Fluencia del alcance: causas y efectos

Definición del alcance y la fluencia del alcance

Derek es un consultor de gestión de proyectos que ha sido contratado por una empresa de tecnología para trabajar con sus jefes de proyecto para ayudar a mejorar el éxito general de los proyectos. Si bien hay algunas áreas de oportunidad que podrían conducir a una mejora, el área principal de enfoque de Derek es el deslizamiento del alcance. Sin embargo, antes de que se pueda abordar de alguna manera, Derek primero necesita ayudar a su grupo a comprender qué es, de dónde viene y el impacto que puede tener.

Alcance

Derek comienza explicando el alcance a su grupo. El alcance se considera típicamente como lo que producirá el proyecto. También se puede usar en referencia al trabajo involucrado con la producción del producto, pero se usa principalmente para referirse al producto en sí. La clave del alcance es que está definido. El proceso y el momento para definir el alcance pueden variar, pero la clave es que se produce la definición.

Fluencia del alcance

La razón por la que la definición es tan importante para el alcance es porque sin ella, no se podría identificar la filtración del alcance. La fluencia del alcance es cualquier cambio que aumenta el alcance, ya sea agregando elementos que originalmente no estaban en el alcance o cambios en los elementos que originalmente estaban en el alcance. Derek señala a su grupo que sin una línea de base del alcance original con el que comparar, no podrían mostrar cómo se ha incrementado el alcance y cómo se ha producido el deslizamiento del alcance.

Causas

Una vez que Derek cree que está en sintonía con su grupo sobre el alcance y el deslizamiento del alcance, luego analiza con ellos las causas más comunes del deslizamiento del alcance. Utiliza un ejemplo de capacitación sobre cómo agregar autenticación de usuario al sitio web de una empresa, lo que tiene un alcance significativo. Divide las causas en la fuente del alcance y la calidad del alcance.

Fuente (s) de alcance

Una de las causas principales del deslizamiento del alcance proviene de la fuente del alcance. La mayoría de las veces, estos no son intencionales. Un ejemplo es un patrocinador de proyecto indeciso, que es quien toma las decisiones para el alcance. Rara vez se aferrarán firmemente al alcance original, lo que crea una falta de una voz clara y guía. Otro ejemplo se encuentra en el extremo opuesto del espectro, donde hay demasiadas partes interesadas influyentes. Esto crea confusión porque hay demasiadas voces orientadoras.

A veces, la fuente de variación del alcance es intencionada. Aquí es cuando el patrocinador del proyecto comprende el alcance definido pero quiere agregar más, generalmente para tratar de aprovechar y obtener más por su dinero. En el ejemplo de Derek, el alcance de alto nivel fue crear una funcionalidad de inicio de sesión con nombres de usuario y contraseñas. A medida que avanzaba el proyecto, el patrocinador quería cambiar el alcance para incluir la verificación de que el usuario que intentaba iniciar sesión era un usuario humano. Este tipo de variación del alcance a menudo ocurre porque los elementos de alcance adicionales solicitados están relacionados con el alcance original.

Calidad del alcance

Otra causa del deslizamiento del alcance proviene de la calidad del alcance original. Si es de baja calidad, es casi seguro que habrá un aumento en el alcance, ya sea mediante cambios en el alcance original o elementos adicionales agregados. Las características principales del alcance de baja calidad incluyen que el alcance sea ambiguo, así como que el alcance sea incompleto.

Alcance ambiguo

El alcance se considera ambiguo cuando no está completamente definido. Por lo general, detalla elementos en un nivel alto pero no tiene suficientes detalles de nivel inferior. Del proyecto de autenticación de usuarios de Derek, usa un ejemplo de contraseñas olvidadas. En el alcance original, esta funcionalidad se definió como que el usuario tiene la capacidad de indicar su contraseña como olvidada con la capacidad de recuperar su contraseña.

Para esta funcionalidad, el alcance original no pudo definir cómo el usuario verificaría su identidad. Tampoco pudo definir cómo el usuario accedería a su contraseña. El resultado de esta ambigüedad fue requisitos adicionales para que los usuarios creen preguntas de seguridad para usar como verificación y requisitos adicionales para enviar un correo electrónico seguro al usuario que contiene su contraseña. Cada requisito adicional fue un aumento del alcance.

Alcance incompleto

Otro ejemplo de alcance de baja calidad es cuando el alcance está incompleto y no proporciona los requisitos para todas las áreas de impacto o no tiene en cuenta todas las contingencias. Al ayudar a su equipo a comprender cómo se ve esto, Derek destaca una brecha significativa en el proyecto de autenticación de usuarios. El enfoque del alcance original era cómo se autenticaría un usuario, pero no abordó cuándo un usuario necesitaría ser autenticado.

En particular, el alcance original definió la creación de nombres de usuario y contraseñas, así como las páginas de inicio de sesión para que el usuario las ingrese. Sin embargo, no abordó qué partes del sitio web requerirían que el usuario estuviera autenticado. Como quedó claro, era necesario definir esta funcionalidad y aumentar el alcance.

Efectos

Una vez que Derek ayuda a su grupo a comprender qué es el arrastre de alcance y de dónde viene, termina su discusión con el impacto que puede tener. Hay innumerables efectos de la variación del alcance, pero los más impactantes se encuentran en los aspectos principales de un proyecto. Específicamente, la fluctuación del alcance tiene un efecto negativo en el alcance, la calidad, el costo y el tiempo.

Derek comenta con el grupo que normalmente se produce una compensación, donde el impacto se limita a algunos aspectos para preservar los otros. Si el costo y el tiempo de un proyecto no se pueden aumentar para adaptarse al avance del alcance, normalmente el alcance original no se completa por completo o la calidad disminuye. Si el alcance o la calidad no pueden verse afectados, el costo o el tiempo del proyecto aumentan.

Resumen de la lección

El alcance de un proyecto define específicamente lo que producirá un proyecto. Una vez que se ha definido el alcance, cualquier cambio o adición se considera un avance del alcance . El deslizamiento del alcance puede tener varias causas. Una de estas causas proviene de la fuente del alcance, que puede ser involuntaria de un patrocinador indeciso o demasiadas partes interesadas influyentes, o intencional de un patrocinador que intenta aprovechar y aumentar el alcance. Otra causa del deslizamiento del alcance está relacionada con la calidad del alcance cuando es ambiguo o incompleto. Los efectos de la filtración del alcance en un proyecto son significativos, y generalmente resultan en sacrificar el alcance y / o la calidad para mantener el costo y el tiempo o sacrificar el costo y / o el tiempo para preservar el alcance y la calidad.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador