Instrucciones técnicas: propósito, contenido y estructura

Publicado el 9 diciembre, 2020

Instrucciones tecnicas

Franny se enfrenta a un gran desafío. La contrataron para escribir el manual de instrucciones de un calentador de biberones que usa una interfaz de computadora para calentar los biberones a la temperatura adecuada para los bebés. Las madres y los padres pueden controlar el calientabiberones desde sus teléfonos, computadoras o desde la pantalla táctil del calientabiberones.

Pero Franny está preocupada. Nunca antes había escrito un manual de instrucciones para algo de tan alta tecnología. ¿Qué debería escribir ella? ¿Y cómo deben formatearse las instrucciones?

Las instrucciones técnicas ofrecen orientación a los usuarios sobre un producto tecnológico específico. En otras palabras, son exactamente lo que parecen: son instrucciones para productos tecnológicos. Para ayudar a Franny a redactar su manual de instrucciones técnicas, echemos un vistazo al propósito de las instrucciones técnicas y cómo su contenido y estructura funcionan juntos.

Propósito

Franny necesita escribir las instrucciones técnicas del nuevo calientabiberones de alta tecnología. Pero no está segura de por dónde empezar o qué hacer primero.

Lo primero que debe hacer un escritor al escribir algo es identificar el propósito de la pieza o el motivo de la pieza. Para Franny, su propósito podría ser que necesite pagar sus facturas y que le paguen por escribir las instrucciones, pero ese no es el tipo de propósito que necesita identificar antes de escribir. En cambio, necesita comprender por qué son necesarias las instrucciones.

Las instrucciones técnicas se refieren a la resolución de problemas. Son una forma de mostrar a las personas cómo utilizar un producto técnico, y también destacan los posibles problemas que el usuario puede encontrar y cómo solucionarlos.

Por ejemplo, el calentador de biberones tiene una función de ‘calentamiento rápido’ donde un padre puede presionar un botón que hace que el biberón se caliente más rápido de lo normal, en solo unos segundos. Pero si el usuario presiona ese botón antes de decirle al calentador de biberones el tamaño de la botella en el calentador, el producto se cortará y no calentará en absoluto hasta que se reinicie. ¡Esto puede ser un problema! En sus instrucciones, Franny querrá dejar en claro que el usuario debe ingresar el tamaño de la botella primero y luego presionar el botón de calentamiento rápido. También debe incluir instrucciones sobre cómo restablecer el calentador de biberones si se corta debido a que se presionó el botón primero.

Contenido y estructura

Franny entiende que necesita enfocar su escritura en la resolución de problemas para los usuarios del calienta biberones. Pero, ¿qué significa eso exactamente? ¿Qué información debería incluir en las instrucciones técnicas y cómo debería organizar esa información?

En los manuales técnicos, el contenido y la estructura trabajan juntos para hacer que tanto las instrucciones como el producto sean fáciles de usar. La mayoría de los manuales técnicos comienzan con una página de título y un índice para orientar al lector sobre lo que está leyendo y cómo está organizado.

Después de la tabla de contenido, muchos manuales técnicos ofrecen advertencias de seguridad y una guía del usuario para las funciones principales del producto. Por ejemplo, Franny querrá incluir instrucciones breves sobre cómo usar el calienta biberones en la sección de la guía del usuario. Además, querrá incluir advertencias de seguridad, como el hecho de que si el biberón se calienta más de una vez, puede quemar al bebé o un recordatorio de que las clavijas solo deben enchufarse a un enchufe seguro con conexión a tierra. De lo contrario, puede causar problemas, incluidos incendios domésticos.

La guía del usuario y las advertencias de seguridad son el núcleo de las instrucciones técnicas. Son donde la mayoría de los usuarios irán primero y ofrecen un lugar para que los usuarios comiencen. Si un padre solo lee esa sección en las instrucciones de Franny, sabrán exactamente cómo usar el calienta biberones y probablemente no necesitarán saber nada más.

Pero a veces, los usuarios experimentarán problemas. ¿Recuerda que si los usuarios presionan el botón de calentamiento rápido antes de decirle al calentador de qué tamaño es la botella, la máquina corta? Este es un ejemplo de un problema que pueden experimentar los usuarios. Problemas como este son la razón por la que, después de la guía del usuario y las advertencias, Franny querrá incluir una sección de solución de problemas que cubra problemas comunes.

Después de la sección de solución de problemas, también querrá incluir preguntas frecuentes o FAQ para abreviar. Debido a que el producto sobre el que está escribiendo es un producto nuevo, las preguntas frecuentes pueden provenir de usuarios beta o pueden ser preguntas que Franny o la compañía anticipan que la gente hará. Si estaba escribiendo el manual de un producto que había existido por un tiempo, entonces podría recopilar las preguntas reales que los usuarios tenían a lo largo de los años.

Finalmente, las instrucciones técnicas de Franny terminarán con una sección dedicada a más ayuda e información de contacto. En esta sección, Franny describirá cómo ponerse en contacto con la empresa si el usuario tiene problemas o preguntas adicionales.

Recuerde que el propósito de las instrucciones técnicas es solucionar problemas para el usuario. Observe cómo cada sección del manual, desde la tabla de contenido hasta la información de contacto, se centra en este propósito. La misión de Franny como escritora es tratar de evitar cualquier posible problema para que los usuarios del calientabiberones tengan la mejor experiencia posible y sin problemas.

Resumen de la lección

Las instrucciones técnicas son comunicaciones escritas destinadas a ofrecer orientación a los usuarios de un producto tecnológico específico. Su objetivo principal es resolver problemas y evitar cualquier problema que los usuarios puedan experimentar al usar el producto. Las instrucciones técnicas incluyen la página de título y el índice, la guía del usuario y las advertencias de seguridad, la sección de solución de problemas, las preguntas frecuentes (o FAQ para abreviar) y una sección dedicada a más ayuda e información de contacto.

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