La importancia de la organización
¿Alguna vez has conocido a alguien a quien llamaste ‘ultraorganizado’? Organizada, Ora clasifica y archiva sus cupones, mantiene sus citas ordenadamente en un calendario, nunca llega tarde a una cita y su cabello siempre está perfectamente peinado. Y luego está Dora Desorganizada. La desorganizada Dora nunca puede encontrar su bolso o su billetera, con frecuencia olvida fechas y recordatorios importantes, pierde el rastro de papeles vitales y, en general, es un desastre. Hay algo que decir sobre la naturaleza tranquila, fresca y serena de una persona organizada. Parecen tenerlo todo bajo control, dan una buena primera impresión, tienen sus niveles de estrés bajo control y parecen confiados y capaces. Lo mismo ocurre con los espacios que muchos de nosotros ocupamos a lo largo del día: nuestras instalaciones de oficina. Una oficina con una organización adecuada, o una forma ordenada o metódica de hacer las cosas, puede contribuir al bienestar tanto de tus empleados como de tu negocio en su conjunto. Podría ser tan simple como organizar todo el papel y los suministros de oficina en un armario de almacenamiento, asegurarse de que los suministros de limpieza se devuelvan a una ubicación central o colocar equipos importantes como fotocopiadoras y máquinas de fax en un lugar de fácil acceso. Aquí hay algunos beneficios de considerar mantener una oficina limpia y ordenada: 1. Mantiene alta la moral (o las actitudes mentales y emocionales relacionadas con la profesión): un espacio de trabajo organizado puede ser el catalizador para un personal organizado. Es más probable que los trabajadores que se enorgullecen de su oficina se organicen personalmente en el trabajo, mantengan limpias las áreas comunes y mantengan procesos ordenados en su archivo, correspondencia y más. Esos comportamientos también pueden contagiarse de un empleado a otro. 2. Muestra un alto grado de profesionalismo: ¿ Te contrataría si entraras en tu oficina? Piénsalo. Las primeras impresiones de un negocio son importantes para ayudar a adquirir clientes y mantenerlos seguros de sus habilidades. Una oficina organizada demuestra que te tomas tu trabajo y el de ellos en serio. 3. Es bueno para la seguridad y el bienestar: A veces nos rodean prácticas de trabajo inseguras y ni siquiera nos damos cuenta. Un derrame en el piso podría causar que alguien se caiga; los alimentos viejos que se dejan en el refrigerador pueden hacer que un empleado se enferme. Los espacios limpios son espacios seguros y también pueden reducir el estrés y tener una serie de otros beneficios positivos para la salud. 4. Hace las cosas más eficientes: Trabajar en medio del caos puede causar problemas personales y comerciales, como estrés, pérdida de productividad, pérdida de tiempo y, en última instancia, pérdida de dinero. Crear una atmósfera que sea eficiente y estructurada agiliza los trabajos y hace que todos sean más felices y productivos.
Pasos en la organización
El arte de la organización tiene que ver con el último punto de la sección anterior: la eficiencia. Imagine poder ir directamente al archivo que necesita y encontrarlo. Imagine que está buscando una pieza en particular y puede ir directamente al estante donde ha sido catalogado, y ahí está. La organización en las oficinas variará según el espacio que tenga, los procesos que configure y el sistema que implemente, pero estas son algunas de las mejores prácticas para iniciar el proceso de organización. 1. Ordenar. El archivador, el sistema de estanterías y herramientas similares son útiles en este paso para ayudar a que los papeles y otros artículos encuentren un lugar, mientras tiras las cosas que realmente no necesitas. 2. Ordenar. La limpieza es buena para oficinas enteras (¿tiene equipos rotos todavía por ahí?) y oficinas individuales (¿puede ver su escritorio?). Deshazte de las cosas que no necesitas ni usas y encuentra un sistema para almacenar y administrar las cosas que haces, sin que todo estorbe. 3. Doma a la bestia enredada. Todos tenemos muchos cables y alambres que van desde los escritorios, las computadoras y los zócalos de nuestras oficinas. Reúna esos cables y alambres, amárrelos y córtelos cuidadosamente u ocúltelos. Los profesionales de TI en su oficina deberían poder ayudar. 4. Dispóngalo bien. El diseño de una oficina debe tener un flujo eficiente y funcional. Coloque equipos como máquinas de fax y fotocopiadoras en ubicaciones centrales de fácil acceso. Mantenga los archivadores al alcance de la mano de su escritorio, si es posible. Si los clientes vienen a su lugar de trabajo, asegúrese de que los escritorios y los mostradores estén ubicados de manera que les permitan navegar fácilmente por el plano de planta.
Resumen de la lección
La organización, o una forma ordenada o metódica de hacer las cosas, dentro de una oficina puede brindar eficiencia y profesionalismo tanto al aspecto como al funcionamiento de una empresa. Además de ayudar a mantener alta la moral (o las actitudes mentales y emocionales relacionadas con la profesión), crea espacios que contribuyen a la salud y el bienestar de todos los empleados. Para empezar, separa las cosas que necesitas guardar de las que no y descarta la pila de ‘no guardar’. Ordene todas las áreas, especialmente los equipos rotos o los artículos que no se utilizan. Doma a la bestia enredada y mantén tus cables limpios y ordenados. Diseñe su espacio de oficina correctamente para maximizar el flujo y el trabajo de los empleados y la estética y la funcionalidad para los clientes.
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