La estructura interna de un departamento de recursos humanos

Función y estructura

Tanya ha sido contratada recientemente como la nueva vicepresidenta de Recursos Humanos de una empresa de tecnología que está pasando por algunos dolores de crecimiento. El crecimiento de la empresa está superando su capacidad para adaptarse y operar con eficacia. Tanya fue contratada para rediseñar y administrar el departamento de recursos humanos de la empresa para hacerlo más eficiente a la luz del tamaño y las necesidades crecientes de la empresa.

Una de las decisiones más importantes que debe tomar Tanya es determinar la nueva estructura del departamento de recursos humanos. La estructura organizacional es la manera en que las actividades de la organización se organizan, controlan y coordinan para lograr los objetivos de una organización. Actualmente, el departamento de recursos humanos está a cargo de un pequeño grupo de personas que prácticamente sirven como un experto en todos los oficios sin áreas de especialización. La estructura actual es muy plana sin líneas claras de autoridad.

Dado el crecimiento de la empresa y la creciente demanda de recursos humanos, Tanya decide que es hora de especializarse por función. Va a dividir el departamento de recursos humanos en unidades separadas que se especializan en funciones clave de gestión de recursos humanos. En otras palabras, la función gobernará la estructura. Esto permitirá a los generalistas convertirse en especialistas y debería incrementar la productividad y la calidad.

También planea usar una estructura jerárquica donde el poder está centralizado en la parte superior. La información fluye hacia ella y las instrucciones fluyen hacia cada unidad. Por supuesto, Tanya estará en la parte superior de la estructura de recursos humanos, supervisando y coordinando todas sus partes separadas. Ella nombrará a un supervisor para que dirija cada unidad que dependa directamente de ella. También delegará una cierta cantidad de poder a cada supervisor de unidad para evitar la microgestión.

Reclutamiento

Tanya creará una unidad que se especializa en la contratación, que es una función de la dotación de personal. La dotación de personal consiste en asegurarse de que la empresa tenga el número correcto de empleados con los conocimientos y las habilidades adecuados en el lugar correcto de la organización. El departamento de contratación buscará cubrir las vacantes dentro de la organización. Anunciará las vacantes, seleccionará a los solicitantes, realizará entrevistas iniciales, realizará las verificaciones de antecedentes necesarias, extenderá las ofertas de empleo y ayudará en la incorporación de nuevos empleados.

Formación y desarrollo

Tanya quiere tener una unidad de capacitación y desarrollo separada en su departamento de recursos humanos. Estos especialistas en recursos humanos se centrarán en la orientación de nuevos empleados. Desarrollará e implementará un programa de capacitación y educación continua para que los empleados mantengan sus habilidades afiladas y actualizadas. La unidad también coordinará con la unidad de administración de compensaciones y beneficios con respecto a los reembolsos ofrecidos a los empleados elegibles por educación y capacitación externas.

Administración de compensaciones y beneficios

Tanya también quiere crear una unidad que se especialice en la administración de compensaciones y beneficios. Esta unidad será responsable de investigar y recomendar un sistema integral de compensación y beneficios. También se ocupará de la nómina, la administración de impuestos sobre la nómina y la administración de beneficios. Será responsable de la educación sobre beneficios y de administrar el período de inscripción abierta de la compañía para las elecciones de beneficios, como los planes de salud y la participación en el plan 401 (k) de la compañía.

Salud y seguridad

La salud y la seguridad de los empleados están dentro del ámbito de la gestión de recursos humanos. Las responsabilidades de una unidad de salud y seguridad pueden incluir investigar y desarrollar políticas de salud y seguridad para la empresa que cumplan con las leyes y regulaciones estatales y federales. La unidad también puede ayudar en la capacitación de los empleados en los procedimientos apropiados de salud y seguridad y hacer recomendaciones con respecto al equipo y la ropa de salud y seguridad, como cascos y respiradores. Por supuesto, algunas empresas tienen mayores preocupaciones sobre salud y seguridad que otras, dependiendo de la naturaleza de su negocio. Una planta química tiene preocupaciones de salud y seguridad diferentes a las de una empresa de contabilidad.

Relaciones laborales y de empleados

Tanya también planea formar una unidad de relaciones con los empleados. Esta es la unidad a la que acudirán los empleados si tienen problemas o inquietudes. La unidad escuchará y abordará las quejas de los empleados y tomará las medidas necesarias. Por ejemplo, si un empleado cree que ha sufrido una acción laboral adversa por parte de su gerente o está siendo sometido a un entorno laboral hostil que viola las leyes laborales, el empleado puede presentar su queja ante esta unidad.

Si bien la empresa de Tanya no tiene que lidiar con un sindicato, muchas empresas tienen sindicatos que actúan como el único representante de los empleados con respecto a las condiciones de su empleo. La unidad de relaciones laborales de una empresa suele ser responsable de representar a la empresa en los tratos con el sindicato y en la administración del convenio colectivo entre la empresa y los empleados sindicalizados.

Otras Consideraciones

Tanya debe mantener las cosas en perspectiva al desarrollar su nuevo departamento de recursos humanos. El tamaño de la empresa y la complejidad de sus necesidades de recursos humanos jugarán un papel importante en la complejidad y el tamaño de la estructura del departamento de recursos humanos. Algunas unidades, como la unidad de salud y seguridad, pueden ser una operación de una sola persona porque la empresa funciona en un entorno de oficina relativamente seguro.

Es posible que Tanya también desee considerar las ventajas de subcontratar algunas de las funciones de recursos humanos a empresas especializadas en ciertas funciones de recursos humanos. Por ejemplo, al igual que muchas empresas, Tanya puede decidir subcontratar la función de nómina a una empresa que se especializa en proporcionar servicios de nómina a otras empresas. En ese caso, el departamento de RR.HH. se coordinará con el contratista y se asegurará de que cumpla con sus obligaciones contractuales. También es importante tener en cuenta que la contratación externa de una función de recursos humanos no necesariamente exime al empleador de sus responsabilidades legales para con los empleados, como que se le pague correctamente y a tiempo.

La estructuración de un departamento de recursos humanos también requiere la consideración de la estructura organizativa general de la empresa. Por ejemplo, la empresa puede ubicar a RR.HH. en un departamento administrativo de la empresa. En este caso, el jefe de RR.HH. reportaría al vicepresidente del departamento. Si la empresa está dividida en divisiones de productos, puede haber un departamento de recursos humanos para cada división. Por ejemplo, puede haber una unidad de recursos humanos separada para la división de hardware y la división de software de una empresa de tecnología.

Si la empresa está organizada según la geografía, puede haber más de una oficina de recursos humanos que sea independiente entre sí. Por ejemplo, la división europea de una empresa puede tener su propio departamento de recursos humanos y la división estadounidense tiene el suyo.

También se debe considerar la compatibilidad. Por ejemplo, uno debe considerar si el departamento debe, o debe, seguir el mismo tipo de estructura de poder que la organización en general. En otras palabras, si la estructura organizativa general es jerárquica, la alta dirección puede exigir al departamento de RR.HH. que siga los mismos principios para mantener la cadena de mando.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. La estructura de una organización es la manera en que divide, controla y coordina las actividades de trabajo de la organización para lograr los objetivos de la organización. Al determinar la estructura de un departamento de recursos humanos, se debe prestar atención a la estructura general de la organización, así como a la compatibilidad estructural de recursos humanos con la estructura organizativa general de la empresa.

Los departamentos de recursos humanos a menudo se organizan en función de las funciones y pueden ser de naturaleza jerárquica. Las unidades comunes en los departamentos de recursos humanos incluyen contratación, capacitación y desarrollo, compensación y administración de beneficios, salud y seguridad y relaciones laborales y de empleados. El tamaño y la complejidad del departamento de recursos humanos dependerán del tamaño, la complejidad y las necesidades de la organización más amplia a la que atiende. Por último, a veces es más eficiente y rentable subcontratar algunas funciones de recursos humanos a empresas externas.

Los resultados del aprendizaje

Al final de la lección, debería poder:

• Indique algunos de los propósitos de un departamento de recursos humanos
• Enumere y describa algunas de las unidades que se pueden organizar dentro de un departamento de recursos humanos.
• Recuerde qué consideraciones se deben tener en cuenta al diseñar un departamento de recursos humanos

Rodrigo Ricardo Editor y fundador