Gestión básica de proyectos: conceptos, habilidades y herramientas

Conceptos de gestión de proyectos

Su nueva empresa de TI acaba de obtener su primer contrato real para instalar su nuevo software de recursos humanos para una organización local. Dado que es una empresa emergente, tiene un personal limitado y todo el personal tiene varios roles. Este proyecto es importante para el propietario de la empresa, y le pidió que ocupara el puesto de director de proyecto.

Antes de intentar comprender el proceso de gestión de proyectos, es importante comprender qué es un proyecto. Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado específico. La instalación de software en el entorno de un cliente cumple con esta definición porque el esfuerzo tiene un principio y un final definidos y dará como resultado la compra por parte del cliente de nuevos productos y servicios para instalar el software.

La gestión de proyectos utiliza conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para garantizar que las actividades del proyecto cumplan con los objetivos del proyecto. Al decidir que necesita comprender más sobre la gestión de proyectos antes de que este contrato despegue, decide hacer una pequeña investigación sobre los conceptos básicos de gestión de proyectos, incluidas las habilidades que debe tener un director de proyectos.

Cinco fases de la gestión de proyectos

Descubre que la gestión de proyectos se divide en 5 fases básicas.

Echemos un vistazo más de cerca a cada fase.

Concepción e Iniciación

La concepción y el inicio del proyecto es donde comienza el proyecto, aquí es donde alguien determina si el proyecto se puede completar de manera realista y si los beneficios de hacerlo hacen que valga la pena el esfuerzo para seguir adelante con el proyecto. La fase de concepto e iniciación también es donde usted determina qué va a hacer para alcanzar un objetivo y cómo lo va a hacer.

Para el proyecto de software, se da cuenta de que esto ya está en el contrato que firmó el cliente, y simplemente tiene que entenderlo.

Definición y planificación

El concepto y la fase de iniciación es muy amplio, dejando muchos detalles sin planificar. Para definirlo mejor, la fase de definición y planificación profundiza en los detalles del proyecto. Un equipo de proyecto define las tareas, calcula un presupuesto y un cronograma, determina qué recursos son necesarios y define los criterios de aceptación y prueba. Toda esta información se incluye en un plan de proyecto, que es revisado y aprobado por el cliente. La etapa de definición y planificación asegura que todos tengan las mismas expectativas, evitando errores inesperados y, a menudo, costosos.

Para su proyecto de software, se da cuenta de que la fase de definición y planificación es donde la gestión del proyecto agregará un valor real al éxito del contrato porque el concepto general en el contrato se refina en un plan de trabajo que establece, en detalle, las expectativas del proyecto. Cualquier inquietud puede resolverse en esta etapa antes de que se hayan iniciado las tareas.

Ejecución

La ejecución del proyecto es donde se asignan y completan las tareas. Esta es la fase en la que construye el producto o entrega los servicios para el cliente. En la mayoría de los proyectos, esta es la fase que dura más y consume la mayor parte de la energía del equipo del proyecto. Esta fase depende de una buena planificación realizada en las dos fases anteriores porque los planes desarrollados previamente se ponen en práctica.

Rendimiento y control

Mientras un proyecto está en ejecución, el desempeño y el control aseguran que los entregables se produzcan según lo especificado, al costo estimado y según lo programado. Durante esta fase, los gerentes de proyecto comparan “lo que es” con “lo que debería ser” y ajustan el plan si es necesario. Si el proyecto no es monitoreado, los costos podrían exceder las ganancias y la compañía no generaría dinero, el cronograma podría desviarse sin que nadie se diera cuenta o el producto podría no cumplir con los criterios acordados.

Al observar esta fase en lo que respecta a su proyecto de software, se da cuenta de que esta es una fase importante tanto para el cliente como para la empresa porque garantiza que el cliente esté satisfecho con los resultados y que la empresa obtenga beneficios.

Clausura

El cierre es la fase en la que el cliente acepta formalmente los entregables del proyecto. Al aceptar los entregables, el cliente está diciendo que el producto cumple con los criterios y expectativas y que el trabajo en este proyecto ha terminado.

Sin embargo, el cierre no es solo para el cliente. El equipo del proyecto debe aprender de los éxitos y problemas del proyecto, tomándose el tiempo para documentar las lecciones aprendidas para referencia futura.

Habilidades utilizadas en la gestión de proyectos

Al examinar los conceptos básicos de gestión de proyectos, se da cuenta de que las habilidades que utiliza un director de proyecto son muy diferentes de las habilidades técnicas que utiliza como ingeniero. Como gerente de proyecto, el trabajo se trata de habilidades sociales. Un director de proyecto debe poder:

• Comunicar: Dado que el 90% del trabajo de un gerente de proyecto recae en la comunicación, las habilidades de comunicación claras y efectivas son insustituibles. Hay muchas herramientas de comunicación disponibles, desde correos electrónicos y llamadas telefónicas hasta informes formales de proyectos.
• Liderar estratégicamente: la gestión de proyectos no se trata solo de asignar tareas y comparar el desempeño; Requiere visión estratégica y liderazgo para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Administrar un equipo: además del liderazgo estratégico, los gerentes de proyectos también deben poder administrar de manera operativa. Requiere asignar tareas, resolver conflictos, establecer metas y ajustar planes. Las herramientas que ayudan a mantener la organización del proyecto, como el software, las listas de tareas y las reuniones de estado, garantizarán una buena gestión del equipo.
• Negociar: Los gerentes de proyecto deben equilibrar los deseos del cliente con las necesidades del proyecto, un acto que requiere una buena negociación. Un buen director de proyectos conoce el toma y daca de la negociación.
• Gestionar el riesgo: los proyectos son riesgosos; si no lo fueran, nunca saldrían mal. Los gerentes de proyecto deben poder predecir los riesgos y formular soluciones para aumentar las posibilidades de una entrega exitosa del proyecto.

Resumen de la lección

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado específico; tiene un principio y un final definidos. La gestión de proyectos utiliza conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para garantizar que las actividades del proyecto cumplan con los objetivos del proyecto.

La gestión de proyectos se realiza en 5 fases:

• Concepción e iniciación
• Definición y planificación
• Ejecución
• Rendimiento y control
• Clausura

Un director de proyecto debe poseer habilidades específicas:

• Comunicación
• Liderazgo estratégico
• Gestión de equipos
• Negociación
• Gestión de riesgos