Guía básica de Microsoft Word: barras de herramientas y vistas de documentos

Microsoft Word

Esta lección comenzará con un par de suposiciones. En primer lugar, se supone que Microsoft Word ya está instalado en su computadora y que está listo para abrir el programa y comenzar a trabajar. En segundo lugar, se supone que trabaja en una computadora personal (PC) y no en un dispositivo Apple.

Cuando abre Word por primera vez, tiene la opción de seleccionar un nuevo documento , que es un archivo de Word en blanco que se puede usar para escribir, gráficos, tablas y figuras. También hay plantillas que puede abrir, pero comprender los menús que discutimos en esta lección le ayudará con esas otras plantillas. Comenzando con el primer menú, proporcionaremos una breve descripción general de lo que se puede encontrar en ese menú y cómo puede ayudarlo a redactar un documento de aspecto profesional.

Esta lección se basa en la versión 2013 de Microsoft Word. Las instrucciones pueden diferir ligeramente de su experiencia si está utilizando una versión posterior.

Menús de Microsoft Word

En Word 2013, Microsoft ha dejado de usar el formato de menú en favor del formato de pestaña o cinta de herramientas. En este formato, cada pestaña en la parte superior de un documento abre un nuevo conjunto de opciones en el formato de la cinta: las opciones y los botones están dispuestos horizontalmente a lo largo de la parte superior de la página del documento. Aquí, revisaremos las nueve pestañas estándar en un documento de Word.

1. Archivo

Cuando abre un nuevo archivo en Word, la primera pestaña que verá es Archivo. Mire con atención, es posible que se lo pierda porque es de un color diferente al de las otras pestañas (según el esquema de color en el que tenga configurado su escritorio). La pestaña Archivo tiene justo lo que podría pensar: opciones relacionadas con todo el archivo, como guardar, imprimir, compartir y abrir.

2. Inicio

La pestaña Inicio tiene las funciones más utilizadas, especialmente en lo que respecta a la modificación de texto. En la pestaña Inicio puede seleccionar su fuente, tamaño, color, atributos (negrita, cursiva, subrayado) y alineación (izquierda, centro, derecha). También puede seleccionar un estilo , que es un texto predeterminado creado para adaptarse a determinadas partes del documento, como títulos, subtítulos y texto.

3. Insertar

En la pestaña Insertar , hay varias opciones. En un documento de Word, hay muchos tipos de ayudas visuales y aspectos destacados que puede agregar a un archivo para ayudar a resumir y presentar información. Es en la pestaña Insertar cinta donde puede encontrar opciones para gráficos, cuadros, hipervínculos, saltos de página, encabezados, pies de página, cuadros de texto e información de referencia, como fecha y hora, comentarios, números de página y marcadores.

4. Diseño

La pestaña Diseño puede ser muy útil o muy poco utilizada, dependiendo de su propia comprensión de Word. La mayor parte del espacio en la pestaña Diseño está ocupado por ejemplos de diseños de documentos que puede seleccionar, como documentos con títulos centrados, encabezados desplazados y texto justificado a la izquierda. Sin embargo, además de esas herramientas menos populares, la pestaña Diseño también incluye marcas de agua, color de página y bordes de página, que pueden ser utilizados por usuarios avanzados de Word.

5. Diseño de página

La cinta Diseño de página es una pestaña importante para determinar cómo se ve su documento. Esta es la pestaña que tiene las opciones para modificar los márgenes, la orientación de la página, el tamaño del papel, las columnas, las sangrías, el espaciado, los saltos de página y la organización de cualquier parte del documento, como texto y gráficos o tablas.

6. Referencias

La pestaña Referencias es una que quizás nunca use, o que se use mucho, según el tipo de trabajo que haga en Word. Para los estudiantes, la pestaña Referencias es la forma más fácil de insertar citas y referencias en el documento de Word. Puede ayudar a crear la página de referencia, la tabla de contenido, las notas al pie y las fuentes.

7. Correos

La pestaña Mailings es otro ejemplo de cómo las cintas se vuelven más complejas y oscuras a medida que continuamos en la parte superior de la página. La pestaña Correspondencia es donde iría a crear etiquetas, imprimir en sobres o realizar una combinación de correspondencia. Todas estas son herramientas muy útiles si las necesita.

8. Revisión

Aquí, puede encontrar las opciones de seguimiento de cambios, herramientas de comentarios, herramientas de traducción e idioma, y ​​lo que puede esperar ver en una sección de revisión: corrector ortográfico, diccionario de sinónimos, recuento de palabras, etc.

9. Ver

La última pestaña, a menos que haya sido lo suficientemente inteligente como para descubrir cómo agregar pestañas y reorganizarlas, es la pestaña Ver . Esta pestaña le permite dividir su vista en un diseño de cuatro pantallas, por lo que puede tener cuatro archivos de Word abiertos a la vez. También le permite ver su documento actual como acercado o alejado, y como una página o varias páginas, o algún otro tamaño personalizado.

Una de las opciones más importantes en la pestaña Ver son las vistas que puede cambiar cuando escribe. La vista predeterminada es el diseño de impresión, que le muestra su documento de la misma forma en que se imprimirá, incluido el número de páginas y los lugares donde comienzan y terminan las páginas. El segundo se llama modo de lectura, que es un modo que agranda la impresión para que pueda leerlo mejor y no le permite editar el documento mientras lo está leyendo. Finalmente, el diseño web toma todos los saltos de página de su documento y estira el texto al ancho de la pantalla, tal como se vería en la web si se publicara.

Resumen de la lección

Dediquemos un momento o dos a revisar lo que hemos aprendido sobre Microsoft Word. Es probable que Microsoft Word continúe siendo el procesador de texto preferido durante la próxima década. Es importante, tanto para leer y editar documentos que se le envían, como para escribir informes o memorandos que necesita proporcionar, que los principios básicos se entiendan fácilmente. Ciertamente, esta lección no fue una vista completa de todo lo que Word puede hacer, ni una revisión de todos los menús y pestañas que Word puede agregar, según los complementos que colocó en Word. Aquí están las cosas que cubrimos en esta lección:

• Nuevo documento , que es un archivo de Word en blanco que se puede usar para escribir, gráficos, tablas y figuras.
• La pestaña Archivo , que incluye opciones relacionadas con todo el archivo, como guardar, imprimir, compartir y abrir.
• La pestaña Inicio , que tiene las funciones más utilizadas, especialmente en lo que respecta a la modificación de texto.
• La pestaña Insertar , que tiene muchos tipos de ayudas visuales y aspectos destacados que puede agregar a un archivo para ayudar a resumir y presentar información.
• La pestaña Diseño , que tiene ejemplos de diseños de documentos que puede seleccionar.
• La pestaña Diseño de página , que es una pestaña importante para determinar cómo se ve su documento.
• La pestaña Referencias , que es la forma más sencilla de insertar citas y referencias en el documento de Word.
• La pestaña Mailings , que es otro ejemplo de cómo las cintas se vuelven más complejas y oscuras a medida que continuamos en la parte superior de la página.
• La pestaña Revisar , en la que puede encontrar las opciones de seguimiento de cambios, herramientas de comentarios, herramientas de idioma y traducción, y lo que puede esperar ver en una sección de revisión.
• La pestaña Ver , que le permite dividir su vista en un diseño de cuatro pantallas, para que pueda tener cuatro archivos de Word abiertos a la vez.

Sin embargo, si puede entender cómo moverse por las pestañas que se analizan en esta lección, después de algunas sesiones de uso de Word para crear sus propios documentos, hará clic de un lado a otro sin ningún problema.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador