Gestión integrada de proyectos: definición y enfoque

Gestión Integrada de Proyectos

Imagina que estás trabajando como un panadero de clase mundial. Tu objetivo es crear un pastel de bodas perfecto para tu cliente. Debes preguntarle a tu cliente cómo es el pastel de bodas de sus sueños. El cliente describe todo lo que quiere en su producto final y comienza. Este pastel de bodas es un proyecto. Es un producto único , que es algo que no se ha creado antes, un artículo personalizado o un producto que no se puede obtener fácilmente. No irías a la tienda de comestibles de tu localidad a comprar un pastel de bodas. El proyecto termina cuando el cliente acepta el pastel de bodas y usted obtiene otro proyecto de pastel de bodas para realizar. La gestión integrada de proyectos es la forma en que se articula todo el proyecto.

Gestión de adquisiciones de proyectos

El cliente define lo que es importante para él y tú decides cómo abordar este proyecto. Debe adquirir los ingredientes, lo que se considera gestión de adquisiciones del proyecto. La gestión de adquisiciones del proyecto es el proceso de obtener ingredientes de fuentes externas, como proveedores, o crear ingredientes usted mismo directamente para el proyecto. Un ejemplo de esta etapa de adquisición sería la opción de comprar glaseado para pasteles de un proveedor externo en comparación con otro, o podría decidir que desea crear su propio glaseado para este cliente en particular.

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Una vez que tengas los ingredientes necesarios, debes combinar o ‘integrar’ los ingredientes según tu receta. Todos los ingredientes, o insumos , como se llama en la gestión de proyectos, deben unirse para crear el producto final para el cliente. También se puede hacer referencia al cliente como una parte interesada , alguien que tiene interés en el proyecto y el producto.

Procesos integrados de gestión de proyectos

El tema de la gestión integrada de proyectos tiene seis procesos que deben completarse durante la duración de todo el proyecto. Estos procesos son:

1. Desarrollar la Carta del Proyecto : Este es el proceso de crear un documento que tiene los conceptos básicos de los objetivos del proyecto, como nuestro ejemplo anterior para crear un pastel de bodas. Este documento también debe indicar qué ingredientes se necesitan.
2. Desarrollar el plan de gestión del proyecto : este es el proceso en el que se planifica y prepara el proyecto. Es la hoja de ruta a seguir cuando las etapas y procesos van según lo planeado y también cuando las actividades no salen según lo planeado. En nuestro ejemplo, es cuando se hornea el pastel, por cuánto tiempo, cuándo el cliente puede examinar el pastel, qué hacer si el pastel no sube, etc.
3. Dirigir y administrar el trabajo del proyecto : este paso o ‘proceso’ es donde realmente se trabaja en el proyecto. Se colocan los ingredientes en un bol, se hornea el bizcocho, se prepara el glaseado, etc. Se está trabajando.
4. Monitoreo y control del trabajo : este proceso es cuando usted observa activamente el progreso del proyecto. Cualquier problema que se observe durante la etapa de actividad de seguimiento se puede solucionar rápidamente asumiendo el control del trabajo, en este caso la cocción del pastel de bodas. Durante el proyecto, pueden surgir problemas. Por ejemplo, es posible que el pastel no se levante correctamente. Deberá controlar la temperatura de su horno y controlar el proceso de horneado para asegurarse de que el pastel cumpla con las expectativas del cliente. Si no es así, tendrá que hacer otro pastel y volver a trabajar en sus planes. Esto sucede en la gestión de proyectos, a veces es necesario rehacer el trabajo.
5. Realizar el control de cambios integrado: el control de cambios integrado consiste en resolver problemas y planificar los cambios que surgen durante el proyecto. ¿Qué pasa si su cliente lo llama en medio del horneado y le dice que quiere chocolate en lugar de vainilla? Este tipo de arruina su planificación, ejecución y crea nuevos problemas para su proyecto y producto.
6. Cierre del proyecto : El paso final de la gestión integrada de proyectos es cerrar o finalizar el proyecto. Cuando el cliente dice que el pastel sabe y se ve perfecto, el proyecto termina.

Gestión de proyectos integrada en otras partes de la gestión de proyectos

El tema de la gestión integrada de proyectos se entrelaza con otros pasos, procesos y áreas de la gestión de proyectos. Durante proyectos más grandes, este paso de integración podría visitarse o realizarse varias veces. Por ejemplo, si un cliente cambia el proyecto de manera tan drástica en medio de la finalización, es posible que deba volver a escribir el estatuto del proyecto, volver a desarrollar el plan de gestión del proyecto o cambiar la forma en que supervisa el proyecto. Digamos que el cliente pide un pastel de bodas y dos semanas después cancela el pastel y quiere cupcakes individuales para cada invitado. Su proyecto cambió drásticamente.

Resumen de la lección

La gestión integrada de proyectos es la forma en que un proyecto se une. Utiliza seis procesos para su finalización. Estos seis procesos incluyen el desarrollo de la carta, el desarrollo del plan, la gestión del trabajo, el seguimiento del trabajo, la realización del control integrado de cambios y el cierre del proyecto. En conjunto, este tema cubre elementos desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Recuerde que su cliente se llama parte interesada , sus ingredientes también se llaman insumos , la obtención de ingredientes se llama gestión de compras . Todo tu esfuerzo hacia un proyecto es crear un producto único , algo que sea personalizado o que no se haya hecho antes.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador