Habilidades de negociación y resolución de conflictos para la gestión de proyectos

Negociaciones

Un director de proyecto tiene muchas funciones durante un proyecto. Uno de los dos sombreros que el gerente de proyecto siempre parece usar es el de negociador. Las negociaciones pueden ocurrir durante cualquier fase del proyecto y varias veces durante cada fase. Los gerentes de proyecto pueden negociar con el equipo del proyecto, los clientes y las partes interesadas. Algunos gerentes de proyecto son muy buenos negociando, mientras que otros no son tan buenos. Un buen negociador sabe que hay dos clasificaciones principales de negociaciones: competitivas y colaborativas.

Una negociación competitiva es un tipo de negociación que es como una batalla real en la que el ganador se lo lleva todo. Un lado intenta obtener todo el recurso y no compartirlo. Este es un tipo de negociación peligrosa, ya que se pueden quemar puentes y herir los sentimientos.

Una negociación colaborativa es lo opuesto a una negociación competitiva. Este tipo intenta convertir a ambas partes en ganadoras, lo que también se conoce como negociaciones de ganar-ganar. La mayoría de los gerentes de proyectos buscan usar negociaciones colaborativas, ya que construirán alianzas a largo plazo y disminuirán la posibilidad de conflictos más adelante.

Consejos para negociar

Los siguientes consejos ayudarán a un gerente de proyecto a negociar, sin importar si utilizará negociaciones competitivas o colaborativas. El primer consejo es la planificación; el director del proyecto debe hacer su tarea y recopilar la mayor cantidad de información posible sobre la situación. Como dice el viejo refrán, el conocimiento es poder. El segundo consejo es preparar el escenario de la negociación. Analice por qué es necesaria la negociación y los posibles resultados, tanto positivos como negativos. El tercer consejo es regatear. El director del proyecto debe planear dar y recibir para ayudar con las negociaciones. El consejo final es poner el acuerdo final por escrito.

Así que esos eran consejos prácticos, ahora te estás preguntando si hay algo que no debes hacer. Por supuesto que los hay. El gerente de proyecto nunca debe entablar negociaciones sin estar preparado (sin investigar), comenzar con declaraciones poco razonables, seguir fastidiando cuando no es productivo o no mantener la calma cuando las cosas no salen como él quiere.

La resolución de conflictos

El segundo sombrero que siempre parece llevar un director de proyecto es el de resolver conflictos. La resolución de conflictos, al igual que las negociaciones, puede ocurrir durante cualquier etapa del proyecto y puede ocurrir entre el equipo del proyecto, las partes interesadas y los clientes. Entonces, ¿cómo resuelve un conflicto un gerente de proyecto? Bueno, lo primero que debe hacer es:

Separar

El primer elemento que debe hacer un gerente de proyecto es separar el conflicto en problemas y personas. El director del proyecto siempre debe recordar que las personas tienen sentimientos y pueden albergar resentimientos durante un tiempo. El director del proyecto debe recordar que las personas son personas, y los problemas son, bueno, problemas; esa es una forma prolija de decir que el trabajo es trabajo. Después de la separación, el director del proyecto puede confrontar a las partes, retirarse del conflicto o intervenir y dar una resolución.

Confrontar

En un proyecto, el director del proyecto (la mayoría de las veces) es la autoridad final cuando se trata de la resolución de conflictos. El director del proyecto se enfrenta a ambas partes y las escucha para una resolución rápida. El director del proyecto tiene la autoridad para tomar decisiones a favor de una u otra parte.

Retirarse del conflicto

Aquí es donde el director del proyecto se retirará del conflicto y dejará que las cosas se resuelvan por sí mismas. Años de experiencia han enseñado a los directores de proyectos veteranos que esta no es una buena forma de resolver conflictos.

Compromiso

El director del proyecto negociará una solución colaborativa al conflicto. El director del proyecto tratará de encontrar un término medio que permita que ambas partes se vayan sintiendo que han ganado. Esto ayudará a suavizar las cosas con cada lado.

Conceder

Algunos conflictos no merecen el tiempo de ambas partes. Cuando el director del proyecto determina cuál es el problema, puede hacer arreglos para que una de las partes gane y la otra se retire. Esto sería como negociaciones competitivas.

Consejos para tener éxito en la resolución de conflictos

El director del proyecto puede confiar en sus años de experiencia para ayudar a resolver conflictos. El director del proyecto puede utilizar algunos consejos para ayudar a resolver el conflicto. El primer consejo es documentar adecuadamente el conflicto cuando surja. Esto permitirá que el director del proyecto comprenda plenamente la situación. El siguiente consejo es que el director del proyecto hable con cada lado de forma independiente y tome notas durante las reuniones. Esto permite una atmósfera más abierta donde las partes pueden comunicarse libremente con el gerente del proyecto. El director del proyecto tiene que escuchar lo que dicen ambas partes y lo que es importante para cada una de ellas. El último consejo para el director del proyecto es, si todo lo demás falla, llamar a un mediador. Un mediador es una parte imparcial que escuchará a ambas partes y hará una recomendación al director del proyecto sobre la resolución del conflicto.

Anteriormente discutimos la importancia de separar a las personas y los problemas. No puedo enfatizar eso lo suficiente. Muchos directores de proyectos tienen dificultades con este tema. Recuerde que un gerente de proyecto debe tener el proyecto en el centro de su mente y que necesita un equipo de alto desempeño. El trabajo es trabajo y las personas son personas. La resolución del problema debe centrarse en los intereses, no en las posiciones. Muchos gerentes de proyectos débiles han tomado malas decisiones al lidiar con conflictos, solo porque una de las partes involucradas era superior a ellos.

Resumen de la lección

Los conflictos y las negociaciones pueden ocurrir en cualquier momento durante un proyecto. El director del proyecto debe resolver ambos con éxito para que el proyecto sea un éxito. Hay dos tipos de negociaciones: 1) competitivas , que es una negociación en la que el ganador se lleva todo y 2) colaborativas, que busca un beneficio mutuo para ambas partes. Hay muchos tipos de técnicas de resolución de conflictos. Cuando se trata de un conflicto, el director del proyecto debe separar el problema de las personas. El director del proyecto deberá utilizar una comunicación abierta y discutir el problema con ambas partes. El director del proyecto tiene algunas opciones para resolver conflictos; puede afrontar el conflicto, que es donde escucha y luego decide una solución. El director del proyecto puede determinar que una resolución de compromiso (ganar-ganar) o conceder (el ganador se lleva todo) funcionará mejor. La peor técnica es que el director del proyecto se retire del conflicto. Si todas las técnicas fallan, el director del proyecto puede llamar a un mediador que hará una recomendación de resolución.