¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
Está conduciendo hacia el trabajo escuchando la radio cuando oye: ‘La construcción de la carretera en la circunvalación durará 18 meses mientras se construye un paso elevado sobre el antiguo cruce de ferrocarril en el cruce’. Bueno, ¡eso explica por qué el tráfico avanza a paso de tortuga! Al llegar finalmente al trabajo, está emocionado de ver la historia de portada en el periódico de la mañana: ‘¡El Torneo Estatal de Béisbol de la Escuela Secundaria realmente se está calentando!’
En su reunión matutina, se entera de que ha sido asignado al comité que planifica el evento benéfico anual de su empresa, un evento de recaudación de fondos de carnaval para niños en beneficio del hospital infantil local. Un comité ejecutivo ya ha diseñado el documento de estatuto del proyecto que define el alcance y los resultados esperados del proyecto. Su comité tiene la tarea de desarrollar la estructura de desglose del trabajo.
Una estructura de desglose del trabajo (o WBS para abreviar) es un gráfico o documento que se usa para organizar el trabajo del proyecto en una lista de áreas de enfoque para que todo el trabajo se mantenga en el camino correcto para cumplir los objetivos del proyecto. Las áreas de trabajo se dividen aún más dividiéndolas en el nivel de elementos de trabajo , a veces llamados paquetes de trabajo , y cada nivel es más específico. Por ejemplo, la división de trabajo para el carnaval infantil ayudará al equipo a construir una estrategia sobre los niveles de prioridad, asignación de recursos, costos, adquisiciones y programación. Esto ayudará a garantizar que el carnaval sea sorprendente y puntual, y que supere las donaciones del año pasado para el hospital infantil.
Pensando en ello de otra manera, como conductor en la zona de construcción, fanático de los deportes que compran boletos y miembro del comité de eventos de caridad, usted es un participante en algún nivel en los tres proyectos. Ciertamente, los proyectos varían mucho en complejidad, pero son muy similares en estructura general. Los tres tienen una organización patrocinadora, un documento de estatuto del proyecto, un presupuesto, un cronograma y una estructura de desglose del trabajo.
Formatos de documentos comunes
Volviendo al evento de caridad de su empresa, ciertamente no podría comenzar a gastar dinero antes de que esté disponible. El documento WBS es crucial para rastrear eventos históricos y pronosticar las necesidades futuras del proyecto. El tipo de documento dependerá de la complejidad de su proyecto. Los gerentes de proyecto pueden utilizar software especializado, hojas de cálculo o grandes gráficos impresos para lograr el alto nivel de visibilidad necesario para supervisar el proyecto.
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Un proyecto como la planificación de un evento benéfico anual de la empresa podría utilizar la lluvia de ideas en una reunión del comité para dividir el trabajo en partes manejables. El resultado puede ser un esquema de prioridades o un gráfico que muestre las áreas de trabajo y su relación con la estructura general del proyecto.
En formato de esquema , la estructura de desglose del trabajo puede comenzar a tomar forma como una lista específica y detallada. El diagrama jerárquico puede verse como un árbol, espinas de pescado o una red que define las relaciones entre los paquetes de trabajo. Mostrar la secuencia adecuada de paquetes de trabajo no suele ser importante en la estructura de desglose del trabajo; sin embargo, la secuencia será muy importante al desarrollar el cronograma de paquetes de trabajo.
Por ejemplo, el público esperará fantásticos vendedores de comida en el carnaval de sus hijos. Hacer que eso suceda requiere mucha planificación organizada. Los acuerdos con los proveedores deberán desarrollarse, revisarse y aprobarse antes de que se puedan imprimir los documentos. El desarrollo de acuerdos con proveedores se clasificaría como un paquete de trabajo en la WBS y se incluiría en la lista antes de la licitación de los proveedores por contrato en el mapa de proceso del proyecto .
¿Por qué utilizar una estructura de desglose del trabajo?
La principal ventaja de utilizar una estructura de desglose del trabajo es garantizar que todo el trabajo cumpla con el alcance del proyecto descrito en la carta del proyecto. Esto ayuda a reducir cualquier cambio en el proyecto que podría alterar los resultados del proyecto de formas indeseables, como retrasos, costos excesivos o reglas poco claras sobre quién es responsable de qué. Mantener el cumplimiento del alcance del proyecto también ayuda a generar confianza entre los afectados por el proyecto.
En la mayoría de los proyectos, los contratistas y subcontratistas desarrollarán sus propias estructuras de desglose del trabajo para sus paquetes de trabajo particulares. Esta división de responsabilidad promueve la rendición de cuentas, la transparencia y la honestidad en todos los niveles del proyecto. Esta es otra forma de incorporar puntos de control en su plan general para mantener el proyecto en marcha.
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Resumen de la lección
Las estructuras de desglose del trabajo deben ser tan complejas como sea necesario para definir los objetivos del proyecto en paquetes de trabajo alcanzables. Deben ser flexibles y receptivos a eventos y riesgos inesperados. La estructura de desglose del trabajo se utiliza para controlar cuidadosamente los costos y la secuencia de los paquetes de trabajo de un proyecto. La WBS es clave para lograr el alcance del proyecto descrito en el estatuto del proyecto, que es el documento rector general que define los resultados exactos deseados del proyecto. Con todo esto en mente, el comité para la recaudación de fondos debe estar listo para superar las expectativas y hacer de este un gran año para el hospital de niños.
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