publicar en el libro mayor al final de la semana o el mes.

Paso cuatro: Balance de prueba no ajustado

Una vez que todas las transacciones se hayan registrado en el libro mayor en las cuentas correspondientes, Cynthia preparará un saldo de prueba sin ajustar. Cynthia debe asegurarse de que los débitos y créditos en el libro mayor estén equilibrados. Para cada asiento de débito, debe haber un asiento de crédito que mantenga los libros en equilibrio. Por ejemplo, si Cynthia encuentra un recibo por algunos suministros comprados por su empresa, debitará el monto como un activo en la cuenta correspondiente y acreditará la cuenta del proveedor como el monto pagado (o pagadero) al proveedor.

Los débitos se registran en el lado izquierdo de la cuenta y los créditos se registran en el lado derecho de la cuenta. Para que el libro mayor esté en equilibrio, el valor total de los débitos debe ser igual al valor total de los créditos. Si Cynthia descubre que una cuenta no está equilibrada, deberá averiguar por qué y corregir el problema.

Paso cinco: ajustes

Cynthia hará los ajustes necesarios para actualizar las cuentas y los saldos. Dado que la empresa de Cynthia utiliza un método de contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos se reconocen cuando se obtienen y los gastos se reconocen cuando se incurren. Esto significa que Cynthia registrará los ingresos incluso si la empresa no ha recibido el dinero, y registrará los gastos incluso si la empresa aún no ha pagado la factura. Cynthia debe asegurarse de que todos los ingresos obtenidos y los gastos incurridos se registren antes de continuar con el siguiente paso.

Paso seis: Balance de prueba ajustado

Ahora es el momento de que Cynthia prepare un balance de prueba ajustado. Aquí, Cynthia necesita determinar si las cuentas se equilibran después de realizar los ajustes en los pasos anteriores. Nuevamente, los débitos totales deben ser iguales a los créditos totales. Si las cuentas no están en equilibrio, deberá determinar por qué y hacer las correcciones adecuadas para ponerlas en equilibrio.

Paso siete: estados financieros

Cynthia puede utilizar los datos registrados en el libro mayor para preparar los estados financieros que la administración de su empresa utilizará para determinar la situación financiera de la empresa y para tomar decisiones comerciales acertadas. Por ejemplo, Cynthia preparará un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo.

Paso ocho: cierre de cuentas

Al final del período contable, ya sea mensual, trimestral o anual, Cynthia deberá cerrar las cuentas. Las cuentas se cierran para asegurarse de que los ingresos y gastos del período contable anterior no se mezclen con los ingresos y gastos del período actual. Los saldos netos de las cuentas cerradas se transfieren a la cuenta de patrimonio de los propietarios. Las únicas cuentas con saldos que se trasladan al siguiente período contable son las cuentas de activos, pasivos y capital contable.

Paso nueve: Balance de prueba posterior al cierre

El último paso en el ciclo contable es que Cynthia prepare un balance de prueba posterior al cierre. Cynthia se asegurará de que todas las cuentas de ingresos y gastos se hayan cerrado y de que las cuentas del balance que consisten en activos, pasivos y capital social estén en equilibrio.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. El ciclo contable son los pasos que se toman para la recopilación, procesamiento y reporte de transacciones financieras. Los pasos del ciclo contable incluyen:

1. Recopilación y análisis de información de transacciones financieras
2. Registro de transacciones en el diario general
3. Contabilización de asientos de diario general en el libro mayor
4. Preparación de un balance de prueba sin ajustar
5. Ajustes
6. Preparación del balance de prueba ajustado
7. Elaboración de estados financieros
8. Cierre de cuentas
9. Preparación del balance de prueba posterior al cierre

Los estados financieros generados a través del ciclo contable serán utilizados por la gerencia para determinar la situación financiera del negocio y como una herramienta para la toma de decisiones.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, podrá:

• Explique el propósito del ciclo contable.
• Describe cada paso del ciclo contable.