Gestión de proyectos extremos: metodología y ejemplos

Comprensión de la gestión de proyectos extremos

Hay más de una forma de llegar a la meta. En la gestión de proyectos, estas formas se conocen como metodologías o procesos y comportamientos que guían cómo los equipos colaboran y los proyectos se entregan. La gestión de proyectos extremos es cada vez más popular entre las organizaciones líderes para «llevarlas a la meta».

Piénselo de esta manera: un rompecabezas de 1,000 piezas no se puede armar usando una gestión de proyectos extrema porque cada una de esas piezas debe unirse antes de crear algo útil (es decir, el rompecabezas completo). En otras palabras, existe un alto grado de certeza en cuanto al producto terminado y lo que se necesita para llegar allí. Además, todo el alcance del proyecto debe entregarse al mismo tiempo para obtener un resultado. Sin embargo, si tuviera 1,000 piezas de bloques de construcción de juguete, podría crear cualquier cantidad de estructuras terminadas de manera rápida e independiente unas de otras.

Con la gestión de proyectos extrema, el trabajo se puede construir en incrementos, como si estuviera usando bloques de construcción

A lo largo del proyecto, las estructuras también podrían reelaborarse según sea necesario. Además, no es necesario utilizar todas las 1000 piezas de bloques de construcción de juguete para completar el proyecto; el equipo podría cumplir sus objetivos con cualquier cantidad de piezas, siempre que se logren los resultados deseados. Esta es la esencia de la gestión de proyectos extremos .

Conceptos clave en la gestión de proyectos extremos

Con la gestión de proyectos tradicional (es decir, metodología en cascada), el plan se construye desde el principio y se sigue hasta el final con poca desviación. Por el contrario, la gestión de proyectos extremos es una metodología que se utiliza para manejar proyectos con un alto grado de incertidumbre y complejidad. La gestión de proyectos extremos se ha vuelto muy popular en el desarrollo de software; sin embargo, los conceptos pueden aplicarse a cualquier proyecto cuyo alcance se pueda entregar en incrementos. Este enfoque incremental se adapta mejor a los proyectos que necesitan moverse rápidamente, pero también deben permitir un margen de error debido a la incertidumbre; esta incertidumbre es particularmente alta en las etapas iniciales del proyecto.

Cómo los proyectos extremos llegan a la meta

La gestión de proyectos extremos se adapta bien a estos proyectos por las siguientes razones:

1. Flexible y adaptable : esto permite al equipo del proyecto innovar y seguir respondiendo a los cambios a lo largo del proyecto. En lugar de planificar cada detalle por adelantado y ceñirse a ese plan, la gestión de proyectos extremos implica guiar al equipo a través de la colaboración necesaria para convertir la incertidumbre en certeza y lograr resultados.
2. Enfatiza la brevedad en la programación : el trabajo se programa en ciclos cortos para permitir que los proyectos entreguen resultados temprano y con frecuencia. Generalmente, los incrementos se dividen en duraciones de 2 a 4 semanas. Las ondas, que consisten en incrementos de 2 a 3, se planifican juntas para permitir que el equipo vea el horizonte de planificación hacia el que están trabajando. Esto a veces se conoce como planificación de olas rodantes.
3. Aprovecha los procesos ajustados : para entregar el trabajo en ciclos cortos, la administración de proyectos extremos renuncia a la jerarquía en favor de equipos autogestionados que pueden realizar el trabajo, tomar decisiones y resolver problemas sin la necesidad de largos procesos de aprobación o un complejo gobierno de proyectos. Por lo tanto, los proyectos que aprovechan la gestión de proyectos extremos están impulsados ​​por las personas en lugar de ser un proceso pesado; limitando su uso de procesos a solo aquellos que son necesarios para lograr el resultado.
4. Se esfuerza por lograr una mejora continua : los procesos de autocorrección permiten al equipo tomar los aprendizajes de los éxitos y fracasos de actividades anteriores y trasladarlos a la siguiente fase; mejorando continuamente en forma de prueba y error a medida que avanza el proyecto. Después de cada ciclo, el equipo colabora para revisar y realinear con el fin de mantener el proyecto en marcha.
5. Tiene éxito a través de la colaboración : las partes interesadas del negocio deben definir los objetivos, la funcionalidad y la calidad, y priorizarlos en consecuencia. Los miembros del equipo técnico deciden cómo se construirán las cosas. Todos deben colaborar juntos y comunicarse ampliamente para lograr resultados.

Cuándo comenzar a usar Extreme en un proyecto

Una vez que se ha completado la priorización inicial del proyecto, se pueden aplicar principios extremos de gestión de proyectos. ¿Por qué no empezamos con la gestión de proyectos extremos desde el principio? La respuesta es que el proyecto debe tener una dirección general. Debido a los ciclos cortos de programación utilizados en la gestión de proyectos extremos, sería imposible comenzar un proyecto sin alguna forma de planificación de alto nivel para visualizar los objetivos a largo plazo del proyecto. Una vez que se establece la estrategia y se completa la priorización inicial, puede comenzar la ejecución extrema del proyecto.

Determinar si la gestión de proyectos extrema es la adecuada

¿Cómo saber si la gestión de proyectos extremos es el enfoque correcto para un proyecto? Tienes que pensarlo bien. Veamos algunos ejemplos de proyectos del mundo real.

Los candidatos a proyectos para la gestión de proyectos extremos podrían incluir los siguientes:

• una iniciativa de marketing de varias etapas
• lanzar o rediseñar un sitio web
• diseño / construcción de un nuevo proyecto de software web o móvil
• una campaña política

Todos estos ejemplos requieren innovación, pero también tienen el potencial de dividir los entregables del proyecto en partes más pequeñas.

Los proyectos que no serían adecuados para la gestión de proyectos extremos incluyen los siguientes:

• el edificio de un apartamento de gran altura
• la investigación y el diseño de un jet

¿Por qué? En estos ejemplos, este tipo de proyectos y sus entregables están sujetos a estrictos requisitos regulatorios para los cuales sería muy difícil (y costoso) innovar sobre la marcha.

Resumen de la lección

En última instancia, la cultura corporativa dictará el tipo de metodología de gestión de proyectos adecuada para cualquier proyecto. Pero si tiene un proyecto con un alto grado de complejidad, una necesidad de innovación continua y partes interesadas que necesitan ver los productos terminados rápidamente, la gestión de proyectos extremos es el camino a seguir. Esto se debe a que la gestión de proyectos extremos utiliza procesos ajustados, planificación de ciclo corto y un alto grado de colaboración en equipo para entregar un proyecto de ritmo rápido en incrementos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador