Gestión de costos del proyecto: proceso e importancia
¿Qué es la gestión de costes?
¿Gastarías más dinero del que tienes? Probablemente no. Usted administra su dinero para asegurarse de no ir a la quiebra.
La gestión de costes es un concepto similar y uno de los aspectos más críticos de la gestión de proyectos. Implica conocer, regular, pronosticar y administrar el costo del proyecto en cada etapa de ese proyecto. Requiere un conocimiento profundo del presupuesto del proyecto, de modo que el costo no sobrepase el presupuesto en ningún momento.
La gestión de costos debe garantizar que no gaste más dinero del presupuestado para un proyecto.
Importancia de la gestión de costes
Considere comprar un sándwich deli. Se le dice que el costo del sándwich es de $ 8, pero al terminar, se le informa que hacer el sándwich en realidad cuesta $ 20. Así que ahora estás en un dilema. No se le informó antes de la compra que el costo se sobrepasaría. Hay varias opciones: pagas los $ 20 con tu tarjeta de crédito pero estás extremadamente insatisfecho, te niegas a pagar los $ 20 porque estás mal informado o intentas reducir el costo del sándwich. De cualquier manera, la experiencia es negativa y es más que probable que nunca vuelva a visitar el deli.
Esencialmente, si no se enfoca en los costos y no administra los costos durante todo el proyecto, corre el riesgo de que el proyecto exceda el presupuesto. Esto pone en peligro la calidad del proyecto y la satisfacción del cliente, o podría hacer que todo el proyecto falle.
Cree un proceso para administrar los costos
El primer paso para administrar los costos es estimar el costo de un proyecto. La estimación de costos es imperativa antes de comenzar un proyecto para garantizar que se puedan cumplir los presupuestos del proyecto.
Primero, debe comprender en detalle qué debe hacer el proyecto. Por lo general, esto se conoce como especificaciones del proyecto : qué hace el proyecto y cómo lo hace. Las especificaciones del proyecto son necesarias para estimar cuántos recursos (miembros del equipo, tiempo, software, hardware, etc.) requiere el proyecto. Estos recursos constituyen la mayor parte del costo del proyecto. Digamos, durante el curso de la documentación de las especificaciones, descubre que el cliente requiere que el proyecto sea geo-redundante , lo que significa que debe existir una réplica a gran escala del proyecto en una ubicación completamente separada. Esto agrega inmediatamente un gasto adicional significativo en el proyecto que habría sido imprevisto sin las especificaciones documentadas.
A continuación, mire las estimaciones. Un buen enfoque para determinar la estimación de costos es recopilar información de proyectos históricos: identificar tareas, actividades y recursos similares, y basar las estimaciones de costos del proyecto en estos proyectos. Esto asegura que sus costos se basen en datos reales de proyectos anteriores. También permite que sus costos sean completamente transparentes y confiables. Por ejemplo, si su proyecto actual requiere 500 horas de arquitecto de software, calcule los costos basándose en proyectos anteriores recientes que incluían horas de trabajo de arquitecto de software.
Una vez finalizados el presupuesto, las especificaciones y las estimaciones de costos del proyecto, debe crear un proceso mediante el cual el costo del proyecto se controlará y supervisará durante todo el proyecto. Esto implica administrar todo el dinero que se gasta en el proyecto, revisar todos los cambios que ocurren en un proyecto, determinar si hay un impacto en el costo, estrategias de decisión con respecto a los cambios de costos y una estrategia de comunicación.con las partes interesadas del proyecto para que se acuerden cambios en los costos y se minimice el impacto presupuestario. Esta estrategia de comunicación fomentará la transparencia de los costos, proporcionando una vista única de todas las actividades relacionadas con los costos y el presupuesto para todos los interesados en el proyecto. Las partes interesadas del proyecto son quién está informado de qué y cuándo. La estrategia de gestión de costes debe ser un documento activo que pueda cambiar al comparar los datos reales con los estimados.
Software de gestión de costes
Dependiendo del tamaño del proyecto, la administración de costos puede ser compleja, laboriosa y requerir mucho tiempo. Afortunadamente, hay una gran cantidad de paquetes y aplicaciones de administración de costos disponibles. El desafío es encontrar uno que se adapte a sus necesidades. O, de hecho, determinar si necesita software para hacer el trabajo.
El precio, la facilidad de uso y la idoneidad son factores determinantes importantes a la hora de elegir un software de gestión de costes. ¿Es necesario un paquete de software costoso a escala empresarial para un proyecto a pequeña escala con un presupuesto bajo? De manera similar, ¿es realmente necesario un software de administración de costos complejo y rico en funciones para un proyecto sencillo que solo requiere horas de trabajo?
Hay características importantes que debe buscar en el software de administración de costos :
- Busque funciones de presupuesto y previsión . El software debe poder administrar el presupuesto y el costo, identificar tendencias, realizar un seguimiento del costo con respecto al presupuesto y comparar el presupuesto con el gasto real.
- En segundo lugar, considere las métricas de desempeño del proyecto . El software de administración de costos debe monitorear la administración del proyecto, garantizar que se obedezca el cronograma y que el desempeño del proyecto y los recursos sea el esperado.
- La estimación de las capacidades es importante en el software de gestión de costes. El software debe poder estimar fácilmente los costos en función de una variedad de factores, como horas de trabajo, tarifas y divisas, y debe poder basar las estimaciones en proyectos históricos reales.
- Considere las características de las opciones de informes . El software debe proporcionar estadísticas en tiempo real, informes ejecutivos e informes granulares a nivel de etapa / tarea / recurso.
- Finalmente, ¿el software es simple y fácil de usar? Si el software es demasiado complejo, es más probable que se produzca un error del usuario y también aumenta la posibilidad de que no se utilice.
Software frente a gestión de costes manual
Puede darse el caso de que no necesite adquirir un software de gestión de costes. O puede que no tenga un presupuesto suficiente para utilizar el software de gestión de costes en un proyecto. En este caso, tendrá que confiar en la gestión de costes manual . Por lo general, esto implica el uso de hojas de cálculo para realizar tantas funciones de administración de costos que ofrecen los paquetes de software como sea posible. Un riesgo significativo de este enfoque es que es más propenso a errores del usuario; sin embargo, este riesgo debe compararse con el beneficio más obvio de la administración manual de costos, que es evitar el costo del software.
Resumen de la lección
La gestión de costes es una parte fundamental de la gestión de proyectos. La clave es asegurarse de que el presupuesto no se sobrepase. Esto se realiza mediante una gestión estricta de los costes: regulación, previsión, administración y comunicación. Si el costo no se gestiona de forma activa y constante a través de un proyecto, corre el riesgo de que falle.
La estimación de costos es esencial para controlar con precisión los costos. Los datos disponibles más precisos y transparentes sobre los que basar las estimaciones son los datos históricos de proyectos reales en el pasado reciente. El software de administración de costos que es fácil de usar puede ayudar a presupuestar, estimar y reportar detalles del proyecto. La gestión manual de costos se puede completar para proyectos pequeños o cuando no hay fondos disponibles para comprar software.