Gestión de carteras de negocios: definición y ejemplo

¿Qué es la gestión de la cartera empresarial?

Al hornear un pastel, muchos buenos cocineros siguen una receta con medidas precisas, tiempos de cocción y una lista de ingredientes. Simplemente recolectar buenos componentes en bruto no garantiza el éxito. Necesitamos seguir procesos probados para lograr los mejores resultados posibles. Esa es la idea detrás de la gestión de carteras comerciales.

La administración de la cartera de negocios es un proceso que permite a las organizaciones administrar múltiples proyectos o proyectos individuales para obtener resultados óptimos. El proceso de administración de la cartera de negocios funciona mediante la identificación de los mejores gerentes de proyectos de una organización y el uso de las mejores prácticas de administración, prioridades estratégicas y lecciones valiosas aprendidas en una oficina de administración de proyectos. La gestión de la cartera de negocios permite a la organización evaluar y equilibrar las demandas conflictivas de los recursos del proyecto. Al alinearse con las estrategias organizacionales y priorizar el trabajo, la administración de la cartera de negocios ayuda a administrar el riesgo y proporciona una asignación rentable de recursos a los proyectos más merecedores.

En esta lección, veremos:

• Las funciones y objetivos de la gestión de procesos empresariales.
• La diferencia entre la gestión de carteras comerciales y la gestión de proyectos
• Cómo se compara la gestión de la cartera de negocios con la gestión de proyectos
• Cómo la cultura organizacional afecta la gestión de la cartera de negocios

Funciones y metas

La gestión de la cartera de negocios brinda una oportunidad para que una organización:

• Priorizar qué proyectos deben realizarse primero y recibir la financiación adecuada
• Asegurar que los alcances del trabajo y las estructuras de desglose del trabajo estén claramente escritos
• Controle que los cronogramas y los presupuestos se mantengan según lo programado
• Validar que todos los hitos y entregables se completen a tiempo y dentro del presupuesto para cumplir con los requisitos de calidad de sus patrocinadores.

Es mucho más fácil decirlo que hacerlo. También es la razón por la que tantas empresas están recurriendo a la gestión de carteras de negocios para alcanzar estas metas y objetivos. Es lo suficientemente difícil como para asegurar que uno o dos proyectos se completen a tiempo. Ahora imagine lo difícil que se vuelve ese problema cuando decenas de proyectos deben gestionarse bien, incluidos aquellos con plazos de operaciones o productos nuevos cruciales, presupuestos muy grandes o plazos prolongados que abarcan varios años. La gestión de la cartera de negocios puede gestionar proyectos de alta prioridad o todos los proyectos en su nivel organizativo designado. La mayoría de las veces, también proporciona otro tipo de apoyo como centro de excelencia para la gestión de proyectos.

Los objetivos típicos de la gestión de carteras comerciales incluyen:

• Establecer una política de gestión de proyectos de comunicaciones
• Proporcionar capacitación en gestión de proyectos desde el nivel básico hasta el avanzado.
• Asesoramiento a directores de proyectos y miembros del equipo.
• Asegurar que la documentación, incluidos los alcances del trabajo, las estructuras de desglose del trabajo, las matrices de riesgo, los gráficos GANTT, las notas de las reuniones y los registros presupuestarios, se mantenga actualizada y siga las prácticas estándar.

El valor de este trabajo es crucial para cualquier proyecto, pero se vuelve tremendamente más valioso cuando se involucran múltiples proyectos y grandes presupuestos. Para la empresa o unidad organizativa, la gestión de la cartera gestiona los datos operativos y presupuestarios actuales de todos los proyectos y garantiza el cumplimiento de las mejores prácticas de gestión de la gestión de proyectos organizativos. Para el patrocinador del proyecto, él o ella también puede rastrear que un proyecto en particular avanza de acuerdo con el plan del proyecto. Para el equipo de proyecto y el gerente de proyecto, también tienen acceso al «equipo de ensueño» de gestión de cartera para ayudarlos a reconocer y superar cualquier obstáculo potencial que puedan encontrar.

De la prisión a la gestión de proyectos

La idea detrás de la gestión de la cartera de negocios no es nueva. Las oficinas de gestión de proyectos existen desde hace años. Sin embargo, existen diferencias específicas entre la gestión de proyectos y la gestión de la cartera de negocios.

La gestión de proyectos se centra en lograr entregables específicos que respalden los objetivos organizacionales específicos. Los gerentes de proyecto vigilan hacer bien el trabajo, mientras que los gerentes de cartera de negocios se enfocan primero en hacer el trabajo correcto y luego en hacer el trabajo correctamente.

La gestión de la cartera de negocios proporciona los medios para que los proyectos más importantes de la organización se realicen primero. En la visión más centrada y, a veces, aislada de la gestión de proyectos, un solo patrocinador puede decidir llevar a cabo un proyecto específico que no es de alta prioridad para la organización. Como resultado, la gestión de riesgos y la eficiencia de los recursos pueden verse comprometidas.

Cultura organizacional

¿Por qué no todas las organizaciones emplean la gestión de carteras comerciales? Eso depende de la cultura de su organización. Algunas empresas tienen fuertes líneas funcionales de autoridad y no cruzan los límites de la organización, incluso si el acceso a valiosos recursos de gestión de proyectos se encuentra en otra parte de la organización. Otras empresas tienen una cultura más centrada en el proyecto y se sienten más cómodas utilizando organizaciones matriciales en las que los equipos de proyectos cruzan los límites funcionales.

Existe una tendencia de rápido crecimiento de utilizar equipos de proyectos virtuales que son más compatibles con los recursos y la rentabilidad que ofrece la gestión de la cartera empresarial. La tecnología ahora permite que los equipos de proyectos estén compuestos por miembros separados por grandes distancias geográficas. Las diferencias culturales proporcionan una valiosa diversidad en las perspectivas, la gestión y las habilidades técnicas, pero estas diferencias también pueden dar lugar a malentendidos con respecto a las comunicaciones, equilibrar el equipo del proyecto con las responsabilidades funcionales y otros problemas exagerados cuando es imposible trabajar juntos en el mismo lugar. Cualquiera que sea la cultura de una organización, es fundamental que los miembros del equipo del proyecto y los patrocinadores trabajen en armonía con la gestión de la cartera de negocios. Esa es una receta probada para el éxito.

Resumen de la lección

La gestión de la cartera de negocios permite a las organizaciones gestionar varios proyectos o proyectos individuales para obtener resultados óptimos. Permite a la organización evaluar y equilibrar las demandas conflictivas de los recursos del proyecto. Al alinearse con las estrategias organizacionales y priorizar el trabajo, la administración de la cartera de negocios ayuda a administrar el riesgo y proporciona una asignación rentable de recursos a los proyectos más merecedores. La gestión de la cartera de negocios proporciona los medios para que los proyectos más importantes de la organización se realicen primero.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador