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Gestión de comunicaciones de proyectos: beneficios e importancia

Publicado el 17 octubre, 2020

Éxito y comunicaciones

Cuando un equipo de fútbol se prepara para ejecutar una jugada en la línea de golpeo, todos saben qué hacer. El entrenador ha asignado a todos los jugadores a posiciones con roles y responsabilidades bien documentados. Cada equipo tiene una gran cantidad de jugadas y cada jugada puede tener diferentes requisitos, pero el entrenador usa muchos canales de comunicación y repetición para asegurarse de que todos sepan qué hacer cuando se llama una jugada en particular.

El entrenador desarrolla un libro de jugadas que muestra la tarea de cada jugador en cada jugada. Hay muchas horas de pretemporada y prácticas semanales donde los jugadores aprenden y repiten cada jugada muchas veces. Los jugadores y entrenadores hablan de manera informal y ven videos de juegos juntos para desarrollar expectativas compartidas y mejorar el rendimiento para el próximo juego. Tener una comunicación constante, clara y adecuada es la clave del éxito para un equipo de fútbol y también para un equipo de gestión de proyectos.

Comunicaciones del proyecto

La gestión de las comunicaciones del proyecto permite a los directores de proyecto enviar los mensajes correctos a las personas adecuadas de la mejor forma posible. Las comunicaciones se consideran el pegamento que conecta a las partes interesadas del proyecto.

Los gerentes de proyecto siguen un proceso de gestión de las comunicaciones desde la planificación del proyecto hasta el cierre del proyecto. Esto les permite desarrollar y ejecutar planes de comunicación que identifican quién debe recibir información general del proyecto y comunicaciones específicas de la función que les permitan contribuir de manera efectiva al equipo. Los gerentes de proyecto también deben asignar la responsabilidad de comunicar la información y los datos apropiados, y deben determinar cómo y cuándo deben entregarse las comunicaciones.

Gestión de comunicaciones

Los gerentes de proyecto que se comunican eficazmente entregan proyectos a tiempo y dentro del presupuesto con más frecuencia que aquellos que no lo hacen. Al mantener a las partes interesadas involucradas y a los miembros del equipo del proyecto motivados, así como al proporcionar la claridad y los detalles adecuados, los gerentes de proyectos exitosos administran las comunicaciones del proyecto para asegurar la comprensión de los componentes críticos del proyecto, como el alcance, el cronograma, el presupuesto, los objetivos y los entregables. Los gerentes de proyectos exitosos practican la gestión de las comunicaciones del proyecto utilizando una variedad de canales de comunicación formales e informales frecuentes que se basan en un lenguaje claro y temas relevantes para la audiencia.

Crear un plan

La creación del proceso de gestión de las comunicaciones comienza con la planificación. El propósito principal de la planificación del proceso de gestión de las comunicaciones es definir un enfoque de comunicaciones que satisfaga de manera eficaz y eficiente las necesidades de las partes interesadas del proyecto.

El siguiente paso es desarrollar e implementar un plan de gestión de comunicaciones del proyecto para crear y compartir comunicaciones que satisfagan las necesidades de información del equipo del proyecto y las partes interesadas.

La última parte de este proceso es monitorear y controlar las comunicaciones durante todo el ciclo de vida del proyecto, ya que esto asegurará que se satisfagan las necesidades de información de las partes interesadas del proyecto. Esto puede requerir identificar formas nuevas y diferentes de comunicarse si los canales de comunicación previamente identificados no satisfacen las necesidades de información de las partes interesadas.

Elementos de un plan

Hay seis elementos necesarios para un plan de comunicaciones de gestión de proyectos, que incluyen:

  • Definiendo la audiencia
  • Definiendo los requisitos
  • Construyendo un horario de comunicaciones
  • Elegir un miembro del equipo para supervisar y programar la comunicación
  • Definiendo el medio de comunicación
  • Preparando el contenido

Un documento del plan de comunicaciones de gestión de proyectos no solo debe identificar las necesidades de información de las partes interesadas, la tecnología disponible y los métodos de comunicación, sino que también debe explicar claramente cuándo, cómo y quién debe administrar y compartir la información del proyecto.

Los planes de comunicación de gestión de proyectos pueden utilizar diferentes técnicas para gestionar la comunicación, desde establecer y adherirse a un programa de comunicación regular hasta gestionar el flujo de información según sea necesario. Este método requiere que los gerentes de proyecto (o los miembros de su equipo designados) determinen qué diversas audiencias de partes interesadas necesitan saber y quieren escuchar en la situación específica.

Proporcionar documentos críticos a las partes interesadas, especialmente a los miembros del equipo del proyecto, es necesario para gestionar la complejidad, la incertidumbre y el riesgo, así como para ejecutar un plan de comunicaciones de gestión de proyectos exitoso. Estos documentos incluyen:

  • Hoja de datos del proyecto
  • Estructura de desglose del trabajo
  • Carta del proyecto
  • Estructura de desglose de recursos
  • Informes de desempeño
  • Analisis de los interesados
  • Matriz de comunicaciones

Resumen de la lección

Al igual que en el fútbol, ​​obtener el mejor resultado de un equipo de proyecto requiere una comunicación bidireccional frecuente con todos los miembros del equipo. La gestión de las comunicaciones del proyecto ayuda a garantizar que todos comprendan y estén de acuerdo con la estrategia y tengan una comprensión clara de sus funciones y responsabilidades.

Aprendimos que el éxito de un equipo de proyecto se basa en una comunicación eficaz. Este proceso de gestión de las comunicaciones implica definir un enfoque de comunicaciones eficaz, desarrollar e implementar un plan de comunicaciones del proyecto y monitorear y controlar las comunicaciones.

También aprendimos que el plan de comunicaciones de un proyecto implica definir la audiencia, definir los requisitos, crear un cronograma de comunicaciones, elegir un miembro del equipo para supervisar y programar la comunicación, definir el medio de comunicación y preparar el contenido. Finalmente, discutimos cómo proporcionar documentos críticos a las partes interesadas, como el estatuto del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y la matriz de comunicaciones, era esencial.

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