Intercambio electrónico de datos y transferencia de información transaccional

Publicado el 18 septiembre, 2020

Intercambio electrónico de datos

Supongamos que es el gerente de un supermercado y es responsable de realizar pedidos a los proveedores para asegurarse de tener suficiente de cada producto en la tienda. Todos los días, realiza un seguimiento de los registros de ventas y determina los pedidos para el día siguiente. Algunos artículos, como lácteos y productos frescos, los pides casi todos los días. Otros artículos, como cereales y sopa enlatada, solo se piden una vez a la semana. Si tiene un supermercado concurrido, es probable que tenga algunas docenas de pedidos cada semana.

Ahora considere cómo haría estos pedidos. Puede llamar a cada proveedor y decirles su pedido, pero eso llevaría mucho tiempo y sería relativamente fácil cometer errores. Puede enviar su lista por correo electrónico a los proveedores todos los días. Eso sería más rápido y menos propenso a errores, pero aún algo engorroso.

La mayoría de sus pedidos son muy repetitivos. Son de los mismos proveedores y constan de los mismos tipos de artículos. Lo único que cambia es exactamente cuántos artículos necesita y cuándo necesita que se los entreguen. ¿Qué pasaría si hubiera un sistema en el que pudiera cargar un pedido típico, hacer algunos cambios rápidos y presionar “enviar”? El sistema de pedidos debe estar conectado al sistema de facturación y envío, de modo que pueda ver inmediatamente sus facturas y cuándo se entregarán sus pedidos. Eso le ahorraría mucho tiempo.

Lo que necesita para esto es un sistema de comunicación especializado entre su computadora y la computadora del proveedor o vendedor. Este sistema debe seguir un procedimiento estándar para las comunicaciones entre las computadoras. El intercambio electrónico de datos , o EDI , es un conjunto de reglas que describe cómo se llevan a cabo los negocios electrónicos a través de una red informática.

Esto puede ser relativamente simple, como el intercambio de mensajes formateados entre dos computadoras. Sin embargo, EDI también describe interacciones más complejas, como el intercambio de datos relacionados con la compra de bienes, la creación de facturas, la recepción de pagos, la información de envío y entrega, el seguimiento, la garantía y otros.

Básicamente, EDI reemplaza los documentos en papel que solían ser parte de la mayoría de las transacciones comerciales. Cuando un cliente realiza un pedido en línea con un proveedor, las reglas de EDI se utilizan para establecer la conexión entre la computadora del cliente y la computadora del proveedor. La idea básica detrás de EDI es que la salida de un sistema se puede utilizar directamente como entrada en otro sistema, sin intervención manual. EDI reduce los costos, la mano de obra y los errores asociados con el procesamiento manual de pedidos y facturas.

El EDI se ha utilizado tan ampliamente que fue adoptado como estándar por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología. El EDI se utiliza para tipos muy específicos de transacciones comerciales entre organizaciones. No necesita EDI para enviar correos electrónicos o compartir archivos a través de una red.

Implementando EDI

Cuando se utiliza EDI, los datos intercambiados deben estar en el formato especificado por el remitente y el receptor. Para que esto funcione, todas las computadoras involucradas en el intercambio de datos deben tener instalado un software de comunicación y todas las computadoras deben estar conectadas a una red.

Hay dos formas de implementar EDI entre clientes y proveedores:

1. Un vínculo directo entre los sistemas informáticos del cliente y el proveedor.

Esto requiere que tanto el cliente como el proveedor configuren y administren software de comunicación especializado. Esta solución es más típica para organizaciones grandes con personal técnico para implementar y administrar este tipo de sistema y para organizaciones que hacen muchos negocios entre sí.

2. Utilizar una cámara de compensación de terceros para convertir los datos y realizar los servicios relacionados.

En este enfoque, el cliente y los proveedores suelen utilizar software basado en web de terceros sin tener que preocuparse por instalar y administrar software de comunicación especializado. Esta solución es típica para organizaciones más pequeñas con personal y recursos técnicos limitados.

La mayoría de las comunicaciones EDI se realizan a través de Internet, ya sea mediante un enlace directo o un servicio de terceros. Sin embargo, algunas organizaciones utilizan una red privada, a veces denominada red de valor agregado o VAN. Una red de valor agregado proporciona seguridad de datos, servicios de transacciones, formateo de mensajes, protocolos de comunicación y otro soporte crítico para que EDI se lleve a cabo de manera segura y eficiente. Las redes privadas han perdido importancia a favor de Internet, pero todavía están en uso. Algunas organizaciones, como las empresas de fabricación u organizaciones sanitarias, pueden operar redes privadas para mejorar la eficiencia o la seguridad.

Una alternativa ampliamente utilizada es utilizar una red privada virtual o VPN. Una VPN extiende una red privada a una red pública, como Internet. Una VPN es una red en la que algunas partes de la red utilizan Internet, pero los datos se cifran antes de enviarse a través de Internet para indicar que se trata de una red privada. Una VPN permite proteger el tráfico EDI a través de Internet.

En comparación, una VAN utiliza una red privada dedicada para las comunicaciones que no depende de Internet, mientras que una VPN utiliza cifrado y otros mecanismos de seguridad para utilizar Internet para las comunicaciones privadas. VPN se usa ampliamente para comunicaciones EDI, así como para otras aplicaciones donde se necesitan conexiones seguras a una red privada.

Resumen de la lección

El intercambio electrónico de datos (EDI) es un conjunto de reglas que describen cómo se realizan los negocios electrónicos a través de una red informática. EDI reemplaza los documentos en papel que solían ser parte de la mayoría de las transacciones comerciales.

Las comunicaciones entre computadoras se pueden lograr mediante un enlace directo entre los dos sistemas informáticos o mediante el uso de una cámara de compensación de terceros. Algunas organizaciones utilizan una red privada para EDI, a veces denominada red de valor agregado (VAN). Una alternativa ampliamente utilizada es utilizar una red privada virtual (VPN), que extiende una red privada a una red pública.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección en video, podrá:

  • Definir el almacenamiento de datos electrónicos (EDI) y explicar su propósito.
  • Describir dos formas en que se puede implementar EDI entre proveedores y clientes.
  • Explicar el uso de redes de valor agregado y redes privadas virtuales en EDI.

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