Fondo de caja chica en contabilidad

Publicado el 5 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Dinero para gastos menores

En contabilidad, el efectivo es la cuenta principal cuando se trata de la entrada y salida de dinero en una empresa. Sin embargo, hay muchas ocasiones en las que las empresas manejan cantidades tan pequeñas que tomarse el tiempo para solicitar y emitir un cheque no tiene mucho sentido.

En tu vida personal, hay momentos en los que harás compras grandes y otras veces en que harás compras más pequeñas. Puede pensar en una cuenta de efectivo comercial de la misma manera que pensaría en su cuenta de ahorros y la cuenta de caja chica como unas pocas facturas y cambios que guarda en su bolsillo para compras inmediatas.

Para continuar con la analogía, supongamos que usted es padre y su hijo quiere un dulce de un dispensador de dulces en la tienda. No tendría sentido que tuviera que ir al banco y solicitar un cheque de caja por 25 centavos y luego regresar a la tienda solo para tratar de encontrar una manera de poner el cheque en la máquina para comprarle dulces a su hijo. Tomaría demasiado tiempo y es posible que ni siquiera solucione el problema porque la máquina de dulces no acepta cheques.

Las empresas tienen algunos de los mismos problemas cuando los empleados necesitan una forma de pagar los artículos relacionados con las pequeñas empresas de forma rápida e inmediata. Solo ciertos empleados de una empresa están autorizados a realizar retiros de la cuenta bancaria de la empresa. Todos los demás deben pasar por un proceso formal para solicitar la emisión de fondos para pagar equipos, suministros, materiales, nómina, etc.

Aún es muy probable que exista un proceso para obtener fondos del Custodio de caja chica, pero a menudo son mucho más fáciles (y más rápidos) que el proceso normal. El fondo de caja chica generalmente proporcionará reembolsos por gastos de oficinas pequeñas siempre que el comprador pueda proporcionar al custodio un recibo que documente el propósito y el monto pagado.

¿Para qué se puede comprar la caja chica?

Hay cientos de cosas pequeñas y poco frecuentes para las que se puede utilizar la caja chica, y cada empresa tendrá sus propias reglas para su uso autorizado (y no autorizado). Las compras comunes incluyen artículos como sellos postales, tarifas de envío, propinas, peajes, tarifas de estacionamiento, papel, bolígrafos, cartuchos de tóner y bombillas para proyectores. El custodio de caja chica hará un seguimiento de su uso y notificará a los funcionarios de la compañía correspondientes (el departamento de contabilidad) cuando la cuenta esté baja y deba reponerse, lo que generalmente ocurre cada pocas semanas.

Establecimiento de la cuenta de caja chica

Para establecer el fondo de caja chica, habrá un asiento en el diario para debitar la cuenta de caja chica (aumentar un activo) y acreditar la cuenta de caja (disminuir un activo diferente). El custodio mantendrá un registro separado de cómo se gasta el dinero y se asegurará de que los desembolsos solo se realicen de acuerdo con las pautas de la empresa.

Reposición de la cuenta de caja chica

Cuando la cantidad de efectivo disponible en el fondo de caja chica es baja, el proceso de contabilidad para devolver fondos a la cuenta es diferente de la forma de financiarlo inicialmente. No habrá más débitos en la cuenta de caja chica a menos que haya una decisión de aumentar la cantidad de ese fondo.

En lugar de cargar de nuevo la caja chica, el contador tomará el resumen proporcionado por la caja chica y registrará los débitos en las cuentas de gastos correspondientes que se utilizaron cuando se gastaron los fondos de la caja chica.

Por ejemplo, si inicialmente había $ 100 en la cuenta de caja chica y $ 20 se gastaron en gastos de envío, $ 30 se gastaron en gastos relacionados con el transporte y $ 40 se gastaron en suministros de oficina, entonces habría débitos en los gastos de envío, gastos de transporte, y cuentas de gastos de suministros de oficina y un crédito en la cuenta de efectivo. El crédito de $ 90 en la cuenta de efectivo se usaría para reponer la cantidad gastada de caja chica para que el proceso pueda comenzar nuevamente.

Resumen de la lección

La caja chica es una cuenta de activos que se utiliza para pagar compras de empresas muy pequeñas cuando no tiene sentido pasar por un proceso formal de solicitud. Los fondos de caja chica son administrados por un custodio de caja chica o un cajero chica. Muchas veces, los empleados pagarán los artículos pequeños autorizados directamente y luego traerán un recibo para el reembolso.

La cuenta de caja chica se establece debitando caja chica y acreditando efectivo. Cuando los fondos en la cuenta de caja chica se agoten, el contador debitará los gastos utilizados de los fondos de caja chica anteriores y el efectivo de crédito. Los fondos retirados de la cuenta de caja se utilizan para devolver la cuenta de caja chica a su saldo original.

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