Errores que se deben evitar al establecer estándares para los empleados

Importancia de los estándares de los empleados

Jacob es el vicepresidente de recursos humanos de una empresa de Fortune 1000. Después de una reciente encuesta de satisfacción de los empleados, él y el director ejecutivo se reunieron para discutir inquietudes. Los empleados de varios departamentos expresaron que sentían que se trataba mejor a otros empleados, señalaron la desigualdad entre las expectativas y, en general, destacaron las discrepancias en los estándares para los empleados. Después de su reunión, el director ejecutivo le pidió a Jacob que recomendara algunos cambios en su documento de estándares para empleados de toda la empresa.

Los supervisores y gerentes en todos los niveles de cualquier organización deben tener expectativas claras para sus empleados, llamadas estándares de empleados . Si bien los detalles pueden diferir según el tipo de trabajo o departamento, el contenido general de las normas debe ser claro y factible, así como documentado y accesible.

Jenny está comenzando su propio club de tenis. Su plan, además de su papel como instructora principal, es contratar a otros tres maestros y a alguien para ayudar con el lado administrativo de las cosas. Su enfoque será establecer estándares de empleados desde cero para un pequeño grupo de empleados. ¡Asegurémonos de que no cometa algunos de los errores clásicos!

Errores comunes

Al establecer los estándares de los empleados, hay errores compartidos y errores específicos. Los errores compartidos son aquellos que cualquier organización puede cometer sin importar su tamaño, complejidad, industria, misión o cualquier otro factor diferenciador. Los errores específicos son aquellos que una organización puede cometer y que son específicos para ellos.

Demasiado prescriptivo, demasiado vago

Por ejemplo, uno de los errores compartidos más comunes es ser demasiado prescriptivo. En el caso de Jenny y su club de tenis, esto puede ocurrir si dice que “los empleados deben mantener una clasificación de tenis mínima de 4.5 para trabajar en esta instalación”. Ese puede ser un estándar apropiado para sus maestros, pero ¿qué pasa con su empleado administrativo? ¿A Jenny realmente le importa si su contable y ayudante administrativo es bueno en el tenis?

Debido a que el club de Jenny tiene solo unos pocos empleados, este error podría abordarse citando ese estándar solo para instructores, o si ella quisiera ser más general, simplemente diciendo ‘Los empleados deben mantener las habilidades requeridas para su trabajo, según lo determinado por su supervisor.’

¿Recuerdas a Jacob? Imagínese cuánto más problemático podría ser para Jacob el error de ser demasiado prescriptivo. Tiene más empleados, en muchos puestos diferentes, con diferentes niveles de educación, experiencia y responsabilidades principales. Ser demasiado prescriptivo podría ser una de las causas de las quejas de la encuesta de empleados. Los empleados en puestos que pueden ser juzgados en base a expectativas claras a menudo tratan de evaluar a otros en puestos menos claros y subestiman el cumplimiento del estándar por parte del otro empleado.

Sin embargo, la otra cara de la moneda de ser demasiado prescriptivo, ser demasiado vago, también es un error común. Si Jacob hiciera que “trabajar duro” o “hacer bien su trabajo” sea un estándar para los empleados, la falta de orientación, evaluación y claridad procesables haría que el estándar fuera prácticamente inútil. Lo mismo sería cierto para el club de tenis de Jenny. El punto es este: los estándares de los empleados no son ni pueden ser independientes.

Solución posible

Entonces, ¿cómo pueden Jacob y Jenny hacer un estándar de los empleados sobre el trabajo duro sin ser demasiado prescriptivos y sin ser demasiado generales? Imagine los estándares de los empleados como un triángulo invertido. En la parte superior de nuestro triángulo imaginario se encuentran los estándares de empleados de nivel más amplio que son aplicables a toda la organización. El siguiente nivel son las expectativas establecidas por el supervisor de una unidad o departamento, específicamente para esa unidad. Dado que son específicos para esa unidad, pueden ser más prescriptivos. Finalmente, la parte inferior del triángulo es el empleado individual y su evaluación de desempeño, metas y estándares personales.

Volviendo a Jacob y Jenny y su estándar de empleado relacionado con el trabajo duro. En su lugar, podrían tener un estándar que dijera: “Se espera que todos los empleados tengan una evaluación anual con su supervisor, y todos los departamentos deben tener roles y responsabilidades claramente establecidos para cada miembro del departamento”. No es demasiado específico, pero indica qué departamentos e individuos son responsables. Describe roles claros a nivel de departamento y evaluaciones anuales para todos los empleados. Estos requisitos garantizan que tampoco sea demasiado vago.

Otros errores comunes

Ahora que hemos discutido algunos de los errores más comunes y por qué es importante evitarlos, destaquemos brevemente otros errores.

• Ser poco realista. Decir ‘Nos esforzamos por alcanzar la perfección’ puede ser cierto y puede ser parte de una declaración de visión para la empresa, pero ningún empleado tomará decisiones perfectas y tendrá un desempeño perfecto, por lo que no es un estándar para empleados.
• Ignorando los estándares. Para establecer verdaderamente los estándares de los empleados, deben convertirse en algo en lo que los empleados piensen mientras trabajan. Esto requiere que los supervisores se refieran a ellos con frecuencia y los relacionen específicamente con el trabajo de un empleado.
• Eliminando la individualidad de los empleados. Los estándares relacionados con la vestimenta y la apariencia son muy sensibles. En lugar de reglas específicas contra la vestimenta, los piercings y los tatuajes, concéntrese en lo que debería existir, como ‘vestimenta y apariencia profesional’, y solo hágalo si vale la pena las posibles quejas y / o problemas.

Resumen de la lección

Las organizaciones deben tener estándares para los empleados que ayuden a los empleados a comprender cómo deben desempeñarse, comportarse y trabajar. Sin embargo, redactar y establecer estándares para los empleados no siempre es tan fácil como parece; hay muchos errores comunes que se cometen al escribirlos. Algunos son comunes en todas las empresas, denominados errores compartidos , y algunos son específicos de una sola empresa o son errores específicos . Los errores comunes son:

• Ser demasiado prescriptivo, lo que puede llevar a estándares injustos o innecesarios.
• Ser demasiado vago, que no se puede cuantificar o evaluar de manera justa
• Eliminando la individualidad de los empleados
• Ser poco realista con los estándares
• Ignorando los estándares en acción

Los estándares de los empleados deben considerarse en contexto, lo que pretende hacer el modelo del triángulo invertido. Considere los estándares amplios de toda la organización en la parte superior, los estándares de departamento o unidad en el medio y los objetivos específicos de los empleados en la parte inferior. Hacer esto ayudará a optimizar la calidad y dirección de los estándares de los empleados.