Industria de planificación de eventos: tendencias y crecimiento

Planificación para el futuro

Jodi recién está comenzando en la planificación de eventos, pero ha descubierto que hay muchos planificadores de eventos en su pequeña comunidad en las afueras de Denver, Colorado. ¡Jodi necesita construir su negocio rápidamente!

Su competencia está trabajando en marketing, pagando vallas publicitarias y varios anuncios, además de configurar cuentas de redes sociales. Si bien esas son excelentes estrategias para correr la voz sobre un negocio, Jodi quiere enfocar el crecimiento de su negocio de una manera diferente para superar a sus competidores. Decide investigar un poco y compilar una lista de tendencias en la industria de la planificación de eventos que pueden ayudar a que su pequeño negocio crezca.

La lista de tendencias principales

Una tendencia es ‘una dirección general en la que algo se está desarrollando o cambiando’. Para una industria como la fabricación de automóviles, una tendencia podría ser la instalación de nuevas tecnologías en un vehículo; en la moda, podría ser un nuevo estilo de jeans o un color favorito. En la industria de la planificación de eventos, esto significa un mayor uso de la tecnología y la personalización de su evento.

Aquí está la lista de las principales tendencias en la planificación de eventos que Jodi descubrió mientras investigaba:

Tendencias tecnológicas

1. Adopte la tecnología . Si no está claro a estas alturas, adoptar la tecnología es crucial para hacer crecer su evento y su negocio. Casi el 90 por ciento de los planificadores de eventos tienen la intención de utilizar una aplicación móvil en su evento. Esto resuena claramente ya que el uso de aplicaciones móviles para eventos por parte de los asistentes aumentó del 85 al 94 por ciento entre 2015 y 2016. Las aplicaciones móviles se pueden usar para todo, desde simplificar el registro de invitados hasta proporcionar información durante un evento y solicitar comentarios después.

2. No tenga miedo de las reuniones virtuales y seminarios web. Los espacios de reuniones virtuales, de costo relativamente bajo tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes, son uno de los segmentos de reuniones programadas de más rápido crecimiento. Los asistentes pueden aprovechar una experiencia desde la comodidad de su hogar u oficina, y los planificadores pueden llegar a un público más amplio que de otro modo no podría asistir.

3. Los datos le ayudan a crear mejores reuniones. La recopilación y el análisis de datos de un evento a otro puede ayudarlo a crear conferencias y reuniones mejores, más eficientes y con más demanda. Si sabe exactamente lo que les gusta o no les gusta a sus asistentes porque reunió esos datos, puede incorporar esas sugerencias para hacer que el evento del próximo año sea aún más agradable y efectivo para las personas.

4. Personaliza el momento. Ya sea solicitando solicitudes de cosas que a los asistentes les gustaría ver en un evento o proporcionando aplicaciones de teléfonos inteligentes para conferencias personalizadas con restaurantes y atracciones locales, ofrecer una experiencia personalizada hará que los invitados regresen por más.

Tendencias experienciales

1. Solicite oradores interesantes. Los diversos oradores con perspectivas frescas y pensamiento creativo seguramente mantendrán a los asistentes interesados ​​y despertarán el interés en su evento, aumentando las inscripciones.

2. Practique la sostenibilidad. Hay cada vez más expectativas de prácticas ecológicas en todo, desde envases biodegradables hasta la donación de artículos sobrantes o no utilizados a varios socios comunitarios. Un compromiso con las prácticas ambientales y sociales responsables proporciona buenas vibraciones que el público querrá apoyar.

3. Conviértalo en una experiencia . Los expertos coinciden en que existe una tendencia que se aleja de un «evento» hacia una «experiencia». Un evento puede tener lugar durante un día o un retiro de fin de semana, pero la experiencia comienza antes de que comience una conferencia. Los organizadores usan las redes sociales y otras tecnologías para generar interés y conectarse con los asistentes con anticipación, estas comunicaciones continúan durante el evento e incluso abarcan un resumen posterior al evento. Este tipo de experiencia integral ayuda a mantener a las personas comprometidas, haciendo crecer sus relaciones, y el número de eventos, año tras año.

Las experiencias creadas a partir de eventos temáticos o comunidades que ocurren naturalmente, como las mamás o los jugadores, son un ajuste natural para ser un evento animado.

4. Haga sus obsequios centrados en la actividad. En lugar de invertir dinero en llaveros de marca y bolas de estrés, los organizadores de eventos deberían considerar ofrecer momentos en lugar de recuerdos. Los boletos para las atracciones del área o la asociación con restaurantes locales pueden mejorar la experiencia de un huésped más que una camiseta con el tema de la conferencia de este año. Los asistentes ven esto como un incentivo adicional para dedicar su tiempo y dinero a un evento.

Resumen de la lección

Al comprender algunas de las tendencias más importantes en la industria de la planificación de eventos, Jodi ha desarrollado una buena comprensión de lo que debe hacer para tener éxito en la organización de conferencias y reuniones y en el crecimiento de su negocio. Entre las tendencias más importantes que descubrió fueron personalizar el momento y crear una experiencia para los asistentes. Jodi también puede hacer uso de nuevas tecnologías y datos para mejorar lo que puede proporcionar a sus registrantes y otras personas que estén considerando registrarse.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador