Gestión de aprobación de entregables para proyectos

Los basicos

Comencemos con un repaso rápido de algunos términos. Un entregable es un resultado o producto que el proyecto debe a un cliente. El cliente puede ser interno o externo al proyecto. Por ejemplo, un plan de recursos sería un entregable que el proyecto le debería al administrador de recursos (cliente interno), mientras que un prototipo sería un entregable para el cliente externo. ¿Cómo conseguimos que el cliente apropiado apruebe estos entregables? Usamos un plan de gestión de aprobación de entregables.

El plan de gestión de aprobación de entregables es un plan que muestra el proceso de aprobación de entregables del proyecto. Algunos entregables del proyecto se entregan al cliente. Elementos como el plan del proyecto, el plan de personal, el presupuesto y el cronograma detallado son documentos internos que son entregables que deberán ser aprobados por las partes interesadas internas. Recuerde, cada entregable tiene un cliente que puede ser interno o externo al proyecto.

Plan de aprobación de entregables

El plan de gestión de aprobación de entregables se crea durante la planificación. Este plan requiere aportes del alcance del proyecto, el contrato del proyecto y los requisitos técnicos del cliente. El propósito del plan de gestión de aprobación de entregables es garantizar la revisión oportuna de los entregables del proyecto y garantizar que cada entregable sea aprobada y firmada por un cliente. Si un entregable no recibe la aprobación adecuada, el plan del proyecto no se puede completar. En algunos casos, es posible que a una empresa no se le pague por su trabajo si no ha obtenido todas las aprobaciones adecuadas.

Las Secciones

Propósito

El propósito del plan de gestión de aprobación de entregables es asegurar que todos los entregables del proyecto, tanto internos como externos, sean aprobados. El plan describirá los criterios que existen para cada entregable.

Funciones y responsabilidades

Esta sección enumerará a cada persona asociada con el proyecto que tiene la responsabilidad de aprobar los entregables. Cada puesto tendrá su área de responsabilidad definida para que no surjan superposiciones o conflictos.

Matriz de aceptación de entregables

La matriz de aceptación de entregables es un documento creado para definir los criterios de aceptación de cada entregable. También tendrá un registro asociado para rastrear dónde se encuentra el entregable en el proceso de aprobación. La matriz es una guía rápida que permite al equipo de gestión del proyecto determinar qué se requiere para que se apruebe cada entregable y realizar un seguimiento del proceso de aprobación.

Proceso de aprobación de entregables

Esto incluirá cómo cada persona recibe y aprueba el entregable. Para este ejemplo, usaremos el cronograma del proyecto. Se produce una reunión de planificación y el equipo del proyecto crea una lista de actividades, una lista de hitos y un plan de secuenciación. El director del proyecto creará una hoja de transmisión de documentos . La hoja de transmisión de documentos es una herramienta de seguimiento que permite al director del proyecto realizar un seguimiento rápido de la ubicación de la entrega y la fecha de entrega. La hoja de transmisión entregable cubre elementos tales como fecha de envío, título, propósito, método de entrega (copia impresa, electrónica, voz o medios), información del remitente, información del patrocinador e información del receptor, acciones requeridas y fecha requerida.

Pruebas de aceptación del usuario

Dependiendo de los entregables, puede ocurrir una prueba de aceptación del usuario. Esta es una prueba de aceptación que permite al cliente realizar una serie de pruebas u operaciones de prueba para asegurarse de que cumple con todas las especificaciones y requisitos que se han descrito en el contrato. La documentación de la prueba de aceptación del usuario se entregará tanto en la parte de documentación (los procedimientos, dibujos, criterios de aceptación, etc. deberán ser aprobados) como en el paquete de documentación después de que el usuario acepte el producto.

Ahora veamos algunos ejemplos más:

Ejemplo 1

Después de meses de pruebas de verificación y validación del software, se invita al cliente a realizar un período de prueba en el software. El cliente tiene la lista de requisitos y pasa por una formación básica sobre el software. Después de ejecutar las pruebas de software durante algunas semanas, se completan todas las pruebas y se determina que la interfaz de usuario es aceptable. El cliente aprueba la entrega del software.

Ejemplo 2

Se contrató a una empresa para diseñar y construir un nuevo vehículo aéreo no tripulado (UAV) de última generación. La compañía pasó por el proceso para diseñar, construir y probar el UAV. Después de dos años, la empresa confía en que su producto ha cumplido con todo el alcance requerido del contrato. Invitan al cliente a realizar su prueba de aceptación. El cliente comienza a probar. Después de completar las pruebas iniciales, el cliente decide realizar maniobras adicionales. El UAV no funciona bien. El director del proyecto revisa el alcance, el contrato, el plan de calidad, el plan de aprobación de entregables y revisa la documentación de prueba. A continuación, el director del proyecto se reúne con el cliente y explica que las maniobras aéreas que el cliente estaba intentando realizar estaban fuera de las especificaciones de diseño y señaló que el UAV cumplía con todas las especificaciones contratadas.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió que la gestión de aprobaciones de entregables es crucial para el éxito o el fracaso de un proyecto. La aprobación de entregables se aplica tanto a entregables internos como externos. El director del proyecto debe realizar un seguimiento del progreso y la aprobación de cada entregable. Se debe permitir al cliente realizar pruebas de aceptación del usuario, lo que le permite determinar que los entregables del proyecto cumplen con sus requisitos.