Impedimentos en la gestión de proyectos Scrum

¿Qué son los impedimentos?

Lakshmi se ha capacitado recientemente para ser Scrum Master , lo que significa que su objetivo principal es permitir que su equipo complete el trabajo del proyecto de la manera más eficiente posible, principalmente a través de la resolución de impedimentos. Algunos miembros del equipo asumen que ella es responsable de resolver todos los problemas, mientras que otros sienten que no necesitan su ayuda. Se da cuenta de que tendrá que ayudar a su equipo a comprender cómo se resuelven los impedimentos.

Un impedimento es todo aquello que ralentiza al equipo y retrasa la finalización del trabajo del proyecto. Scrum , que es la forma más común de metodología de proyectos ágiles, es particularmente vulnerable a los impedimentos. El trabajo del proyecto se divide para que sea más pequeño y manejable, tomando la forma de historias de usuario . Estas historias de usuario se trabajan en intervalos, generalmente durante dos a cuatro semanas conocidas como sprints , con la expectativa de que cada una esté completamente desarrollada y probada. Esto deja poco margen de error, por lo que una de las responsabilidades cruciales de un Scrum Master es asegurarse de que se resuelvan los impedimentos.

Identificación de impedimentos

Siempre que Lakshmi y su equipo encuentran un impedimento, el primer paso necesario para resolverlo es identificarlo. Esto incluye dar a conocer su existencia, así como determinar su impacto. Tan pronto como surja un problema, se debe informar a cualquiera que se vea afectado por él. Esto ahorra tiempo y esfuerzo que podría dedicarse a lo que esté bloqueado por el impedimento. Además, el impedimento debe plantearse en la próxima reunión diaria , que es donde cada miembro del equipo discute el trabajo que ha completado, el trabajo que pretenden completar a continuación y cualquier problema que haya surgido. Si bien es repetitivo para las personas que ya son conscientes del impedimento, es necesario que todo el equipo esté al tanto de cualquier problema que exista.

Una vez que se conoce la existencia de un impedimento, es importante determinar su impacto. Normalmente, esto se hace clasificándolo como local o global. Los impedimentos locales son problemas que afectan a una sola historia de usuario o un miembro individual del equipo. Estos deben estar vinculados a la historia de usuario aplicable en términos de documentación o si las historias de usuario están representadas visualmente de alguna manera, como tarjetas de notas en una pizarra. Los impedimentos globales son elementos más grandes que afectan a varios miembros del equipo y / o múltiples historias de usuarios. Estos también deben documentarse o representarse visualmente, pero se mantienen separados de las historias de usuarios específicas.

Tomando acción

Una vez que se ha comunicado un impedimento al equipo y se ha identificado como un problema local o global, el siguiente paso es actuar. Esto parece una progresión sencilla, pero tomar medidas es la parte más difícil de resolver un impedimento. Implica una combinación de saber qué acción tomar y quién es mejor para tomar esa acción.

La mayoría de las veces, los impedimentos globales los resuelve principalmente el Scrum Master. Esto se debe a que estos problemas generalmente no se pueden resolver dentro del equipo, sino que involucran a partes externas. El equipo de desarrollo debe poder concentrarse únicamente en el trabajo del proyecto y es el Scrum Master quien debe manejar los elementos fuera del trabajo del proyecto. Por ejemplo, el departamento de Operaciones podría retirar a un miembro del equipo del trabajo del producto para realizar el soporte de producción. El Scrum Master podría trabajar con Operaciones para establecer pautas más estrictas en torno a los problemas de soporte de producción o proponer la creación de un equipo dedicado para esta tarea.

Los impedimentos locales pueden ser resueltos por el Scrum Master, el equipo de desarrollo o una combinación de ambos. Estos elementos suelen estar bajo el control del equipo. Por ejemplo, un problema de acceso de seguridad para un tester podría resolverse si el tester obtiene el acceso necesario o el Scrum Master lo reasigna a alguien que ya tiene acceso. Depende del Scrum Master determinar quién resuelve un impedimento. Es valioso para el equipo estar empoderado y ser capaz de resolver problemas, pero es problemático si están sobrecargados con el trabajo adicional de resolver impedimentos. El Scrum Master debe encontrar el equilibrio.

Prevenir impedimentos

Lakshmi se siente segura de que su equipo comprende cómo manejar los impedimentos que surgen y su papel en su resolución. Sin embargo, sería ideal si los impedimentos nunca surgieran en primer lugar. El equipo puede buscar minimizar los impedimentos previniéndolos. La prevención viene mejor en el contexto de dos reuniones de Scrum, planificación de sprint y retrospectiva de sprint.

Al comienzo de cada sprint, en Sprint Planning , el equipo revisa las historias de los usuarios, estima el tiempo y el esfuerzo para completarlas y se compromete con ellas para el sprint. Es en este momento que se pueden abordar cuestiones como las historias de usuarios que son demasiado grandes o las ausencias conocidas del equipo. Al final de cada sprint, en Sprint Retrospective , el equipo analiza lo que salió bien, lo que no salió bien y las áreas de mejora. Este es un foro donde se puede discutir la causa raíz de los impedimentos y cómo se pueden prevenir en futuros sprints.

Resumen de la lección

Los impedimentos surgen en cada proyecto. En Scrum , los impedimentos son extremadamente impactantes porque cada vez que el equipo de desarrollo asume las historias de usuario , el compromiso es completarlas dentro del sprint . Depende del Scrum Master asegurarse de que los impedimentos se resuelvan y que el equipo pueda completar su trabajo. Cuando surgen impedimentos, deben informarse de inmediato a las personas directamente afectadas por ellos, así como comunicarse al equipo completo en la próxima reunión diaria.. Una vez que se conocen los impedimentos, deben identificarse como globales o locales, ya que esto afecta cómo se abordan y quién los aborda. Los impedimentos globales generalmente son abordados por Scrum Master porque involucran factores externos al equipo. Los impedimentos locales pueden ser resueltos por el Scrum Master o el equipo, dependiendo de lo que el Scrum Master considere mejor. Idealmente, la aparición de impedimentos se minimiza mediante la prevención, ya sea al inicio del sprint durante la planificación del Sprint o aprendiendo de la experiencia en Sprint Retrospective .

Rodrigo Ricardo Editor y fundador