Gestión de adquisiciones de proyectos: importancia y ejemplos

Gestión de adquisiciones de proyectos

Digamos que está construyendo una computadora para usted. Esto es algo que muchos de nosotros hemos intentado y completado sin siquiera considerar que estamos construyendo un producto único , que es un producto personalizado o que nunca se ha creado antes. Hay muchos pasos y factores a lo largo del camino al crear nuestro producto único, uno de los cuales es la gestión de adquisiciones del proyecto. La gestión de adquisiciones del proyecto es el proceso que garantiza que los componentes necesarios para un proyecto lleguen a tiempo y dentro del presupuesto y trabajen para finalizar el proyecto.

Por ejemplo, al construir su computadora, tendrá sus propias características y componentes únicos preferidos, como el estilo de la placa base, el procesador, la carcasa y el monitor. Tienes que obtener estos componentes para que la computadora funcione. Para esta tarea, necesita la gestión de adquisiciones del proyecto. Ahora que sabemos qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, exploremos los pasos involucrados en ella.

Pasos

El proceso de gestión de adquisiciones del proyecto consta de cuatro pasos.

El paso 1 es el plan.

Este es el paso en el que está planificando qué comprar, cómo comprarlo, qué proveedores utilizará y el enfoque para obtener lo que necesita. Con su proyecto de computadora, por ejemplo, puede planear comprar su placa base en una compañía de TI en línea, mientras que puede planear obtener una caja de computadora de repuesto de un amigo que ya no la necesita.

El paso 2 es la conducta.

Este paso implica la compra real de los artículos, incluida la negociación de contratos y acuerdos con vendedores, proveedores y contratistas. Diga que, para su computadora, necesita una unidad de enfriamiento para el procesador. En lugar de comprar algo del estante en una tienda, puede firmar un contrato con un proveedor de unidades de enfriamiento personalizadas que le hará un producto personalizado para su computadora. Por lo tanto, tendría que firmar un contrato con el proveedor antes de comenzar a trabajar en la unidad de refrigeración.

El paso 3 es el control.

Este paso garantiza que todo vaya según lo planeado durante la fase de creación y compra del contrato. Supongamos que su unidad de refrigeración personalizada tardará un mes en desarrollarse, fabricarse y entregarse. Es posible que requiera que el contratista proporcione informes de progreso semanales sobre la unidad de enfriamiento para asegurarse de que su proyecto de computadora personalizado no se quede atrás. Si ve que su proveedor no mantiene un ritmo adecuado en la unidad de refrigeración, puede rescindir el contrato e ir a otro lugar. Durante el paso de control, también debe controlar y administrar los envíos de piezas normales disponibles. Si está programado para recibir un envío en una fecha determinada y los artículos no llegan, utilice este paso para averiguar por qué y hacer arreglos alternativos si es necesario.

El paso 4 está cerca.

Este paso se realiza cuando se completa la etapa de compras o aprovisionamiento. En este punto, ha recibido su unidad de enfriamiento y todos los demás componentes necesarios para completar el proyecto. Puede cerrar la etapa de adquisiciones del proyecto y centrarse en la etapa de montaje en curso. Sin embargo, es posible que tenga que volver a visitar la gestión de adquisiciones si se ha perdido un artículo que necesita. Por ejemplo, si olvidó pedir una unidad de DVD, deberá volver a abrir el proceso de adquisición del proyecto.

Gestión general del proyecto

Es importante tener en cuenta que la gestión de adquisiciones del proyecto no se aplica solo al desarrollo de productos únicos. De hecho, casi todos los proyectos requieren algún tipo de recurso externo y, como tal, requieren una gestión de adquisiciones del proyecto. También tenga en cuenta que se pueden trabajar otros procesos del proyecto durante la etapa de gestión de adquisiciones del proyecto. Por ejemplo, puede estar haciendo malabares con varios procesos del proyecto, como el análisis de riesgos, la gestión del cronograma y la gestión de costos del proyecto. De hecho, estos otros elementos de los proyectos suelen estar estrechamente relacionados con la gestión de adquisiciones del proyecto. Por ejemplo, si utilizamos la gestión de costos del proyecto para estimar y evaluar los costos de nuestra computadora personalizada, podríamos determinar que sería más rentable comprar un estilo diferente de placa base. Esa decisión podría afectar a todo el proyecto,

Resumen de la lección

La gestión de adquisiciones del proyecto es el proceso que garantiza que los componentes necesarios para un proyecto lleguen a tiempo y dentro del presupuesto y trabajen para finalizar el proyecto. Hay cuatro pasos principales involucrados en la gestión de adquisiciones del proyecto, que son:

1. Planificación
2. Conductible
3. Controlador
4. Clausura

La gestión de adquisiciones del proyecto es fundamental porque los proyectos casi siempre necesitan algún recurso externo para completarse. Los elementos deben llegar de acuerdo con las especificaciones, a tiempo y dentro del presupuesto para que el proyecto se complete con éxito.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador