Estrategias para hacer que las reuniones de equipo sean más productivas

Reuniones de equipo

Cuando la mayoría de los empleados se enteran de una reunión de equipo, generalmente comienzan a fruncir el ceño. Esto se debe a que las reuniones de equipo , cuando todos los empleados y gerentes de un equipo se reúnen para discutir ciertos temas, a menudo carecen de orden y pueden hacer que los empleados se sientan como si hubieran perdido el tiempo y no hubieran logrado nada. A veces, también, los empleados se van sintiéndose más confundidos que cuando llegaron. Pero este no siempre tiene que ser el caso. Usted, como gerente, tiene el control de la reunión. Tú decides cómo resultará la reunión. Realmente depende de usted llevar a cabo una reunión que valga la pena, sea atractiva para los empleados y sea productiva. Cuando sus reuniones son atractivas y productivas, los empleados están más dispuestos a participar y sentirán que las reuniones son realmente útiles.

Echemos un vistazo y descubramos cómo llevar a cabo dicha reunión.

Todo comienza con un plan

El primer paso hacia una reunión de equipo exitosa tiene que ver con la forma en que inicias tus reuniones. Esto generalmente comienza antes de que comience la reunión; comienza en las etapas de planificación. Usted, como gerente, tiene la responsabilidad de crear una agenda o un plan para su reunión. Sin este plan, las reuniones no tienen un objetivo claro. Sin embargo, con una agenda, usted y su equipo sabrán exactamente lo que se debe lograr durante la reunión. Por supuesto, puede solicitar información a su equipo sobre qué cosas agregar a su agenda. Pero, terminar la agenda es su responsabilidad ya que la reunión es, después de todo, su reunión.

Con una agenda establecida, podrá comenzar la reunión presentando el propósito de la reunión y detallando lo que debe lograrse durante la reunión. Tu reunión tendrá un objetivo.

Comprometámonos

El siguiente paso trata de cómo conducir la reunión. Para que usted y su equipo se mantengan comprometidos durante la reunión, condimente las cosas haciendo diferentes cosas en diferentes reuniones. Quiere que su equipo esté interesado en la reunión y participe. Con ese fin, puede incorporar diferentes actividades, como tener oradores invitados, traer comida, incluir a todos en una sesión de lluvia de ideas, o incluso realizar la reunión en un parque. También puede utilizar las reuniones como oportunidades para colaborar, ya que el equipo se sentirá más involucrado si se les permite ayudarlo a resolver un problema de una manera que beneficie a todos.

Además, no realice demasiadas reuniones. Realice reuniones de equipo solo con aquellos empleados que necesiten estar presentes y cuando un entorno de equipo sea la mejor manera de recopilar o compartir información. A veces, si necesita compartir un poco de noticias de la empresa con el equipo, un correo electrónico o una nota funcionará bien. No tiene que convocar una reunión solo para decirles a todos que las ganancias de la empresa han alcanzado un máximo histórico. Un correo electrónico funcionará bien para esa información. Sin embargo, puede reunir a todos para un divertido almuerzo de celebración.

El tiempo es la esencia

Del mismo modo, las reuniones deben comenzar y terminar a tiempo para que la gente no se sienta frustrada. El hecho de que sus empleados estén en el trabajo no significa que no tengan su propia agenda para el día. Quizás estén trabajando en un proyecto urgente y ya se hayan programado para hacer una tarea en particular después de la reunión. Si su reunión supera el tiempo asignado, puede interrumpir el día para el empleado. Para evitar que las reuniones se vuelvan molestas y frustrantes, comience y finalice a tiempo.

Mantén el control

Para mantener la productividad de sus reuniones, deberá controlarlas. Como tendrá un grupo de personas reunidas, es fácil que la reunión se desvíe de su propósito original. Diferentes personas pueden desviar la reunión si no se controla.

Una forma de controlar su reunión es asignar un líder de reunión, un guardián de la reunión, por así decirlo. Suele ser la persona que llama a la reunión. Si es usted quien llama a la reunión, debe ser el líder de la reunión.

El líder de la reunión es quien envía las invitaciones a los distintos miembros del equipo que deben estar presentes. En la reunión, el líder de la reunión comienza la reunión y sigue la agenda escrita previamente. El líder se asegura de que la reunión siga el rumbo y luego finaliza la reunión asignando tareas. Durante la reunión, el líder también se asegura de que ninguna persona se haga cargo. El líder anima a todos a expresar sus pensamientos. Él o ella, o usted, también evita que la reunión se prolongue y se asegura de que finalice a tiempo.

Resumen de la lección

Revisemos…

Una reunión de equipo es cuando todos los empleados y gerentes de un equipo se reúnen para discutir ciertos temas. A menudo, las reuniones se consideran actividades aburridas e improductivas que simplemente hacen perder tiempo. Sin embargo, este no tiene por qué ser el caso de su reunión.

Para llevar a cabo una reunión que resulte atractiva y productiva, cree una agenda antes de que comience la reunión. Luego comience y termine su reunión a tiempo. Mantenga a todos interesados ​​variando las actividades de una reunión a otra. Involucrar a todos los miembros del equipo en una sesión de lluvia de ideas colaborativa también creará una reunión productiva y atractiva. Además, celebre solo las reuniones que sean absolutamente necesarias. Si puede compartir información de otras formas, como por correo electrónico, hágalo en lugar de convocar una reunión.

Para evitar que la reunión se vuelva improductiva, asigne un líder de la reunión (generalmente el que convoca la reunión). Si ha convocado la reunión, debe ser el líder de la reunión. El líder de la reunión envía la agenda e invita a los que necesitan asistir. El líder mantiene el rumbo de la reunión y evita que cualquier persona se haga cargo de la reunión. El líder luego concluirá la reunión, a tiempo, asignando tareas a los miembros del equipo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador