Intercambio de conocimientos: mejores prácticas y herramientas

Intercambio de conocimientos: mejores prácticas y herramientas

¿Alguna vez te ha preocupado que si un compañero de trabajo deja la empresa, todo lo que sabe se iría con él? ¿Dedica demasiado tiempo a buscar respuestas a lo que parece ser una pregunta sencilla dentro de su empresa? ¿Alguna vez has querido compartir una gran idea, pero no sientes que tienes una plataforma para ese tipo de comunicación? Bueno, está a punto de aprender lo que el intercambio de conocimientos puede hacer por usted.

El intercambio de conocimientos es parte del proceso de gestión del conocimiento, donde la información se ha recopilado y puesto en contexto para que tenga más sentido. Hay dos tipos de conocimiento: explícito y tácito . El conocimiento explícito es cuantitativo o se puede medir. Este tipo de conocimiento a menudo se puede encontrar en documentos impresos o electrónicos en toda la empresa. Conocimiento tácitose aprende de la experiencia y se implica sin que se indique. A menudo es un proceso que viene con la exposición a lo largo del tiempo a través de la interacción con las personas. Por ejemplo, sabe que el departamento de nómina libera los cheques de pago el último viernes del mes. Esta información se muestra en el sitio de intranet de la empresa para que todos los empleados accedan. Este es un conocimiento explícito. Sin embargo, los cheques de pago a menudo están listos los jueves por la tarde, y los empleados de mucho tiempo saben que si le preguntan al asistente de oficina, los fondos se pueden recoger temprano. Este es un conocimiento tácito.

El acto de recopilar, almacenar y compartir esta información para que cualquiera pueda beneficiarse de ella es la gestión del conocimiento . A menudo aumenta la productividad y ahorra dinero.

Componentes del conocimiento

El conocimiento permite a las personas actuar y se crea a través de un proceso de construcción a lo largo del tiempo:

1. Los datos son cifras y hechos sin sentido.
2. La información es cuando se han organizado estos datos.
3. El conocimiento es información a la que se le ha dado contexto.

Imagine que escucha a sus compañeros de trabajo hablar sobre un formulario de pedido que se ha encontrado tirado en el suelo. Se le dice que en el formulario están escritas las frases ‘PPS’, ‘dos’ y ’13’. Estos datos no tienen sentido. Cuando vea el formulario de pedido, verá que PPS aparece como el tipo de producto. Dos se escribe como la cantidad y 13 se escribe como el precio. Estos datos unidos son ahora información. Nunca antes había visto este formulario. Hay un número de teléfono en la parte superior del formulario. Usted llama y descubre que PPS significa ‘Salchicha de pepperoni personal’ y se da cuenta de que, cuando se pone en contexto, esto crea el conocimiento necesario para comprender que uno de sus compañeros de trabajo ha extraviado su formulario de pedido para el almuerzo en un restaurante local.

Cambio cultural de la empresa

Se necesita trabajo para que una empresa pase de acumular conocimientos a compartirlos. El acaparamiento de conocimientos crea cuellos de botella, tiene un alto costo de retención y ralentiza la innovación o las nuevas ideas. Algunos empleados piensan en el acaparamiento de conocimientos como una forma de proteger sus puestos de trabajo reteniendo el conocimiento tácito. El intercambio de conocimientos requiere comunicación , colaboración , estrategias de aprendizaje y procesos consistentes .

Para pasar de la cultura del acaparamiento a la de compartir, primero debe crear un entorno que sea seguro, gratificante y social. Es necesario que haya un sentido de humanidad en el entorno de compartir, donde las personas se sientan tranquilas. El desempeño de los empleados no debe juzgarse negativamente por no participar en un entorno de intercambio, solo recompensado cuando lo hacen. El intercambio de conocimientos se convierte en una forma de crédito adicional. El objetivo es incrementar nuevas ideas y mejores resultados.

Herramientas para compartir conocimientos

El intercambio de conocimientos puede ocurrir a través de la tecnología o mediante sistemas más suaves como reuniones , seguimiento , tutoría y capacitación cruzada . Hay tres tipos principales de herramientas que se pueden utilizar al crear un entorno de intercambio de conocimientos:

1. La intranet social debe incluir la capacidad de comunicarse entre empleados, departamentos y grupos específicos.
2. La herramienta Kanban organiza las tareas en grupos. Ayuda a mantener plazos y objetivos realistas. Los empleados tienen visibilidad de un proyecto a medida que avanza por las fases.
3. La herramienta para tomar notas crea y comparte texto y notas escritas a mano, imágenes y audio. Fomenta la comunicación casual y frecuente entre empleados.

Es importante identificar a los expertos de la empresa. Estos expertos incluirán a aquellos que son líderes críticos en la organización, pero también, las personas más importantes a incluir son aquellos que son acumuladores de conocimiento. Estas personas se identifican como los empleados que se extrañan mucho cuando están fuera de la oficina. La formación de pequeños equipos de personas para recopilar conocimiento tácito en un entorno que es fácil de compartir y comunicar permite una transición sin problemas desde un entorno de acaparamiento.

Resumen de la lección

El intercambio de conocimientos es un proceso en el que los datos se han transformado en información que se ha puesto en contexto, lo que hace que tenga más sentido. Hay dos tipos de conocimiento: explícito y tácito . El conocimiento explícito se puede medir, mientras que el conocimiento tácito es la información que a menudo se pierde en la traducción cuando los empleados dejan una empresa, porque está implícita.

El intercambio de conocimientos es parte del proceso de gestión del conocimiento , que es la forma en que se recopilan los datos y, finalmente, se comparten en toda la empresa. Se necesita una cultura de comunicación , colaboración , estrategias de aprendizaje y procesos consistentes para convertir una cultura de acaparamiento en un entorno de intercambio. La acumulación de conocimientos es el acto de que los empleados retengan información con la idea de que creará seguridad laboral. El intercambio de conocimientos básicos se puede realizar a través de reuniones , seguimiento , tutoría y capacitación cruzada.. Sin embargo, la mejor forma de compartir conocimientos se realiza a través de software técnico que incluye intranet social , herramientas Kanban y herramientas para tomar notas . Los expertos en conocimiento dentro de la empresa deben ser identificados y formar pequeños equipos para recopilar, compartir y registrar el conocimiento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador