Formularios de impuestos del Seguro Social y Medicare

¿Empleado o contratista?

Después de graduarse con un título en contabilidad, Jill hizo impuestos y teneduría de libros para pequeñas empresas en su ciudad. ¡Trabajaba desde casa, fijaba sus propios horarios y tenía mucha libertad! Trabajaba por cuenta propia y contratista .

Uno de los clientes de Jill era un minorista más grande en un centro comercial cercano. Un día recibió una llamada telefónica de la oficina de área del minorista; querían que ella viniera a la oficina y trabajara en los presupuestos para el próximo año. Dado que le proporcionaba un ingreso estable, Jill estaba feliz de aceptar. Pero ahora que ya no trabaja desde casa, ¿sigue siendo contratista o se ha convertido en empleada? A efectos fiscales, eso marca una gran diferencia tanto para Jill como para el minorista.

Impactos fiscales

Tanto el empleado como el empleador son responsables de pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare. El empleado paga el 6.2% del Seguro Social por cantidades de ingresos de hasta $ 118,500 y el 1.45% de Medicare. No hay límite de ingresos para las deducciones de Medicare, y si el empleado gana más de $ 200,000 si es soltero y $ 250,000 si es casado que presenta una declaración conjunta, hay un impuesto adicional del 0.9%. El empleador no solo tiene que retener esas cantidades de los cheques de pago de los empleados, sino que también debe pagar la misma cantidad ellos mismos, a excepción del impuesto adicional al Medicare. Las cantidades retenidas se muestran en el formulario W-2 de un empleado, que muestra todas las ganancias y deducciones de un empleado.

Los contratistas se consideran autónomos. Al final del año, reciben un formulario 1099 MISC de cualquier persona para la que completaron el trabajo durante el año. No hay deducciones por impuestos, Seguro Social o Medicare en los formularios 1099. Dado que actúan como empleador y empleado, el contratista tiene que pagar las dos partes de los montos del Seguro Social y Medicare adeudados al gobierno. Eso totaliza aproximadamente el 15% de los ingresos netos para la mayoría de las personas. Jill siempre paga eso ella misma, junto con sus otros impuestos, cuando presenta su declaración.

Jill disfrutó trabajando en los presupuestos del minorista, y cuando lo hizo, la mantuvieron trabajando en otros proyectos de contabilidad. También disfrutaba que le pagaran como si fuera un contratista. ¡Sus cheques de pago no tenían deducciones por impuestos, Seguro Social o Medicare!

¿Qué determina el estatus de un trabajador?

Cuando la directora de recursos humanos realizó una auditoría de rutina, se encontró con el historial salarial de Jill. Ella lo sacó de inmediato para una mayor investigación. Si Jill es una empleada y ya no es un contratista, la empresa y Jill adeudarán algunos impuestos del Seguro Social y Medicare al gobierno junto con los impuestos sobre la renta. RR.HH. necesitaba determinar si Jill era una empleada o un contratista, y rápido.

El IRS analiza tres áreas para tomar esta determinación:

1. Control de comportamiento

¿Tiene el empleador el derecho de decirle al trabajador cómo hacer el trabajo? Si lo hacen, probablemente el trabajador sea un empleado. Si el empleador le dice al trabajador cuándo es su horario, eso también indica empleo. Cuando Jill trabajaba en casa, fijaba sus propios horarios y nadie le decía cómo hacer su trabajo. Ella definitivamente era una contratista entonces. Pero ahora Jill tiene que venir a la oficina a una hora determinada cada mañana, y recibió capacitación en los procedimientos presupuestarios de la empresa cuando llegó a trabajar por primera vez. La capacitación es otro indicador de que Jill ahora es empleada.

2. Control financiero

Los contratistas independientes tienen una inversión significativa en su trabajo. Cuando Jill trabajaba en casa, pagaba por la computadora de su estación de trabajo y los suministros necesarios. Ahora trabaja en equipos de la empresa, que es otro indicador de empleo.

3. Relación de las partes

Si el empleado recibe algún beneficio también es un indicador. Cuando Jill trabajaba en casa como contratista, no recibía beneficios de nadie. Pero le dijeron que pronto tendría seguro médico ahora que está en la oficina. Obtener beneficios es otro indicador de que Jill es una empleada.

Si el director de recursos humanos aún no está seguro después de revisar los criterios, ella y Jill pueden enviar el formulario SS8 al IRS y tomarán una decisión oficial. Pero en el caso de Jill, la directora de recursos humanos no necesitará hacer eso: ha determinado que Jill definitivamente era una empleada tan pronto como llegó a trabajar en la oficina.

Error de corrección

Ahora que la compañía ha cambiado oficialmente el estado de Jill a empleado, tendrá que ponerse al día con las deducciones del Seguro Social y Medicare que no han salido de sus cheques de pago. Completará el formulario 8919 para calcular la cantidad correcta y lo presentará junto con el resto de su declaración de impuestos.

Resumen de la lección

Si alguien que trabaja para una empresa es un empleado o un contratista, marca una gran diferencia en la forma en que pagan sus ingresos, los impuestos del Seguro Social y del Medicare. A los empleados se les deducen esos impuestos de sus cheques de pago y se informan en el formulario W-2 . Los contratistas se consideran autónomos; se les pagan cantidades brutas sin deducir nada. Cada empleador para quien trabajan los contratistas informa la cantidad pagada en el formulario 1099-MISC al final del año. El contratista paga lo que se le debe al IRS por su cuenta.

El IRS determina si un trabajador es un empleado o un contratista aplicando criterios sobre el grado de control conductual y financiero que el empleador tiene sobre el trabajador. La relación entre las dos partes también es un factor. El formulario SS8 se puede enviar al IRS para permitirles tomar la determinación. Si se determina que a un trabajador se le pagó como contratista por error, el formulario 8919 calcula el monto de las deducciones del Seguro Social y Medicare que deberían haberse hecho y reporta el monto cuando se presentan los impuestos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador