Gestión de inventarios para oficinas veterinarias

Publicado el 9 noviembre, 2020

La gestión del inventario

Dirigir un negocio que vende productos físicos es difícil. Los negocios de restaurantes y productos agrícolas son excelentes ejemplos de lo difícil que es administrar el inventario que caduca o se daña rápidamente. La mala gestión del inventario ha sido la pesadilla de estas dos industrias y seguirá siéndolo. Es posible que la medicina veterinaria no sea tan extrema en su necesidad de una gestión perfecta del inventario, pero es un ámbito empresarial que se basa en una buena gestión de inventario para minimizar los gastos y maximizar los ingresos.

¿Qué es el inventario?

El inventario es básicamente una lista o stock de mercancías y bienes que posee una empresa. En una tienda de productos agrícolas, el inventario puede incluir frutas y verduras. En una tienda de informática, puede incluir teclados y ratones. En una clínica veterinaria, incluirá cosas como alimentos y medicamentos. Todo eso es inventario.

En medicina veterinaria, los costos de inventario deben ser menos del 15% de los ingresos totales de una práctica. Algo más que eso y puede volverse insostenible o no rentable mantener ese inventario. Esto es así por varias razones.

¿Sabes cómo en una tienda de frutas y verduras finalmente se echan a perder? Bueno, si ese producto se daña antes de venderse, representa una pérdida para el negocio. En medicina veterinaria, los productos inventariados pueden perderse si caducan. Por ejemplo, si un consultorio compra demasiadas bolsas de alimentos recetados, alimentos que no se venden antes de la fecha de vencimiento, eso constituye una pérdida para el negocio y dinero por el desagüe. Es por eso que la vida útil promedio de un producto vendido en una práctica veterinaria no debe ser superior a tres meses. Cualquier cosa durante más de tres meses y la práctica correrá el riesgo de perder el producto por varias razones, como la caducidad del producto y el robo.

El robo me lleva al siguiente punto. El dinero también se puede perder por contracción , una pérdida inexplicable de inventario, por ejemplo, por robo o por tirar accidentalmente un producto en perfecto estado sin darse cuenta. Las ganancias también se pueden perder cuando alguien olvida cobrarle a un cliente por un producto que se vende en la clínica o daña un producto intencionalmente o por accidente.

Reordenación

En consecuencia, las prácticas veterinarias pueden intentar mantener el menor inventario disponible para evitar todos los posibles escenarios de pérdida de inventario que analizamos. Pero incluso entonces, eventualmente el stock de inventario llegará a lo que se llama un punto de reorden , el nivel en el que un artículo inventariado necesita ser reordenado antes de agotarse por completo.

¡Establecer el punto de pedido correcto es fundamental! Si no hay suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda del cliente y la necesidad del paciente, eso alejará a los clientes. La mayoría de las veces, los sistemas informáticos son responsables de realizar un seguimiento del inventario y de alertar a un gerente de inventario cuando es necesario volver a pedir algo. Pero incluso entonces, estos sistemas se basan en recuentos humanos correctos de inventario al principio, al final y durante todo el año.

Cuando los artículos se ordenan o se vuelven a pedir y se reciben, deben revisarse minuciosamente. No es raro que se envíen productos incorrectos o que se envíen una cantidad incorrecta de productos o que se entreguen productos dañados o vencidos.

Precio de los productos

Una vez que los productos han llegado, es hora de decidir por cuánto se debe vender el producto. En jerga técnica, llamamos a esto un margen de beneficio , el costo del producto para la clínica multiplicado por un factor o porcentaje establecido. Establecer el margen de beneficio correcto es esencial porque ayuda a cubrir los gastos que no están directamente asociados con el costo del producto en sí. Por ejemplo, un margen ayudará a compensar los costos del software informático de administración de inventario, el salario del gerente de inventario y las pérdidas esperadas asociadas con el vencimiento del inventario, el robo y similares.

El margen de beneficio de un producto debe ser al menos del 40% para alcanzar el punto de equilibrio. Eso significa que un producto que cuesta $ 1 para la clínica debe venderse por al menos $ 1,40 para el cliente. Se pueden agregar tarifas adicionales, además del margen, según sea necesario. Por ejemplo, una clínica puede agregar una tarifa de despacho o receta para cubrir los costos ocultos asociados con la venta de medicamentos recetados. Estos costos pueden incluir, entre otros, el frasco de prescripción, la etiqueta, la rotuladora, el software de creación de etiquetas y el salario y el tiempo del asistente que cuenta y etiqueta el medicamento para el cliente y el paciente.

Resumen de la lección

El inventario es una lista o stock de mercancías y bienes que posee una empresa. En medicina veterinaria, los costos de inventario deben ser menos del 15% de los ingresos totales de una práctica.

El inventario, y las ganancias potenciales que se derivan de él, se pueden perder debido a la caducidad y contracción del producto , una pérdida inexplicable de inventario, entre otras cosas. Es por eso que la vida útil promedio de un producto vendido en una práctica veterinaria no debe ser superior a tres meses.

Cuando el nivel de un producto es bajo, un sistema de administración por computadora alertará a la clínica sobre su punto de reorden , el nivel al cual un artículo inventariado necesita ser reordenado. Cuando llegan los productos reordenados, el gerente de inventario debe verificarlos y luego marcarlos según sea necesario.

Un margen de beneficio es el costo del producto para la clínica multiplicado por un factor o porcentaje establecido. Marcamos los productos para cubrir los costos ocultos asociados con ellos y generar ganancias para la clínica para que pueda seguir funcionando. El margen de beneficio de un producto debe ser al menos del 40% para alcanzar el punto de equilibrio.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, debería tener la capacidad de:

  • Definir inventario
  • Describir los costos apropiados y el balance del inventario en una práctica veterinaria.
  • Recuerde cómo se puede perder dinero con respecto al inventario en una práctica veterinaria.
  • Explica qué es el punto de reorden y por qué es importante.
  • Resumir los costos de margen en medicina veterinaria y cuál debería ser el margen

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