Rodrigo Ricardo

Fase de definición y planificación de la gestión de proyectos

Publicado el 16 octubre, 2020

Metodología de gestión de proyectos

La metodología de gestión de proyectos se centra en la capacidad de aplicar herramientas, habilidades, procesos y conocimientos a una serie de tareas o actividades para cumplir con los objetivos y requisitos de un proyecto. Se asigna un gerente de proyecto a un proyecto para iniciar, planificar y monitorear un equipo de proyecto. El gerente de proyecto sigue un proceso específico para monitorear y controlar un proyecto de principio a fin. El proceso se divide en varias partes más pequeñas llamadas fases del proyecto. Hay cinco fases del proyecto que consisten en la metodología de gestión de proyectos. La segunda fase es la fase de definición y planificación del proyecto . Echemos un vistazo a esta fase con un ejemplo.

Definición y planificación de proyectos

Janet es una directora de proyectos responsable de gestionar un equipo de proyecto en cada fase del proyecto. Janet recibe información de su gerente de que el estatuto del proyecto y la fase de inicio del proyecto están completos, y debe comenzar a trabajar en la segunda fase, que es la definición y planificación del proyecto. Durante la fase de definición y planificación, Janet debe definir el alcance del trabajo y establecer metas para el proyecto. El alcance del proyectoconsiste en información que define el trabajo a realizar en el proyecto junto con los recursos del proyecto y las asignaciones presupuestarias. Una vez que Janet define el alcance, establece los objetivos del proyecto y los entregables del proyecto. Janet también desarrolla un presupuesto del proyecto basado en las actividades y tareas descritas en la carta del proyecto y el plan del proyecto. Janet también debe considerar los costos laborales y el tiempo que le toma a cada miembro del equipo del proyecto trabajar en cada tarea asignada. Una vez que Janet crea el presupuesto del proyecto, comienza a trabajar en los documentos que necesita presentar a cada parte interesada a lo largo del proyecto para proporcionar actualizaciones del proyecto.

Documentos utilizados

Hay varios documentos que Janet debe crear durante el proceso de planificación para que se presente la documentación adecuada a las partes interesadas durante el proyecto. Los documentos del proyecto incluyen la estructura de desglose del trabajo (WBS), hitos, plan de comunicación y plan de gestión de riesgos. La estructura de desglose del trabajo es una descripción visual de cada tarea detallada. El propósito de la WBS es proporcionar secciones manejables de cada tarea para el equipo del proyecto. El WBS es extremadamente detallado y parece un organigrama pero con tareas definidas para cada miembro del equipo del proyecto. La lista de hitos describe los objetivos específicos que deben cumplirse en fechas de vencimiento específicas. Janet usa la lista de hitos para asegurarse de que el proyecto se mantenga según lo programado.

Hay ocasiones en las que Janet y su equipo deben actualizar a las partes interesadas del proyecto sobre el progreso del proyecto. El equipo del proyecto utiliza un plan de comunicación para ayudar a determinar los mensajes que deben comunicarse, quién debe recibir el mensaje, por qué método de comunicación y la frecuencia de comunicación. Por ejemplo, el plan de comunicación muestra una actualización trimestral mediante teleconferencia a todos los ejecutivos comunicados por Janet como gerente del proyecto. Finalmente, el plan de gestión de riesgos es un documento que se utiliza para identificar los riesgos potenciales del proyecto. El plan de gestión de riesgos también describe las formas en que la gestión puede mitigar o resolver cada riesgo del proyecto.

Resumen de la lección

Janet finalmente completa la segunda fase del proceso de gestión del proyecto y está lista para la siguiente fase del proyecto. La segunda fase se denomina fase de definición y planificación . Durante esta fase, el director del proyecto define el alcance del trabajo que realizará el equipo del proyecto. El director del proyecto también desarrolla un presupuesto del proyecto, identifica los recursos del proyecto y asigna tareas a cada miembro del equipo del proyecto. La fase de definición y planificación también incluye una estructura de desglose del trabajo , un plan de comunicación y un plan de gestión de riesgos . Una vez finalizada la fase de definición y planificación, el equipo del proyecto tiene una buena idea de los entregables del proyecto, las tareas asignadas y el alcance y el presupuesto del proyecto.

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