¿Qué es la gestión de proyectos sin fines de lucro?
«Happy White Flowers» es una organización sin fines de lucro que trabaja en la difusión de mensajes de felicidad y paz en todo el mundo. Tienen un nuevo proyecto próximo para albergar «espectáculos» que demuestren cómo la paz mejorará la calidad de vida general de los seres humanos. Antes de la presentación real del espectáculo, tienen varias actividades que deben realizar. Deben determinar de dónde provendrán los fondos, pensar en las actividades de marketing y determinar cómo ejecutarán la presentación real del programa (los actores, el guión, la ubicación, etc.).
La gestión de proyectos tradicional se ocupa de proyectos que tienen el objetivo de obtener beneficios y entregarlos a tiempo. Los proyectos sin fines de lucro todavía tienen el objetivo de entregarse a tiempo; sin embargo, no tienen la intención de obtener ganancias. A veces, es posible que no tengan fondos suficientes para ejecutar proyectos como lo podría tener una organización con fines de lucro y pueden buscar recursos más baratos para completar el trabajo.
Herramientas de gestión de proyectos que pueden utilizar las organizaciones sin fines de lucro
En nuestro ejemplo de «Flores blancas felices», se beneficiarían de varias herramientas y metodologías para su próximo espectáculo. Un software de seguimiento de gastos y tiempo para rastrear su presupuesto y costos les ayudará a no gastar de más. » Nexonia Expenses » y » Vorex PSA » son ejemplos de software popular para realizar un seguimiento del tiempo y los gastos.
Podrían utilizar una herramienta de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las diversas tareas, actividades, personas responsables y plazos. » Trello » y » Asana » son algunos programas de software populares que son gratuitos.
Las organizaciones sin fines de lucro también necesitan utilizar algunas herramientas para colaborar, como el correo electrónico y los servicios de conferencias de audio y video. También podrían usar el software de gestión de proyectos mencionado anteriormente (Trello o Asana) para colaborar y compartir ideas. Una unidad compartida como «Google Drive» podría ayudarlos a compartir la salida entre ellos.
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Además, algunas empresas ofrecen tarifas más bajas o con descuento por sus servicios a organizaciones sin fines de lucro. Cuando una organización sin fines de lucro está pensando en utilizar cualquier servicio, podría ser una buena idea consultar con los proveedores de servicios para ver si se ofrecen descuentos a las organizaciones sin fines de lucro.
Desafíos que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro en la gestión de sus proyectos y cómo superarlos
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo tienen fondos limitados y deben elegir qué proyectos proporcionarían el mayor valor. Deben analizar los riesgos y beneficios de cada proyecto antes de tomar una decisión. Dado que las organizaciones sin fines de lucro no consideran las ganancias como un beneficio, deben considerar la magnitud del impacto que podrían generar sus proyectos. Algunas de las formas en que podrían elegir un proyecto también incluyen qué tan estratégicamente el proyecto está alineado con sus objetivos generales. Las organizaciones sin fines de lucro también suelen tener voluntarios que realizan diversas actividades para ellos. A veces, hay desafíos con los voluntarios sin experiencia y su orientación. Tener la documentación adecuada que describa las tareas a realizar puede mitigar este desafío. Además, los ejecutivos de proyectos a menudo quieren ver cómo avanzan los proyectos en forma de informes y gráficos. Sin embargo, la falta de un buen software de gestión de proyectos puede hacer que no puedan proporcionar estos informes de manera oportuna. Algunos de los software de gestión de proyectos descritos anteriormente pueden proporcionar informes como resultado.
Resumen de la lección
Las organizaciones sin fines de lucro no tienen el objetivo de obtener ganancias en sus organizaciones y tienen recursos limitados. La incorporación de metodologías y prácticas de gestión de proyectos puede tener un gran impacto en sus resultados. Las organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse de la utilización de un software de seguimiento de gastos y tiempo; un software de gestión de proyectos para rastrear tareas y plazos; y software para la colaboración, como correo electrónico, dispositivos de conferencias y una unidad compartida. Un desafío que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro es elegir el proyecto correcto en el que enfocarse, lo que puede mitigarse haciendo un análisis de riesgo-beneficio de cada uno de los proyectos potenciales. También enfrentan desafíos para poder generar los informes correctos para mantener a sus ejecutivos informados sobre el progreso de sus proyectos. Este desafío se puede mitigar mediante el uso de un programa de software de gestión de proyectos especializado. Dado que los voluntarios realizan la mayoría de las actividades, pueden enfrentar desafíos para guiar a los voluntarios en la realización de acciones. Con la documentación adecuada de los procesos, pueden guiar a los voluntarios de manera más eficaz.
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