La fase de ejecución de la gestión de proyectos

La fase de ejecución

La fase de ejecución es la tercera fase del ciclo de vida de la gestión del proyecto y, por lo general, es la fase más larga del proyecto. Durante la fase de ejecución , el equipo del proyecto desarrolla el producto o servicio y presenta el producto final al cliente. La fase de ejecución es la de mayor duración porque hay tres pasos principales con ocho subfases. Las tres fases principales incluyen la creación de los entregables, el seguimiento y control y la revisión. Exploremos cada fase en detalle.

Las tres fases de ejecución

Las tres fases son las siguientes:

1. Construir entregables

Jay ha completado las dos primeras fases de su nuevo proyecto. Ahora se encuentra en la fase de ejecución, donde él y el equipo del proyecto deben construir el producto real para el cliente. Jay comienza revisando los requisitos del cliente para el producto y descubre que es responsable de construir tres escritorios para una nueva oficina. Debido a que el equipo del proyecto tiene que hacer cada escritorio, Jay debe asignar y monitorear el tiempo que le toma a su equipo del proyecto completar cada tarea. Jay también debe asegurarse de que el equipo del proyecto construya cada escritorio de acuerdo con lo que quiere el cliente.

2. Supervisión y control

La fase de seguimiento y control es la parte más larga de la fase de ejecución porque Jay debe seguir varios pasos para garantizar que el equipo del proyecto cumpla con los requisitos del cliente y se entregue un producto de calidad. Durante la fase de seguimiento y control, Jay sigue algunos pasos del proceso de gestión para garantizar que el proyecto esté funcionando a tiempo y dentro del presupuesto.

Gestión del tiempo : durante el proceso de gestión del tiempo, Jay documenta cuánto tiempo pasa cada miembro del equipo del proyecto en cada tarea del proyecto. Jay controla la cantidad de tiempo que los miembros de su equipo dedican a trabajar en cada actividad y monitorea la cantidad de horas extra dedicadas a una tarea. Jay documenta su tiempo en un registro de horas trabajadas, que Jay comparte con las partes interesadas al final del proyecto.

Gestión de costos: los costos son una gran preocupación para Jay porque se le asignó un presupuesto para el proyecto de escritorio y quiere asegurarse de que no se exceda del presupuesto. Jay debe identificar los gastos necesarios para cada tarea y pagar de acuerdo con el cronograma del proyecto. Cada gasto es aprobado por Jay y se mantiene en un registro de gastos.

Gestión de calidad : el cliente de Jay fue muy específico sobre la calidad de los suministros utilizados durante el proyecto. Cada escritorio debe cumplir con ciertos estándares de calidad y Jay debe garantizar que se realicen revisiones de calidad. Las revisiones de calidad son auditorías frecuentes del producto para garantizar que cumpla con los parámetros específicos indicados por el proyecto y los requisitos del cliente.

Gestión de cambios : si se requiere un cambio en el alcance del trabajo, el costo o el cronograma del proyecto, Jay debe solicitar formalmente el cambio y obtener la aprobación de los cambios. Esto se denomina proceso de gestión de cambios en la gestión de proyectos. Se utiliza un registro de cambios para registrar todos los cambios realizados a lo largo del proyecto.

Gestión de riesgos : esto implica manejar las posibles desventajas e inconvenientes que pueden surgir durante un proyecto. Cada proyecto tiene riesgos y el proyecto de Jay no es diferente. De hecho, uno de los riesgos del proyecto de Jay es la escasez de suministros para cada escritorio. El proveedor que Jay usa para construir cada escritorio se ha quedado sin las tablas necesarias para hacer el escritorio. Jay también es responsable de administrar todos los riesgos relacionados con el proyecto, y cada riesgo se registra en el registro de riesgos.

Gestión de adquisiciones : Jay debe comprar suministros de varios proveedores, y cada proveedor requiere una orden de compra para producir suministros para el equipo del proyecto. La gestión de compras es el proceso de gestionar los pedidos solicitados y recibidos de cada proveedor del proyecto.

Gestión de la aceptación : La gestión de la aceptación es el proceso mediante el cual el equipo del proyecto obtiene la aceptación de los entregables finales del cliente. Como director del proyecto, Jay debe gestionar las expectativas del cliente y realizar los cambios que el cliente requiera.

Gestión de las comunicaciones : la gestión de las comunicaciones es el proceso de creación y revisión de cada mensaje que se debe entregar al cliente con respecto a un proyecto. La forma más común de comunicación son las actualizaciones de estado. Estos describen el progreso realizado en el proyecto, junto con los próximos pasos dentro del proyecto. Y finalmente…

3. Revisión

La fase de revisión se encuentra al final de la fase de ejecución. Jay y el equipo del proyecto revisan todos los entregables para asegurarse de que cumplan con los requisitos del cliente. El objetivo principal de la revisión es garantizar que el equipo del proyecto logre los objetivos del proyecto.

Jay finalmente completa su proyecto y el cliente está encantado de tener los escritorios en el nuevo espacio de oficina. Jay actualiza su registro y comunica al equipo del proyecto que el proyecto está llegando a su fin. Jay está emocionado de haber completado la fase de ejecución del proyecto y espera obtener críticas favorables de su cliente.

Resumen de la lección

La fase de ejecución es la fase más larga del ciclo de vida de la gestión del proyecto y es cuando el equipo del proyecto desarrolla el producto o servicio y presenta el producto final al cliente. Durante la ejecución, el director del proyecto crea los entregables, supervisa y controla la ejecución del proyecto y realiza una revisión de fase. Durante la fase de seguimiento y control de la ejecución, el director del proyecto sigue varios pasos para garantizar que el proyecto se ejecute dentro del presupuesto y el cronograma.

Los pasos de la fase de ejecución de supervisión y control incluyen los siguientes:

• Gestión del tiempo , que normalmente incluye documentar cuánto tiempo pasa cada miembro del equipo del proyecto en cada tarea del proyecto.
• Gestión de costos , que es cuando identifica los gastos necesarios para cada tarea y paga de acuerdo con el cronograma del proyecto
• Gestión de la calidad , que es cuando se asegura que se realicen revisiones de calidad.
• Gestión de cambios , que es cuando solicita formalmente el cambio y obtiene la aprobación de los cambios
• Gestión de riesgos , que implica el manejo de las posibles desventajas e inconvenientes que pueden surgir durante un proyecto.
• Gestión de compras , que es el proceso de gestionar los pedidos solicitados y recibidos de cada proveedor del proyecto.
• Gestión de aceptación , que es el proceso mediante el cual el equipo del proyecto obtiene la aceptación de los entregables finales del cliente, y
• Gestión de comunicaciones , que es el proceso de creación y revisión de cada mensaje que se debe entregar al cliente con respecto a un proyecto.

La revisión de fase es el último paso en el proceso de ejecución e incluye una revisión integral de los entregables del proyecto para garantizar que el producto entregado cumpla con los estándares del cliente.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador