Involucrar a los empleados en el diseño del trabajo

La importancia del diseño y rediseño de puestos

Una descripción del trabajo describe las tareas básicas asociadas con un trabajo específico, sus expectativas generales e información detallada sobre sus demandas físicas y mentales. Las descripciones de puestos también deben incluir un lenguaje claro y conciso sobre cómo encaja el puesto en la misión estratégica general de la organización.

Cuando se crea un nuevo puesto, su descripción del puesto se convierte en el producto final del proceso inicial de diseño del puesto . Para los nuevos puestos, los diseños de puestos deben ser el resultado de aportes de múltiples fuentes. También deben estar estrechamente conectados con la misión de la organización y deben indicar claramente la naturaleza del problema que se resuelve con el nuevo rol.

Los roles existentes también deben examinarse de vez en cuando. Como mínimo, los deberes asociados con cualquier función específica deben reevaluarse siempre que haya rotación en el puesto. Un rediseño de trabajo ocurre cuando son necesarios ajustes a un puesto ya creado.

Ejemplo de rediseño de trabajo

Hasta los últimos 15 años, la mayoría de las historias clínicas se conservaban en papel. Fueron archivados en gabinetes masivos e indexados usando un complejo esquema de codificación de colores / alfabeto. Debido a su complejidad, muchos consultorios médicos empleaban especialistas en registros médicos cuyas principales tareas laborales incluían recuperar los gráficos en papel, indexarlos y transferirlos a otros proveedores o compañías de seguros según fuera necesario.

Recientemente, sin embargo, el gobierno federal comenzó a hacer un gran esfuerzo para convertir los consultorios médicos en registros médicos electrónicos. Debido a que las personas capacitadas en la gestión de registros médicos pronto encontrarían obsoletas sus habilidades, muchas prácticas pidieron a sus especialistas en registros médicos que participaran en un proceso de rediseño del trabajo en el que pudieran proponer formas en que el rol podría continuar agregando valor incluso después de que se implementó el sistema de registros médicos electrónicos. .

Para un especialista en registros médicos con experiencia en registros en papel, el rediseño del trabajo asistido por empleados es la mejor manera de garantizar un valor continuo.

Métodos para solicitar comentarios de los empleados

Una simple discusión cara a cara es una forma en que los gerentes pueden recibir información sobre las mejores oportunidades para el diseño y el rediseño del trabajo. Por definición, las personas más cercanas a un proceso empresarial son casi siempre los empleados que más lo conocen. A menudo, esto los convierte en las personas más calificadas de la organización para proporcionar información detallada sobre el puesto. Cuando los gerentes consideran cambios en los trabajos existentes en una organización, una discusión breve e informal puede brindarle al gerente una valiosa información sobre el puesto y sus deberes. Aunque es probable que el gerente nunca actúe basándose únicamente en esta información, estas simples discusiones pueden ayudar al gerente a poner en marcha el diseño del trabajo y su descripción formal.

Otra opción para recopilar las perspectivas de los empleados sobre el diseño de un trabajo es solicitar información mediante una herramienta más estructurada como una encuesta o un cuestionario. Estos instrumentos se pueden implementar electrónicamente o en papel, y permiten que un empleado proporcione una descripción reflexiva y reflexiva de sus responsabilidades y resultados cotidianos. Las discusiones informales, junto con las respuestas estructuradas de la encuesta, son una combinación ganadora para comprender lo que hacen los empleados y por qué lo hacen.

Qué preguntar a los empleados sobre el diseño del trabajo

Para los gerentes que diseñan trabajos, la retroalimentación estructurada es de alta calidad y muy procesable porque es más objetiva, más reflexiva y le permite al gerente preguntar específicamente sobre las cosas que son más importantes en las circunstancias actuales. Cuando se utilizan cuestionarios formales, hay algunos elementos que siempre deben estar representados para recopilar la mejor información de los empleados. Ejemplos de estos elementos incluyen:

• Una lista de tareas realizadas en un día normal o de forma regular
• Una revisión de recursos de tiempo en la que los empleados estiman la cantidad de tiempo que dedican a realizar estas tareas.
• Cualquier tarea que se le asigne actualmente para la que no tenga los recursos adecuados.
• Cualquier tarea previamente identificada que esté por debajo o por encima de la capacidad de desempeño del empleado.
• Preguntas que le piden a un empleado que proporcione una breve descripción de cómo sus tareas diarias apoyan estratégicamente la misión de la organización.

Resultados de la evaluación del diseño del trabajo

Hay una multitud de formas de realizar cualquier tarea, pero no todas son igualmente efectivas y eficientes. Al recopilar las opiniones de los empleados para el diseño del trabajo, es importante pedirles que no solo definan lo que hacen, sino también qué problemas específicos se resuelven con las tareas que completan. No se puede subestimar la importancia de esta pregunta porque muchos nuevos gerentes se sorprenderán de lo que descubran. En muchos casos, hacer esta pregunta a los empleados revela que:

• Los empleados utilizan recursos escasos para resolver problemas que en realidad no son tan importantes para la organización.
• Los empleados están intentando resolver un problema que ya tiene una buena respuesta.
• La ambigüedad en el diseño del trabajo da como resultado procesos de trabajo innecesarios y redundantes
• El empleado está (involuntariamente) completamente desconectado del propósito real de su función.

Es fácil ver por qué el diseño del trabajo nunca debe realizarse sin la participación de los empleados. Tienen una enorme cantidad de información que proporcionar, pero se les debe brindar un entorno seguro en el que comunicarla.

Resumen de la lección

Todos los puestos que existen dentro de una organización se sometieron al diseño del trabajo, o al rediseño del trabajo, en alguna etapa. Desafortunadamente, en muchos casos, la falta de participación de los empleados permitió a los gerentes de contratación crear puestos y descripciones de trabajo asociadas que no representaban la solución más efectiva o eficiente a un problema. Cuando se crea un nuevo puesto en una organización, es el resultado del proceso de diseño del puesto . Cuando la rotación ha dejado una vacante, los cambios en el rol constituyen un rediseño del trabajo .

Las discusiones informales cara a cara junto con los cuestionarios formales revelarán información importante sobre el diseño de un trabajo. Durante estas discusiones, o en estos cuestionarios, se debe preguntar a los empleados sobre una variedad de temas. Los elementos más importantes del aporte de los empleados incluyen las tareas que realizan a diario, los problemas comerciales que están tratando de resolver en su función y cuánto tiempo dedican a trabajar en las soluciones a los problemas relevantes para su función.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador