Gestión de programas frente a gestión de proyectos

Definiciones

Un proyecto es un grupo de tareas que deben completarse para entregar un producto o servicio. La gestión de proyectos es el proceso que se utiliza para planificar estas tareas y asegurarse de que se completen. Un programa es una colección de proyectos que se agrupan porque tienen objetivos similares o comparten los mismos recursos. La gestión de programas son todos los procesos necesarios para supervisar un grupo de proyectos relacionados y gestionar las dependencias entre ellos.

Un ejemplo de gestión de programas frente a gestión de proyectos

Para comprender las diferencias entre la gestión de proyectos y programas, imaginemos que Hollywood está filmando la secuela de su película favorita y usted puede pasar un día en el set.

La primera persona que conoces es Edith, la diseñadora de vestuario; su trabajo es supervisar el diseño, la creación y la adquisición de todos los trajes necesarios para la película. Debido a que es responsable de un aspecto específico de la película, el vestuario, está cumpliendo el papel de directora de proyectos. Después de hablar con Edith, puedes conocer al director de la película, George. También es director de proyectos; está a cargo de todas las piezas creativas y técnicas de la película y de los actores. A medida que avanza el día, se le presenta a muchos otros gerentes de proyecto que supervisan aspectos específicos de la película.

Por último, conoce al productor, Steven. Es responsable de todos los aspectos de la producción de la película; Steven es el director del programa. Steven es responsable del programa general, el presupuesto y, en última instancia, es el responsable del éxito de la película.

Diferencias principales

Como vimos en nuestro ejemplo de plató cinematográfico, hay muchas piezas en movimiento en un programa. El objetivo de todos es hacer que la película sea un éxito, pero cada director de proyecto tiene un conjunto diferente de objetivos dentro de su área de responsabilidad que debe cumplir. El director del programa debe confiar en las habilidades de liderazgo de cada director de proyecto y debe confiar en ellos para supervisar el trabajo de los miembros de su equipo.

Los gerentes de proyecto no suelen administrar a las personas de sus equipos, por lo que utilizan técnicas de influencia y liderazgo para guiar a su equipo a completar el proyecto. El administrador del programa, por otro lado, generalmente administra a los administradores del proyecto y, a veces, incluso a los otros miembros del equipo. Incluso en los casos en que el administrador del programa no es un administrador directo de nadie, administra el presupuesto general del programa y la asignación de recursos a cada proyecto. Los jefes de proyecto se centran en el presupuesto de su proyecto específico y de los recursos que se les han asignado. No tienen que centrarse en cómo hacer malabarismos con los recursos compartidos; ese es el trabajo del director del programa.

La siguiente es una lista de algunas de las principales diferencias entre la gestión de programas y proyectos:

Gestión de programas:

• Supervisa múltiples proyectos
• Cumple con múltiples objetivos relacionados
• Asigna recursos y resuelve conflictos de recursos
• Supervisa el presupuesto del programa y lo reasigna cuando es necesario

Gestión de proyectos:

• Supervisa un proyecto
• Cumple un solo objetivo
• Utiliza recursos asignados
• Se adhiere al presupuesto del proyecto

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es el proceso que se utiliza para planificar proyectos y asegurarse de que se completen. La gestión de programas son todos los procesos necesarios para supervisar un grupo de proyectos relacionados y gestionar las dependencias entre ellos. Los programas tienen un alcance mayor que los proyectos y los administradores de programas son responsables del éxito general de un programa; trabajan junto con los directores de proyectos para lograr los objetivos estratégicos de una organización.