Rodrigo Ricardo

Gestión de proyectos para pequeñas empresas: planificación y herramientas

Publicado el 9 marzo, 2022

Los desafíos de la gestión de proyectos de las pequeñas empresas

Carolina es la directora ejecutiva de ‘Angry Web Designs’, una pequeña empresa que proporciona diseños web a varias organizaciones. Javier es un profesional independiente de gestión de proyectos (PM) que puede ver que el negocio de Carolina sería mucho más eficiente si incorporara algunas prácticas básicas de gestión de proyectos. Veamos cómo la gestión de proyectos de pequeñas empresas puede ayudar a Carolina a tener éxito.

Las pequeñas empresas normalmente quieren ejecutar sus proyectos de la manera más económica. Como resultado, en su mayoría evitan las prácticas de gestión de proyectos pensando que podrían incurrir en costos adicionales. Sin embargo, pueden mejorar su productividad y resultados empleando técnicas sencillas de planificación y herramientas económicas. Algunos de los otros desafíos que enfrentan las pequeñas empresas al incorporar prácticas de gestión de proyectos incluyen:

  • La incorporación de prácticas de PM es tiempo adicional que las pequeñas empresas tienen que invertir y que pueden restarle tiempo a otros proyectos.
  • Las pequeñas empresas son iniciadas por propietarios que tienen mucho éxito en su propio dominio. Podían sentir que podrían tener éxito sin la gestión de proyectos.
  • Pueden pensar que necesitan contratar a alguien muy caro que no pueden pagar.

Carolina tiene una mentalidad similar y siente que la incorporación de procesos de PM podría distraerla de brindar valor a sus clientes. Sin embargo, Javier presenta algunas herramientas y técnicas que ella puede emplear.

Técnicas y herramientas de planificación que las pequeñas empresas pueden emplear

Actualmente, ‘Angry Web Designs’ cuenta con un asistente administrativo que envía correos electrónicos a todos los empleados para preguntarles el tiempo que dedicaron al proyecto y los consolida en Excel antes de facturar a los clientes mensualmente. Siguiendo el consejo de Javier, Carolina compró un buen software de seguimiento del tiempo en el que todos los empleados pueden registrar su tiempo diariamente, lo que se incorporaría a su sistema de facturación. Ahora su asistencia administrativa puede crear facturas con solo tocar un botón.

Las pequeñas empresas pueden crear una plantilla de plan de proyecto que pueden modificar para cada proyecto. Un plan de proyecto explica cómo se ejecutará un proyecto en todos los aspectos, como el cronograma, los recursos que se emplearán, los riesgos y problemas y cómo se realizará la comunicación, etc. Carolina comenzó a crear la primera plantilla de gestión de proyectos con la ayuda de Javier.

Un proyecto tiene un conjunto de tareas, responsabilidades y plazos. Algunas tareas pueden tener dependencias. Todos estos deben rastrearse en algún lugar y actualizarse. Una simple hoja de Excel puede cumplir su propósito o se puede comprar un software de gestión de proyectos donde un equipo puede colaborar y actualizar todos los elementos. Carolina usó correos electrónicos para realizar un seguimiento de las tareas y los plazos. Después de reunirse con Javier, vio que había varios software de gestión de proyectos gratuitos que podía usar para gestionar sus proyectos de manera más eficiente. Vamos a ver.

El aspecto más importante y crucial de un proyecto es la capacidad de un equipo para colaborar. Por lo tanto, una pequeña empresa debe tener algunas herramientas a través de las cuales el equipo pueda colaborar. Algunas de las herramientas incluyen

  • Correo electrónico: el correo electrónico es una herramienta que se utiliza para comunicar toda la información importante al resto de los miembros del equipo y a los clientes.
  • Software de audio y videoconferencia: los miembros del equipo de pequeñas empresas a veces pasan mucho tiempo en la oficina del cliente o en una ubicación remota. Por lo tanto, el software de audio y videoconferencia se vuelve útil para tener reuniones de equipo.
  • Unidad compartida: una unidad compartida se utiliza para compartir resultados de trabajo, como documentos, archivos gráficos, etc.

Después de consultar con Javier, Carolina desarrolló buenos sistemas para la colaboración con correo electrónico, software de videoconferencia y una unidad compartida. Usó Microsoft Outlook para correos electrónicos, Skype for Business para videoconferencias y Dropbox para unidades compartidas donde los empleados podían acceder al trabajo de los demás.

Resumen de la lección

Los propietarios de pequeñas empresas pueden tener algunas mentalidades que les impiden realizar inversiones en la gestión de proyectos. La idea es que los distrae de la ejecución real del proyecto y de la inversión adicional que podría requerir para implementar la planificación y las herramientas de gestión del proyecto. Sin embargo, el empleo de estas herramientas mejora la eficiencia y, a su vez, mejora la entrega del proyecto. Algunas prácticas simples y rentables de gestión de proyectos que una pequeña empresa puede implementar incluyen tener un buen software de seguimiento del tiempo, tener un plan de proyecto e incluir algún tipo de software o herramienta simple como Excel para realizar un seguimiento de las tareas del proyecto y la fecha límite. También es imperativo que el equipo utilice algún software de colaboración de proyectos, como herramientas de correo electrónico, audio y videoconferencia y una unidad compartida.

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