Conocimiento administrativo
La empresa de publicidad Thumbs Up tiene muchos departamentos, incluidos marketing, publicidad, redes sociales, diseño gráfico y servicio al cliente. Para poder comunicarse de manera eficiente en su gran oficina, utilizan un sistema de base de datos de gestión del conocimiento. Este sistema permite que todos los empleados vean la información y la administración tiene la capacidad de volver atrás y ver qué trabajadores realizaron una tarea específica. La empresa puede transmitir información y ver cuándo los materiales de trabajo están completos y listos para ser impresos o entregados al consumidor.
Una empresa utiliza la gestión del conocimiento para mejorar las innovaciones al organizar, almacenar y compartir información de manera transparente. La gestión del conocimiento generalmente incorpora el uso de tecnología para almacenar información. Se crean bases de datos con todos los documentos de la empresa para que los empleados puedan acceder a ellos. De esa manera, los miembros pueden compartir información sin esfuerzo y acceder a la información en el sistema de gestión del conocimiento cuando lo deseen.
La gestión del conocimiento es particularmente útil cuando una organización tiene muchos departamentos diferentes, como Thumbs Up, porque permite que cada departamento vea la información y trabaje en un proyecto si es necesario. La mayoría de las organizaciones utilizan la gestión del conocimiento en estos días porque es útil para toda la organización.
Herramientas de gestión del conocimiento
Hay algunas herramientas esenciales que se utilizan en un sistema de gestión del conocimiento.
Un sistema de administración de contenido (CMS) ayuda a los usuarios a crear, administrar y distribuir contenido en la intranet, extranet y sitios web. Un CMS puede facilitar que varios usuarios editen contenido y permite que varios empleados trabajen en el contenido. Por ejemplo, si una empresa está trabajando en un artículo, el equipo de diseño gráfico puede trabajar en la imagen del artículo mientras el equipo de marketing escribe el artículo. El uso de un CMS ayuda a una empresa a ahorrar tiempo y le permite completar los trabajos más rápido y ejecutar las operaciones de manera más eficiente.
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Por supuesto, un CMS puede requerir cierta capacitación para implementarlo, pero eventualmente debería ser fácil de usar para todos los empleados. Además, se compartirá en toda la organización, por lo que se debe tener cuidado de que pueda manejar varios equipos.
Otra herramienta utilizada para la gestión del conocimiento es el software colaborativo. El software colaborativo se utiliza en una organización con fines de comunicación, conferencias y para la gestión colaborativa. El software colaborativo permite a una empresa enviar archivos, utilizar videoconferencias para tener reuniones con empleados que pueden estar viajando y administrar sistemas de gestión de proyectos y otras actividades grupales. El software colaborativo permite compartir el conocimiento entre los empleados, incluso mientras viajan por negocios.
Un sistema de gestión de documentos es otra parte importante de la gestión del conocimiento. Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a una empresa a indexar, guardar, publicar y recuperar documentos. Cuando se utiliza un sistema de gestión de documentos, la empresa tiene la oportunidad de escanear todos los documentos y ponerlos en el sistema para que todos los vean.
Por ejemplo, George trabaja en una oficina de admisiones como consejero de admisiones. Regularmente escanea toda la información pertinente a un posible estudiante universitario en el sistema de administración de documentos de la escuela, incluidas las solicitudes, los ensayos de los estudiantes y los puntajes del SAT de los estudiantes. Una vez que haga esto, él y cualquier otra persona que necesite tomar una decisión sobre la aceptación del estudiante pueden ver todos los documentos en la computadora.
Las funciones de seguridad y las funciones de administración se pueden implementar en un sistema de gestión de documentos si alguna información no debe compartirse con todos los empleados. Por ejemplo, George colocó una función de seguridad en su sistema para que los trabajadores estudiantes no puedan ver toda la información sobre sus compañeros de estudios. Sin embargo, toda la información todavía está indexada en el sistema, por lo que todos los asesores de admisiones aún pueden encontrar la información fácilmente.
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Todas estas herramientas juntas ayudan a crear un sistema de gestión del conocimiento eficiente. Hay varias herramientas disponibles para las empresas, pero es fundamental elegir las mejores para su empresa.
Resumen de la lección
La gestión del conocimiento puede ser utilizada por una empresa para organizar, almacenar y compartir información para que los miembros accedan a ella en cualquier momento. Existen algunas herramientas esenciales que se utilizan para la gestión del conocimiento, como los sistemas de gestión de contenido , groupware y los sistemas de gestión de documentos . Todas las herramientas funcionan juntas en un sistema de gestión del conocimiento para ayudar a mejorar la eficiencia.
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