Estructura de desglose de riesgos: definición, beneficios y ejemplos

Estructura de desglose de riesgos

Imagínese una biblioteca llena de miles de libros. Gracias a un catálogo de la biblioteca que clasifica toda la literatura disponible en categorías, puede encontrar un libro en particular en minutos. Sin un catálogo, pasaría horas deambulando por los estantes. Cuando se trata de grandes volúmenes de información, es fundamental contar con un método sistemático para evaluarla y almacenarla. De lo contrario, no podrá utilizar esta información en su beneficio.

Una herramienta comúnmente utilizada para una representación sistemática de todo el trabajo requerido para entregar un proyecto se llama estructura de desglose del trabajo (WBS). Desglosa los entregables del proyecto en paquetes de trabajo más pequeños y actividades individuales y los documenta en un diagrama jerárquico.

Un riesgo es un evento incierto que tendrá un impacto en un proyecto, en caso de que ocurra. Si bien el impacto de un riesgo puede ser tanto positivo como negativo, es importante que un gerente de proyecto trate ambos tipos de riesgos de manera sistemática para asegurarse de que un proyecto se mantenga enfocado en sus objetivos. De manera similar a una estructura de desglose del trabajo, una estructura de desglose de riesgos(RBS) desglosa y documenta sistemáticamente todos los posibles riesgos del proyecto. Un proceso de gestión de riesgos tradicional crea una lista de posibles riesgos del proyecto y evalúa su probabilidad e impacto en un proyecto. Sin embargo, no identifica las interconexiones entre varios riesgos del proyecto y áreas que requieren la mayor atención de un gerente de proyecto. Una estructura de desglose de riesgos llena este vacío al agregar estructura a la descripción de la exposición al riesgo del proyecto. Cada nivel de una RBS proporciona información más detallada sobre las fuentes de los riesgos del proyecto.

Beneficios de RBS

Existen numerosos beneficios de crear una estructura de desglose de riesgos como parte de la gestión de riesgos en un proyecto:

• Identificación de riesgos mejorada: se puede utilizar un enfoque sistemático para la clasificación de riesgos dentro de una RBS como guía durante las sesiones de identificación de riesgos para garantizar que la identificación de riesgos cubra todas las áreas de riesgo. Al desarrollar una lista de verificación de identificación de riesgos genérica que se utilizará en todos los proyectos de una organización, se puede reducir el tiempo y el costo de la identificación de riesgos.
• Evaluación de riesgos mejorada : al agrupar los riesgos relacionados en una estructura de desglose de riesgos, un gerente de proyecto puede identificar fácilmente los patrones de exposición al riesgo y las fuentes de riesgo más importantes, los temas de riesgo frecuentes y las relaciones entre los riesgos existentes. Los detalles sobre cada probabilidad e impacto de riesgo se pueden incorporar en un sistema de puntuación de riesgo que permitiría asignar una puntuación a cada categoría de RBS.
• Control e informes mejorados : una estructura de desglose de riesgos se puede utilizar como punto de referencia para el seguimiento del desempeño del proyecto y la implementación de respuestas al riesgo. Simplifica los informes de riesgos del proyecto utilizando la misma terminología de riesgos en toda la organización. Además, un RBS permite crear fácilmente informes de riesgo con diferentes niveles de detalle para diferentes partes interesadas del proyecto. Un RBS también se puede utilizar para evaluar las necesidades de comunicación de diferentes grupos de partes interesadas con respecto al riesgo del proyecto y llevar a cabo una comunicación eficaz.
• Comparación de propuestas de proyectos : las estructuras de desglose de riesgos creadas para diferentes proyectos se pueden utilizar como entrada al evaluar las propuestas de proyectos en competencia. La comparación de la exposición al riesgo se puede simplificar utilizando las mismas plantillas, lo que permite dirigir la comparación. Este enfoque se puede aplicar a ambos proyectos dentro del mismo programa o licitaciones de proyectos en competencia.
• Lecciones aprendidas para proyectos futuros : la aplicación de la misma forma sistemática de evaluar los riesgos del proyecto una y otra vez simplifica el proceso de recopilación de lecciones aprendidas durante un proyecto, como la frecuencia de varios riesgos y la eficacia de las respuestas al riesgo.

Ejemplo de RBS

Se crea una estructura de desglose de riesgos durante la etapa de identificación de riesgos del proceso de gestión de riesgos. A menudo, hay una plantilla disponible en toda la organización para acelerar el proceso. Una plantilla generalmente consiste en una lista de verificación que un gerente de proyecto puede evaluar.

Un ejemplo de un RBS creado para el desarrollo de un nuevo producto, con todos los riesgos categorizados en 2 grupos de segundo nivel – riesgos externos e internos – y 4 grupos de tercer nivel – riesgos organizacionales, de personal, ambientales y de mercado

Resumen de la lección

Un riesgo es un evento incierto que tendrá un impacto en un proyecto, en caso de que ocurra. La gestión de riesgos es fundamental para garantizar una ejecución exitosa del proyecto. Una estructura de desglose de riesgos (RBS) proporciona una presentación sistemática de todos los posibles riesgos del proyecto, clasificándolos por la fuente de riesgo.

Los beneficios de utilizar una RBS incluyen una mejor identificación de riesgos, una mejor evaluación de riesgos y mejores procesos de control y presentación de informes, así como una comparación más sencilla de propuestas de proyectos y una captura más fácil de las lecciones aprendidas para proyectos futuros.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador