Gobernanza del Proyecto: Estructura y ejemplos

¿Qué es la Gobernanza del Proyecto?

Esta lección ayudará a comprender qué es la gobernanza del proyecto y sus roles en una organización. La gobernanza del proyecto es un conjunto de políticas, prácticas y procedimientos que guían un proyecto. También consta de procesos y estándares que ayudan a administrar un proyecto desde el principio hasta el final. En general, la gobernanza del proyecto es un proceso típico de toma de decisiones y control, que incluye identificar quién es responsable de qué y cuándo y cómo se tomarán las decisiones. Define los roles y responsabilidades de los involucrados en el proyecto y las herramientas y métodos utilizados para monitorear e informar el progreso.

Las principales características de este concepto son:

• El sistema de gobierno del proyecto debe alinearse con la estrategia organizacional y los objetivos comerciales. Debe seguir las reglas y leyes establecidas, y las pautas deben estar bien definidas.
• La información debe estar fácil y libremente disponible, y de fácil acceso. Debe ser transparente y responsable, flexible y adaptable. Las pautas del proyecto deben ser fáciles de adaptar por todas las personas involucradas y ajustables cuando sea necesario.
• El sistema de gobernanza del proyecto debe adaptarse a las necesidades específicas del proyecto. Esto significa que debe ser eficaz, eficiente y sensible para producir los resultados requeridos.

La gobernanza de proyectos es esencial en entornos organizacionales porque proporciona un marco para tomar decisiones sobre proyectos, asegurando que los proyectos se completen de acuerdo con los estándares y rastreando el progreso y la rendición de cuentas .. La rendición de cuentas es un elemento fundamental de la gobernanza que garantiza que los proyectos se ejecuten a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad necesarios mientras se alinean con los objetivos estratégicos de la organización. Es el proceso por el cual los individuos o grupos son responsables de sus acciones o decisiones. En el contexto de la gobernanza del proyecto, la rendición de cuentas asegura que los involucrados rindan cuentas por sus acciones y decisiones relacionadas con el proyecto. En general, la gobernanza proporciona un marco para tomar decisiones sobre proyectos, asegurando que los proyectos se completen de acuerdo con los estándares establecidos. Esto ayuda a mejorar el rendimiento de la organización, reduce los riesgos y permite un crecimiento rápido y seguro.

Estructura de Gobernanza del Proyecto

Una estructura de gobierno del proyectoes un conjunto de relaciones que especifican quién tiene qué autoridad sobre qué decisiones en una organización. La estructura puede implicar la toma de decisiones de alto nivel sobre el proyecto, la gestión del proyecto del día a día y los aportes al proyecto. La principal importancia de la estructura de gobierno de un proyecto es garantizar que el proyecto se complete con éxito y satisfaga las necesidades de las partes interesadas. De acuerdo con el Project Management Institute, una estructura de gobierno de proyectos es un marco típico que proporciona mejores líneas de información, es decir, jerarquía y procesos definidos, responsabilidad para la toma de decisiones adecuada y herramientas de gestión de proyectos. Una estructura de gobernanza del proyecto garantiza la coherencia y permite que las partes interesadas tengan voz en la gestión del proyecto y responsabilicen al director del proyecto por los resultados. Sin embargo,

A continuación se muestran los elementos que constituyen esta estructura:

Grupo de proyecto

Un equipo de proyecto es un grupo de personas responsables de entregar un proyecto. Son los individuos que colectivamente trabajan juntos para asegurar que el proyecto se complete y que las reglas y regulaciones establecidas se cumplan correctamente. Los roles del equipo del proyecto difieren según el proyecto. Pueden incluir, entre otros, proporcionar experiencia y habilidades, establecer y cumplir con las necesidades y estándares de la organización, y documentar todo el proceso a lo largo del proyecto.

Jefe de equipo de proyecto

La persona responsable de establecer la dirección de los miembros del equipo a lo largo del proyecto es el líder del equipo del proyecto . El líder del equipo del proyecto ayuda a guiar y motivar a los miembros del proyecto. Se aseguran de que los miembros del equipo del proyecto conozcan sus funciones y responsabilidades y se adhieran al cronograma del proyecto, los estándares de calidad, las reglas y los reglamentos. También es responsable de comunicarse con el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre el progreso.

Gerente de proyecto

El gerente del proyecto se asegura de que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto asignado y con los estándares de calidad necesarios. Por lo general, diseñan la estrategia general del proyecto, reclutan a los miembros del proyecto y administran todo el equipo. Los gerentes de proyecto son únicamente los desarrolladores de proyectos que asignan tareas a los miembros y se comunican con la gerencia superior.

Proyecto Ejecutivo

El gerente general del equipo se convierte en el ejecutivo del proyecto . Este rol es importante en la estructura de gobierno del proyecto, ya que crea y administra el presupuesto organizacional y los gastos operativos y desarrolla planes estratégicos a largo plazo para ayudar a lograr los objetivos. Son aquellas personas que exhiben fuertes habilidades de liderazgo y toma de decisiones. A menudo tienen excelentes habilidades de comunicación y con frecuencia se comunican con la alta dirección para garantizar que el proyecto progrese sin problemas.

Patrocinador de proyecto

El patrocinador del proyecto es la persona o empresa que ofrece apoyo financiero y de otro tipo al proyecto. Son aquellas personas que aprueban el presupuesto de un proyecto y comunican lo que se debe y lo que no se debe hacer, los objetivos y las metas. En otros casos, el patrocinador puede estar involucrado en la toma de decisiones del proyecto y debe comprometerse completamente con el logro del equipo. En general, asegurar el éxito del proyecto proporcionando los recursos necesarios de manera eficiente y oportuna.

Ejemplos de gobernanza de proyectos

A continuación se presentan algunos ejemplos que ilustran qué es la gobernanza del proyecto:

• En un equipo de fútbol dado, los jugadores son como los miembros del equipo del proyecto responsables de todo el trabajo asociado con el proyecto. El capitán del equipo se convierte en el líder del equipo del proyecto que guía y motiva a los jugadores, mientras que el entrenador es el gerente del proyecto, responsable de garantizar que el equipo esté preparado y tenga los recursos que necesita para tener éxito. La junta directiva del club de fútbol es como el patrocinador del proyecto, brindando apoyo financiero y de otro tipo al equipo. Los aficionados son como las partes interesadas, interesados ​​en el éxito del equipo.
• Otro ejemplo similar sería en una corporación donde la junta directiva es responsable del gobierno general de la empresa. El consejo de administración nombra a los funcionarios de la empresa y establece la estrategia general, es decir, los directores de proyecto. El director ejecutivo es responsable de las operaciones diarias y de los informes al directorio. En otras palabras, son los ejecutivos del proyecto. Otros funcionarios ejecutivos reportan al CEO, como el Director Financiero y el Director de Operaciones. Estos se convierten en los miembros del equipo del proyecto.

Resumen de la lección

La gobernanza del proyecto juega un papel crucial en la gestión y ejecución de un proyecto determinado. Es un proceso típico que define las reglas, regulaciones, métodos y procedimientos que se espera seguir para completar un proyecto con éxito. Generalmente, comienza con la gobernanza, que se refiere a cómo se organiza algo para la rendición de cuentas .desde el nivel corporativo hasta el nivel de gestión y proyecto. La rendición de cuentas es la obligación de un individuo de dar cuenta de sus actividades y aceptar sus responsabilidades. El buen gobierno establece una estructura de informes eficaz, procedimientos claramente definidos, toma de decisiones responsable y herramientas de comunicación y gestión de proyectos. Ayuda al equipo del proyecto y a las partes interesadas a comprender cómo se toman las decisiones del proyecto y los efectos de un proyecto sobre otro. La estructura de gobierno del proyecto es la relación entre los involucrados en el proyecto, que ofrece un enfoque confiable para administrar el proyecto y garantiza su éxito. Los elementos de la estructura de gobierno del proyecto incluyen:

• Equipo del proyecto: los miembros del proyecto que trabajan juntos para lograr los objetivos del proyecto.
• El líder del equipo del proyecto : persona que establece el ritmo y la dirección del proyecto y comunica las actualizaciones necesarias.
• La persona responsable de diseñar la estrategia general y el plan de juego para todo el proyecto es un gerente de proyecto cuyas funciones son similares a las de un entrenador en jefe.
• Otra persona que financia el proyecto y proporciona los recursos y herramientas necesarios es el patrocinador del proyecto .
• Un ejecutivo de proyecto es una persona con las mejores y sólidas habilidades de liderazgo responsable de crear y administrar el presupuesto del proyecto.

Las estructuras de gobierno pueden diferir ya que otras incluyen una función de auditoría para evaluaciones de terceros que ayudan a monitorear el progreso. Los procesos de gobierno deben ser los mismos a lo largo de los períodos de informe para garantizar comparaciones efectivas entre diferentes proyectos. Se necesita una estructura de gobierno para proporcionar un método consistente de controlar el proyecto y garantizar su éxito.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador