¿Qué es una Oficina de Convenciones y Visitantes?
Una oficina de convenciones y visitantes (CVB) es una organización sin fines de lucro que brinda información, recursos y apoyo a la industria de la hospitalidad y el turismo. A través del CVB podrá conocer los hoteles y las instalaciones para convenciones de la zona. También pueden proporcionar información sobre el área y ayudar a identificar propiedades que pueden ser útiles al planificar un evento.
El CVB es especialmente útil en las etapas iniciales de planificación. Pueden ayudar a identificar las instalaciones de hotel y alojamiento que cumplan con sus requisitos de número de habitaciones necesarias. También puede informarse sobre los tipos de servicios de conferencias disponibles, las opciones de entretenimiento en el área y las opciones de restaurantes y comidas. Si bien querrá trabajar con las instalaciones individuales para planificar detalles específicos, el CVB puede orientarlo en la dirección correcta cuando comience su investigación en un área.
¿Dónde están ubicados?
La mayoría de las ciudades y pueblos importantes tendrán un CVB. Otras áreas de menor población que ofrecen servicios de conferencias y turismo probablemente tendrán una oficina de convenciones y visitantes. En estas áreas más pequeñas, puede encontrar que la cámara de comercio y el CVB están asociados para brindar servicios a los organizadores de eventos y visitantes.
¿Qué papel juega una oficina de visitantes y convenciones en la industria de eventos?
La oficina de convenciones y visitantes es una organización que apoya a la industria hotelera y turística local al tiempo que brinda ayuda a los organizadores de reuniones y eventos. Este grupo brinda información sobre los recursos locales: oradores, alimentos y bebidas, instalaciones para convenciones, alojamiento y hoteles, y atracciones locales.
Cuando hable con el CVB, querrá tener datos básicos sobre su evento que pueda compartir. Parte de la información que el representante puede pedirle incluye:
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- Número de asistentes
- Duración del evento
- Tipo de espacio para reuniones necesario
- Necesidades de transporte
- El número de habitaciones
El CVB puede ayudar a eliminar las propiedades que no satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, si va a realizar un evento para 200 personas durante dos días y necesitará 125 habitaciones para huéspedes en un lugar, el personal de CVB puede ayudarlo a eliminar propiedades más pequeñas, hoteles que no tienen salas de reuniones o informarle de otros eventos en el área que puede superponerse con las fechas de su evento. Esta información puede ahorrarle horas de investigación y muchas llamadas telefónicas a instalaciones que no tienen lo que necesita.
Resumen de la lección
La Oficina de Convenciones y Visitantes es un recurso valioso para los planificadores de reuniones y los organizadores de conferencias. En una llamada telefónica, puede recopilar amplia información útil que le ahorrará horas en el tiempo de investigación. El CVB puede ayudarlo a identificar hoteles y centros de conferencias que satisfagan las necesidades de su evento, comprender las opciones de transporte en el área y familiarizarse con las opciones de alimentos y bebidas a nivel local. Esta organización sin fines de lucro es el primer lugar que debe verificar al planificar un evento en un área nueva o desconocida. La información puede ayudarlo a reducir sus opciones y concentrarse en las instalaciones que se adapten a sus necesidades.
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