Grabación de compras mediante el sistema perpetuo

Publicado el 6 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Definición del sistema perpetuo

Sarah está en proceso de abrir su propio negocio. Hoy, va a ordenar su inventario. Con la ayuda de su contador, ya ha decidido qué tipo de sistema de inventario usar para ayudarla a controlar las idas y venidas de su inventario. Debido a que un sistema perpetuo es un sistema de inventario que actualiza continuamente la cuenta de inventario con cada compra y venta, es el sistema que Sarah ha elegido.

Contabilidad de doble entrada

Pero realmente quiere entender un poco más sobre cómo registrar transacciones en sus libros de contabilidad, así que veamos si podemos ayudarla.

Lo primero que Sarah necesita saber es que las transacciones se registran según el sistema de contabilidad de doble entrada . Este sistema requiere que por cada transacción que ocurra en una empresa, al menos dos cuentas se vean afectadas. Se carga una cuenta y se acredita una cuenta.

Un débito es una entrada en el lado izquierdo de una cuenta que aumenta el saldo en las cuentas de activos y disminuye el saldo en las cuentas de pasivo y patrimonio. Un crédito es una entrada en el lado derecho de una cuenta que disminuye el saldo en una cuenta de activos y aumenta el saldo en las cuentas de pasivo y patrimonio.

¿Por qué son importantes los débitos y créditos? Bueno, la respuesta a esa pregunta es muy importante. Todo el concepto de contabilidad se basa en una ecuación, llamada ecuación contable . La ecuación contable establece que activos = pasivos + capital contable. Los activos son algo que posee una empresa, los pasivos son algo que una empresa debe y el capital social es la cantidad de dinero que el propietario de la empresa ha invertido personalmente en la empresa.

No importa lo que suceda en el curso de un período contable, la ecuación contable siempre debe mantenerse en equilibrio. Eso ocurre al debitar una cuenta y acreditar otra.

Registro de compras

La mejor manera de expresar realmente el punto sobre el registro de compras es hacerlo, así que veamos algunos ejemplos.

Digamos que Sarah pide $ 5,000 en inventario de mercadería y lo paga en efectivo. ¿Cómo registraría esta transacción en sus registros contables?

Déjame darte algunas pistas. Hay dos cuentas que se ven afectadas en esta transacción. Dado que compró inventario de mercancías, el saldo de la cuenta de inventario debe aumentar. Pagó sus compras en efectivo. Esto significa que el saldo en su cuenta de efectivo disminuye. Dado que ambas cuentas, inventario y efectivo, son propiedad de la empresa, son cuentas de activos.

Para aumentar el saldo en una cuenta de activos, esa cuenta se carga. Para disminuir el saldo en una cuenta, esa cuenta se acredita. Entonces, ahora que les he dado estas pistas, ¿qué creen que debería hacerse? Bueno, espero que hayas respondido debitar la cuenta de inventario y acreditar la cuenta de efectivo. Pero déjeme mostrarle cómo se ve esto en el libro mayor de contabilidad real.

En la primera línea, coloca la fecha (1 de diciembre) seguida de la cuenta (la primera cuenta es el inventario) y el monto del débito (que es $ 5000). En la segunda línea, pones efectivo, la cuenta que se acredita, seguida de la cantidad que se acredita ($ 5000):

Fecha Cuenta Débitos Créditos
1 de diciembre Inventario $ 5,000
Efectivo $ 5,000

Ahora bien, ¿qué pasa si la mercancía no se pagó en efectivo, sino que se compró a cuenta? A cuenta significa que Sarah toma posesión ahora y acepta pagar la mercancía en una fecha posterior. Todo lo que se compra a cuenta crea cuentas por pagar. Debido a que una cuenta por pagar es algo que Sarah debe, entonces es una cuenta de pasivo. Para aumentar el saldo en una cuenta de pasivo, esa cuenta debe acreditarse. La cuenta de inventario también aumentará con esta transacción. Una vez más, dado que el inventario es algo que posee una empresa, es una cuenta de activos y debe debitarse para aumentar su saldo. Dicho esto, ¿cómo crees que Sarah debería registrar la compra de inventario a cuenta?

Espero que haya dicho que la cuenta de inventario debe cargarse $ 5,000 y la cuenta de cuentas por pagar debe acreditarse $ 5,000. En este caso, la entrada del libro mayor se vería así:

Fecha Cuenta Débitos Créditos
1 de diciembre Inventario $ 5,000
Cuentas por pagar $ 5,000

Ahora bien, ¿qué sucede cuando Sarah paga en la cuenta?

Digamos que el 31 de diciembre paga $ 2,500 por el pago del saldo de su cuenta. En este caso, debe reducir el saldo de la cuenta de cuentas por pagar, ya que sí pagó la factura. ¿Necesita aumentar el saldo en alguna cuenta aquí? En realidad no. Cuando ella paga su pago, el saldo en la cuenta de efectivo disminuirá al igual que el saldo en la cuenta de cuentas por pagar. ¿Eso esta bien? Sí lo es.

Recuerde, el sistema de contabilidad de doble entrada no requiere que el saldo de una cuenta disminuya y la otra aumente, simplemente requiere que se realice un débito y un crédito. Un débito aumenta el saldo en una cuenta de activos y disminuye el saldo en una cuenta de pasivo, que es lo que es la cuenta de cuentas por pagar. El crédito aquí irá a la cuenta de efectivo, ya que un crédito disminuye el saldo en una cuenta de activos, que es exactamente lo que es la cuenta de efectivo.

La entrada del diario se vería así:

Fecha Cuenta Débitos Créditos
31 de diciembre Cuentas por pagar $ 2,500
Efectivo $ 2,500

Dado que Sarah usa el sistema de inventario perpetuo, todas y cada una de las transacciones se registrarán en el diario en el momento de la compra.

Resumen de la lección

Cualquier negocio que esté en funcionamiento debe elegir una forma de manejar su inventario en sus registros contables. El sistema perpetuo es un sistema de inventario que actualiza continuamente la cuenta de inventario con cada compra y venta. Para actualizar la cuenta y mantener los registros contables correctos, la transacción debe registrarse en los registros contables. Las transacciones se registran utilizando el sistema de contabilidad de doble entrada , que requiere que por cada transacción que ocurra en una empresa, al menos dos cuentas se vean afectadas. Se carga una cuenta y se acredita otra.

Un débito es una entrada en el lado izquierdo de una cuenta que aumenta el saldo en las cuentas de activos y disminuye el saldo en las cuentas de pasivo y patrimonio. Un crédito es una entrada en el lado derecho de una cuenta que disminuye el saldo en la cuenta de activos y aumenta el saldo en las cuentas de pasivo y patrimonio.

Los débitos y créditos se utilizan para que la ecuación contable , que establece que activos = pasivos + capital del propietario, permanezca en equilibrio. Los activos son algo que posee una empresa. Los pasivos son algo que debe una empresa. El patrimonio del propietario es la cantidad de dinero que el propietario del negocio ha invertido personalmente en el negocio.

Depende de cómo se compre el inventario de mercancías en cuanto a qué cuentas se ven afectadas en los registros contables. Si el inventario se compra con efectivo, se debita en la cuenta de inventario el valor de la mercancía comprada y se acredita en efectivo por la compra. Si el inventario se compra a cuenta y se pagará en una fecha posterior, la cuenta de inventario aún se debita, pero la cuenta de cuentas por pagar se acredita. Cuando se realiza el pago en la cuenta, se debita la cuenta de las cuentas por pagar y se acredita la cuenta de efectivo.

Una vez que se realizan las entradas para cada transacción cuando ocurre, esa transacción se refleja en los registros contables.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, debería poder:

  • Describir el sistema de inventario perpetuo y el sistema de contabilidad de doble entrada.
  • Definir crédito y débito
  • Identificar la ecuación contable
  • Explicar cómo los registros contables se reflejan de manera diferente cuando el inventario se compra con efectivo y cuando se compra a cuenta.

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