¿Qué es una decisión compartida?
A veces, un director de proyecto necesita ayuda para tomar una decisión. No importa si se trata de un gerente de proyectos senior que ejecuta un proyecto complejo o un nuevo gerente de proyectos que ejecuta su primer proyecto. Necesitan ayuda, no porque no puedan tomar una decisión, sino porque la decisión necesita más aceptación de la que el director del proyecto puede dar. Entonces, ¿qué debe hacer un gerente de proyecto? El director del proyecto puede recurrir a otra persona, como un miembro del equipo, un supervisor o una parte interesada, para ganar aceptación y tomar una decisión compartida.
Una decisión compartida es cuando el gerente del proyecto y las partes interesadas toman una decisión informada basada en toda la información disponible. El modelo de decisión compartida es un proceso de cinco pasos en el que el director del proyecto y las partes interesadas revisan toda la información, exploran y evalúan opciones, toman una decisión y luego evalúan la decisión.
Veamos un ejemplo. Joe es gerente de proyecto en un proyecto de construcción civil. Joe es un gerente de proyectos con experiencia, pero nunca antes había realizado un proyecto civil. A medida que el proyecto pasa a la fase de ejecución, Joe se enfrenta a una decisión sobre qué tipo de hormigón necesita y qué tipo de prueba se requiere.
Pasos en el modelo de decisión compartido
Joe deberá seguir los pasos del modelo de decisión compartida para averiguar qué debe hacer.
- Paso uno: Acuerdo del participante
El primer paso en el modelo de toma de decisiones compartida tiene dos partes. La primera parte es identificar a un participante (también conocido como segunda parte o parte interesada) y la segunda parte es hacer que la segunda parte acepte participar.
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En nuestro ejemplo, Joe se enfrenta a un problema que requiere requisitos concretos y concretos. Entonces Joe contacta a su supervisor, Ron, y habla de la situación. Ron le indica a Joe que se ponga en contacto con Sean, que es su cliente del proyecto. Sean está dispuesto a ayudar a Joe a resolver esto porque ambos tienen intereses en el proyecto que se está completando.
- Paso dos: Explore las opciones
El segundo paso es que ambas partes exploren las opciones disponibles. En nuestro ejemplo, Joe reúne su investigación y se encuentra con Sean. Discuten todas las opciones que Joe ha encontrado y analizan tres tipos diferentes de concreto y dos tipos de pruebas.
- Paso tres: evaluación de opciones
Después de investigar las opciones, el tercer paso es que Joe y Sean evalúen las opciones para determinar si hay impacto en el alcance, cronograma y / o presupuesto actuales. Joe y Sean evalúan las tres opciones en concreto y determinan que el segundo tipo minimizará el impacto en el proyecto. La siguiente evaluación debe realizarse sobre las pruebas de hormigón. Después de revisar los requisitos reglamentarios y ponerse en contacto con las instalaciones de pruebas locales, decidieron que la primera prueba es la mejor opción.
- Paso cuatro: punto de decisión
El cuarto paso es tomar una decisión. Joe finaliza su decisión basándose en sus discusiones con Sean y lo que descubrieron. Joe podría haber llegado a la conclusión por sí mismo, pero conseguir la aceptación de Sean ayudó a construir su relación de trabajo.
- Paso cinco: revisión de decisiones
El paso final en el proceso de decisión compartida es evaluar la decisión. Como Sean ayudó a Joe a tomar la decisión, Sean aprobó la decisión. Una nota importante es asegurarse de que ambas partes se tomen el tiempo para revisar la decisión. Revisar una decisión de manera clara y enfocada asegurará que la decisión sea correcta.
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Consejos para una decisión compartida positiva
A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a tomar una decisión compartida:
- Comuníquese abierta y honestamente. Los gerentes de proyecto que no se comunican de manera abierta y honesta ganarán una mala reputación por tener motivos ocultos.
- ¡¡Hacer investigación!! Prepárese siempre para las reuniones; nunca sea el director de proyecto que se dirige a una reunión sin estar preparado, especialmente cuando convocó a la reunión.
- Siempre pida ayuda cuando la necesite. Las partes interesadas siempre están dispuestas a ayudar, pero probablemente prefieran que se les pregunte en lugar de que se les diga.
Resumen de la lección
A veces, un director de proyecto no puede tomar una decisión por sí mismo. Cuando un director de proyecto se enfrenta a esta situación, utilizará el modelo de decisión compartida . Una decisión compartida permite al director del proyecto y a otra parte tomar una decisión informada basada en la información disponible. Los cinco pasos del modelo son:
1) Identificar un participante
2) Evaluar las opciones
3) Evaluar las opciones de impactos para programar, presupuestar y alcanzar
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4) Toma una decisión
5) Revise la decisión
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