Rodrigo Ricardo

Habilidades de comunicación profesional: Propósito, métodos y descripción general

Publicado el 2 julio, 2022

¿Qué es la comunicación profesional?

Las buenas habilidades de comunicación son cruciales para cualquier profesión y cualquier tarea profesional. Ya sea sentado en una reunión, asistiendo a una entrevista o enviando un correo electrónico a un cliente, la comunicación es de vital importancia. La comunicación profesional se define como formas orales, escritas, digitales o visuales de entrega de información en un lugar de trabajo. La comunicación profesional también implica diversas formas de hablar, escribir y responder dentro y fuera del entorno laboral. Se utiliza en memorandos, cartas, propuestas comerciales y comunicados de prensa.

Sin embargo, la forma en que las personas interactúan con colegas, clientes y socios comerciales ha cambiado constantemente. Las personas ya no tienen que estar en la misma oficina, edificio o incluso país para hacer negocios juntos. Estos cambios solo han hecho que la comunicación profesional efectiva sea más crucial. La mala comunicación en el mundo de los negocios podría conducir a la pérdida de dinero, energía, oportunidades y tiempo.

Habilidades de comunicación profesional

Las habilidades de comunicación profesional son cruciales para los líderes, estudiantes, gerentes y otros profesionales. Algunas de estas habilidades incluyen:

  • Escucha activa. Durante la comunicación, las personas deben prestar atención y buscar claridad sobre las ambigüedades.
  • Confianza. Al interactuar con otras personas, es esencial tener confianza. Esto se puede hacer manteniendo las perspectivas culturales sobre el contacto visual y una postura corporal relajada.
  • Señales no verbales. La comunicación no verbal implica diferentes tipos de lenguaje corporal: tono de voz, contacto visual y gestos con las manos al comunicarse con otras personas. Un tono amigable y una postura relajada del cuerpo hacen que uno se vea accesible.
  • Concisión. Se trata de transmitir un mensaje en pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de palabras que puedan confundir a la audiencia y mantener la atención de la gente.

Es crucial hacer que las habilidades de una persona se destaquen. Esto se puede hacer familiarizándose con lo que otros exigen durante la comunicación. La autoconciencia es una de las habilidades más importantes en la comunicación profesional. Se trata de tener una comprensión de la propia personalidad y comportamiento. La autoconciencia ayuda a una persona a comprender cómo la gente los percibe y anticipa las necesidades de los demás y, por lo tanto, ayuda a una persona a manejar sus respuestas durante una conversación.

Ejemplos de comunicación profesional

Los siguientes son algunos ejemplos de comunicación profesional:

  • Comunicación escrita. Cualquier mensaje escrito intercambiado entre dos o más personas. Informes, propuestas, correos electrónicos, cartas y memorandos son ejemplos de comunicación escrita en un entorno profesional. La comunicación escrita generalmente se considera más formal que otros tipos de comunicación.
  • Comunicación oral. Comunicación con palabras habladas. Por ejemplo, las presentaciones, las reuniones de personal, las reuniones de negocios y las entrevistas son instancias en las que se utiliza la comunicación oral.
  • Comunicación visual. La comunicación visual se puede incorporar cuando se realiza una presentación en la oficina, se hacen publicaciones en las redes sociales de la empresa o se presenta en una conferencia.
  • Comunicación basada en tecnología. En el siglo XXI, la adopción de tecnología ha ido en aumento, incluidas las formas de comunicación. Algunos casos en los que se utiliza la tecnología para hacer una comunicación profesional incluyen llamadas de conferencia, entrevistas telefónicas y videollamadas.

Los ejemplos de comunicación profesional mencionados anteriormente facilitan el crecimiento organizacional. Facilitan la comunicación a pesar de la distancia potencial entre las partes involucradas.

Una conferencia telefónica es una forma de comunicación profesional.

Una imagen de cuatro hombres y una mujer sentados en sillas azules alrededor de una mesa marrón y realizando una conferencia telefónica en una pantalla

¿Cuál es el propósito de la comunicación profesional?

Algunos de los mejores comunicadores del mundo profesional son Steve Jobs y Oprah Winfrey. Han inspirado al mundo con sus mensajes. Steve Jobs fue capaz de convertir a Apple en la enorme empresa que es hoy. Oprah construyó su marca en torno a sus habilidades de comunicación, entrevistando a personas con compasión e invitando a su audiencia a través de un exitoso programa de entrevistas.

En el lugar de trabajo, las habilidades de comunicación profesional son cruciales por las siguientes razones:

  • Las habilidades de comunicación profesional aseguran que se elijan los métodos correctos de comunicación. Por ejemplo, en algunos casos, puede ser apropiado enviar un correo electrónico en lugar de hacer una llamada según la urgencia del mensaje.
  • Ayuda a evitar malentendidos. Las habilidades de comunicación deficientes aumentan las posibilidades de que se malinterprete un mensaje. Un buen dominio de la comunicación profesional minimiza las posibilidades de malentendidos.
  • Ayuda a un grupo a trabajar con eficacia. Trabajar en equipo requiere que las personas se comuniquen regularmente. Las personas necesitan escuchar las ideas de otras personas para poder comunicarse de manera efectiva. La buena comunicación construye una relación de trabajo positiva y, por lo tanto, mejora la productividad de los demás.

En el lugar de trabajo, una buena comunicación profesional puede inspirar a otros. Las personas no nacen buenas presentadoras y comunicadoras. Algunas de estas habilidades se dominan con el tiempo.

Cómo comunicarse profesionalmente

Para comunicarse profesionalmente, hay varias estrategias que uno podría usar. Ninguna estrategia puede funcionar para todas las personas, pero algunas exitosas incluyen:

  • Usando viñetas para más detalles. Las viñetas atraen la atención de los lectores hacia la información más importante. Por lo tanto, facilitan el escaneo de un documento en busca de puntos cruciales.
  • Ser conciso en las comunicaciones escritas. Es mucho más probable que los lectores presten atención a un mensaje más corto que a uno más largo. Un mensaje conciso es más memorable y deja un impacto duradero en el lector. Los mensajes concisos aumentan la productividad, reducen los conflictos, fomentan la innovación y aumentan la eficiencia.
  • Atención a la cultura. Por ejemplo, en algunas culturas el contacto visual se considera un signo de confianza. En otros, se considera de mala educación.
  • Pensándolo dos veces antes de presionar enviar. Es importante al enviar un mensaje escrito pensar dos veces antes de enviarlo. Una vez que se envía un correo electrónico, no se puede hacer nada. Cualquier daño causado es irreversible.

Además, las personas deben tener cuidado con lo que publican en las cuentas de las redes sociales, ya sea personal o de empresas. Las publicaciones imprudentes en los medios pueden dañar la reputación de un individuo o una empresa. También puede influir en los empleadores potenciales. Cada vez más, los empleadores realizan búsquedas en línea para investigar la presencia de los empleados potenciales en las redes sociales.

Resumen de la lección

La comunicación profesional es el uso de formas orales, escritas, digitales o visuales de entrega de información en un contexto laboral. La escucha activa, la confianza, las señales no verbales y la concisión son algunas de las habilidades de comunicación profesional. Sin embargo, la autoconciencia es la habilidad más importante en la comunicación profesional. Se trata de ser capaz de comprender la personalidad y el comportamiento último de uno. Facilita la gestión de las respuestas durante una conversación. Escrito, oral y visual son algunos ejemplos de tipos de comunicación profesional.

La comunicación profesional garantiza que los grupos puedan trabajar con eficacia. También asegura que no haya malentendidos. Muchas personas no nacen buenos presentadores y comunicadores. Se necesita tiempo para dominar las habilidades de comunicación. Los ejemplos de comunicación profesional en el lugar de trabajo incluyen el uso de viñetas para obtener más detalles, ser conciso en las comunicaciones escritas y pensar dos veces antes de presionar enviar. Las personas deben practicar la cautela al hacer publicaciones en las redes sociales . Las redes sociales tienen el potencial de dañar la reputación ya que los empleadores realizan una búsqueda en línea para ver la presencia de sus empleados en los medios.

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