Gestión de cuentas por cobrar: Definición y propósito

Publicado el 6 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar?

¿Alguna vez has escuchado la frase “Se necesita dinero para ganar dinero”? Si bien no es exactamente una motivación para ningún emprendedor sin un centavo, tiene sentido. Las empresas rara vez comienzan de la nada. Incluso las aplicaciones, que existen solo en línea y en nuestros teléfonos, requieren costos fijos de codificación, equipos e incluso servidores. Con todos esos costos de comenzar incluso un negocio tradicional, pensaría que la gente podría comprar ahora y pagar más tarde. Después de todo, eso es lo que hacen las tarjetas de crédito, ¿verdad? Y seamos realistas, si no tengo que pagar ahora, tal vez me sienta cómodo gastando un poco más.

Con este fin, muchas empresas ofrecen a sus clientes la posibilidad de aprovechar los bienes y servicios ahora, pero pagar más en el futuro. El término para realizar un seguimiento de lo que los clientes compran a crédito de una empresa se denomina gestión de cuentas por cobrar . Como veremos en esta lección, tiene un papel especial en muchas empresas modernas.

Gestión de la gestión de cuentas por cobrar

A las empresas, como dije, les gusta ofrecer la posibilidad de que sus clientes paguen más tarde, sabiendo que esto les ayudará a mantener la lealtad y aumentar la cantidad que pueden comprar en un momento dado. A veces lo verá llanamente como comprar a crédito.

Entonces, ¿qué debe hacer con esa información? En pocas palabras, lo archiva como una cuenta por cobrar porque recibirá el pago en el futuro. Hacer un seguimiento de todas estas diferentes cuentas por cobrar es una tarea importante porque, si se ignora, podría dejar a los clientes sin facturar. Peor aún, es posible que no les facture a tiempo, lo que les hará creer que no está organizado. Los departamentos de administración de cuentas por cobrar realizan un seguimiento de todas estas cuentas diferentes, asegurándose de que finalmente se paguen.

¿Por qué es importante la gestión de cuentas por cobrar?

Hay varias razones por las que es importante asegurarse de que tiene una capacidad de gestión de cuentas por cobrar que funcione correctamente en su empresa. Tenga en cuenta que no tiene que ser un departamento completo, aunque las empresas más grandes ciertamente tendrán numerosos grupos.

En primer lugar, como dije antes, le ayuda a realizar un seguimiento de quién le debe dinero y durante cuánto tiempo se lo debe. Las diferentes cuentas que caen bajo la administración de cuentas por cobrar son como cheques: solo son buenas para su resultado final si se liquidan y terminan en la cuenta de su empresa.

Sin embargo, también existen otras razones. Puede que le resulte ventajoso extender líneas de crédito más grandes con su empresa a aquellas empresas que utilizan más sus bienes o servicios. Una buena gestión de cuentas por cobrar le permite saber rápidamente qué empresas merecen un nivel adicional de confianza.

Del mismo modo, es posible que algunas empresas se hayan retrasado continuamente en el pago de sus facturas y, por lo tanto, se les debería reducir o incluso revocar su línea de crédito. Por supuesto, esto podría causar algunas tensiones con la empresa en cuestión, pero debería ser parte de la decisión final.

Ejemplo

Echemos un vistazo a un sistema de gestión de cuentas por cobrar en acción observando una forma de negocio muy común: un restaurante. Acaba de abrir un restaurante y trata de convencer a su proveedor de alimentos para que le otorgue una línea de crédito para que pueda pagar sus alimentos después de venderlos. Por lo general, los proveedores dudan en extender esas líneas, pero usted tiene un historial probado con otra empresa de servicios de alimentos, por lo que el gerente le otorga una línea de crédito. Compra $ 15,000 en alimentos a principios de mes. Puede cocinar esa comida y obtener ingresos brutos de $ 60,000, lo que significa que puede reembolsar fácilmente los $ 15,000 al final del mes.

Sin embargo, digamos que no ganó $ 60,000 brutos. Digamos que solo ganó $ 20,000. En ese caso, probablemente no pueda pagar la deuda. Como tal, su proveedor se niega a venderle alimentos a crédito. Ahora tiene que pagar en efectivo por cada compra. Como resultado, el problema del flujo de caja de su empresa es ahora aún más agudo. En pocas palabras, la moraleja de la historia es mantener felices a los proveedores que utilizan la gestión de cuentas por cobrar.

Resumen de la lección

En esta lección, analizamos el uso de la gestión de cuentas por cobrar o la capacidad de realizar un seguimiento de lo que los clientes compran a crédito de una empresa . Vimos por qué era una ventaja para las empresas ofrecer tales líneas de crédito, porque significa que los clientes a menudo se mantendrán leales y comprarán más . Sin embargo, también vimos por qué las empresas tienen que tener especial cuidado al administrar estas cuentas porque las empresas pueden ir sin que se les facture. Después de todo, las cuentas por cobrar son más una lista de pagarés que cualquier otra cosa.

Articulos relacionados