Las diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
¿Qué son las áreas de conocimiento?
Como gerente de proyecto, su día está lleno de diferentes actividades, todas con el objetivo de que su proyecto tenga un final exitoso. Crear cronogramas, controlar costos, administrar solicitudes de cambio y partes interesadas, y monitorear actividades son solo algunas de las cosas que hace todos los días. Necesita conocer cada uno de los procesos y tener las habilidades para realizar estas tareas diarias. Hay mucho que recordar. ¿Cómo recuerda todo lo que debe planificarse, ejecutarse y supervisarse para un proyecto debidamente coordinado?
Las áreas de conocimiento proporcionan una forma de organizar y categorizar los conocimientos y las habilidades necesarias en una especialidad en particular. Los procesos, conceptos clave y actividades se agrupan en áreas comunes. Al agrupar muchos procesos y actividades en unas pocas áreas, es más fácil de entender y recordar. Además, las áreas de conocimiento describen el conocimiento y las habilidades generales que necesitará como gerente de proyecto.
Hay 10 áreas de conocimiento que utiliza un gerente de proyecto. Es importante comprender que las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos no son lineales. Mientras administra un proyecto, puede usar las áreas de conocimiento varias veces al día. En términos muy simples, cocinar una comida utiliza los mismos principios que las áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Para una comida típica, se preparará un plato principal y una o más guarniciones. El chef debe conocer y aplicar las diferentes áreas de conocimiento de la preparación de alimentos, como la selección del menú, la seguridad alimentaria, la seguridad del equipo de cocina, la cocción y la presentación del plato para coordinar la comida. De la misma manera, un gerente de proyecto utiliza conocimientos y habilidades especiales para coordinar un proyecto.
No es fácil recordar una lista de diez elementos que suenan formales y rígidos. Un mnemónico es una forma fácil y divertida de ayudar a recordar algo. Para las diez áreas de conocimiento, realmente solo necesita recordar palabras clave, ya que ‘proyecto’ y ‘gestión’ están en todas ellas. Entonces, para ayudar a recordar la integración, el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los recursos humanos, las comunicaciones, el riesgo, las adquisiciones y las partes interesadas, un dicho tonto que use la primera letra de cada área de conocimiento podría ayudar.
Vea si esta oración le ayuda a recordar las diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos:
Vi dos cuervos rápidamente tomando café y leyendo historias poéticas
Áreas de conocimiento
Manejo del proyecto de integración
La gestión de la integración de proyectos se trata de dar a conocer un nuevo proyecto. Cuando un gerente de proyecto se prepara para comenzar un nuevo proyecto, se desarrollan el estatuto del proyecto, el alcance del proyecto y los hitos y tareas de alto nivel. Por ejemplo, una empresa que lanza un nuevo sistema de inventario comienza a trazar los grandes tramos de trabajo que deben realizarse para lanzar un nuevo sistema. La gestión de la integración de proyectos también es donde puede ver qué más está sucediendo dentro de la empresa y cómo encaja este nuevo proyecto con los objetivos de la empresa.
Si el nuevo proyecto del sistema de inventario competirá con otros proyectos de la empresa, ¿podrá obtener y conservar los recursos que necesita para realizar el trabajo? ¿Existe algún factor de riesgo serio que deba tener en cuenta antes de que comience el proyecto? Por ejemplo, saber que el antiguo sistema de inventario debe retirarse antes del 1 de septiembre, significa que existen riesgos para la empresa si el nuevo sistema no funciona antes de esta fecha. Usando el ejemplo del chef, aquí es donde el chef identifica el menú, la lista de ingredientes, los proveedores que utilizará y el personal de cocina necesario para crear estas comidas, y luego, comienza a crear el plan de cómo se preparará cada comida. .
Gestión del alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto se ocupa de lo que está y no está incluido en el proyecto. El alcance debe incluir todo el trabajo necesario para que el proyecto sea exitoso, pero debe limitar los extras que no son necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.
Al lanzar el nuevo sistema de inventario, el servicio al cliente solicita que se agregue una nueva pantalla para que también puedan ver el inventario en las tiendas minoristas. Si bien esta puede ser una necesidad válida, ¿debería ser parte del proyecto de lanzamiento del inventario o debería abordarse con una actualización posterior del sistema? Un buen gerente de proyecto entiende que administrar el alcance del proyecto asegura que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí es donde el chef finaliza cuál será uno de los menús y qué ingredientes son absolutamente necesarios para crear estas comidas.
Gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto es donde el equipo del proyecto realiza actividades para asegurarse de que el proyecto se complete cuando se supone que debe estar. Se definen las tareas, se completan las estimaciones de tiempo y se realiza un cronograma. En la cocina, aquí es donde el chef cronometra la preparación de cada plato para que todos lleguen calientes y frescos a la mesa.
Gestión de costes del proyecto
La gestión de costos del proyecto estima y controla el costo del proyecto desde el inicio hasta su finalización. Se incluyen los costos de recursos humanos, materiales, equipos, instalaciones y servicios relacionados con el proyecto. A medida que el equipo del proyecto crea la lista de tareas, también asignará el tiempo y los costos asociados con cada tarea. Una vez que se crea un presupuesto, el gerente del proyecto será responsable de administrar y controlar el presupuesto del proyecto.
Si nuestro chef decidió servir un pastel para el postre de la comida, pero planeaba comprarlo en la panadería local, el costo del pastel también debería incluirse en los costos de planificación de comidas.
Gestión de la calidad del proyecto
La gestión de la calidad del proyecto garantiza que el cliente esté satisfecho con la calidad del producto o servicio entregado al finalizar el proyecto. Primero debe definir la calidad y qué espera el cliente, luego debe probar y controlar la calidad durante el proyecto. La gestión de la calidad del proyecto es exactamente como cuando el chef prueba los platos durante la cocción y ajusta los ingredientes para garantizar una comida deliciosa.
Gestión de recursos humanos del proyecto
La gestión de recursos humanos del proyecto se ocupa de identificar, adquirir y gestionar a las personas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Identificará quién se necesita, capacitará al equipo, administrará su desempeño y resolverá problemas de recursos. En una cocina ajetreada, nuestro chef también administra al personal. Contrata a un segundo chef, entrena a esa persona en su estilo particular de cocina y supervisa los platos del segundo chef.
Gestión de comunicaciones de proyectos
La gestión de las comunicaciones del proyecto no es solo hablar. En esta área, le preocupan todos los aspectos de la comunicación, incluidas las comunicaciones de las reuniones, la información que se envía a las partes interesadas y la resolución de problemas de comunicación. Los gerentes de proyecto desarrollarán planes formales por adelantado, para determinar qué comunicación debe enviarse y cuándo y a quién debe distribuirse.
El chef debe comunicarse con todas las partes interesadas involucradas en su negocio. Tiene que comunicarse con los proveedores, los camareros, el personal de cocina y los clientes.
Gestión de riesgos del proyecto
En el área de conocimiento de gestión de riesgos del proyecto, identificará, analizará y planificará cómo gestionar los riesgos. Al preparar una comida, el chef gestiona los riesgos de cocinar los alimentos. El aceite caliente, demasiada gente en una cocina pequeña y la falta de ingredientes son riesgos que un chef debe identificar y manejar antes y mientras prepara la comida.
Gestión de adquisiciones de proyectos
En la gestión de adquisiciones de proyectos, al igual que el chef que necesita comprar ingredientes antes de preparar una comida, el director del proyecto a menudo tiene que comprar o adquirir productos para respaldar los objetivos del proyecto. A menudo, utilizará proveedores, contratistas, grupos de servicios y departamentos de adquisiciones internas para planificar y comprar los recursos necesarios.
Gestión de partes interesadas del proyecto
La gestión de las partes interesadas del proyecto implica la gestión de cualquier persona que pueda estar involucrada, interesada o tener influencia sobre un proyecto. Aunque a menudo se pasa por alto, las partes interesadas pueden hacer o deshacer un proyecto. El área de conocimiento de gestión de las partes interesadas del proyecto está interesada en identificar, involucrar, influir y controlar a las partes interesadas del proyecto. En nuestro ejemplo, las personas que comen la comida son las partes interesadas. También lo son los vendedores y proveedores de restaurantes, los repartidores, los camareros, los lavaplatos, los críticos gastronómicos y otro personal de cocina. Todas estas personas podrían afectar el negocio, la comida que prepara el chef y la experiencia del cliente.
Ser consciente de todas las personas que podrían afectar su proyecto ayuda a un gerente de proyecto a reconocer el nivel de participación que debe tener cada parte interesada para controlar el proyecto. Decidir de antemano cuánto participará cada parte interesada, qué comunicación necesitan y cuándo, y su nivel de interés en el proyecto, ayuda al director del proyecto a desarrollar un plan para gestionar las diferentes partes interesadas a lo largo del proyecto. El chef sabe que tiene que mantener relaciones sólidas con todas estas personas para poder entregar alimentos de alta calidad a sus clientes todas las semanas.
Resumen de la lección
Las áreas de conocimiento no son lineales y muchas áreas se superponen. Estas son las grandes áreas de conocimiento que se relacionan con los diversos procesos y entregables necesarios para un proyecto exitoso. Hay diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos:
- La gestión de integración de proyectos ayuda a un director de proyecto a dominar un nuevo proyecto con el estatuto del proyecto, el alcance y los hitos y riesgos de alto nivel.
- La gestión del alcance del proyecto es donde gestiona lo que está y no está incluido en el proyecto.
- La administración del tiempo del proyecto es donde el gerente del proyecto crea el cronograma del proyecto y luego desarrolla un plan para administrar y controlar el cronograma con el fin de entregar el proyecto a tiempo.
- La administración de costos del proyecto es donde se crea el presupuesto y el gerente del proyecto tiene la tarea de rastrear, informar y controlar el presupuesto del proyecto.
- La gestión de la calidad del proyecto es donde el equipo del proyecto trabaja con el cliente para comprender cómo se ve un producto o servicio de calidad, y se desarrolla un plan para monitorear y aprobar las medidas de calidad a lo largo del proyecto.
- La gestión de recursos humanos del proyecto se trata de gestionar los recursos necesarios para completar el proyecto.
- La gestión de las comunicaciones del proyecto es el desarrollo de un plan formal sobre qué comunicar, cuándo y a quién.
- La gestión de riesgos del proyecto consiste en identificar y gestionar los riesgos que pueden afectar el cronograma, el presupuesto o la calidad del proyecto.
- La gestión de adquisiciones del proyecto consiste en establecer planes y relaciones con los recursos, suministros o equipos que se deben comprar para el proyecto.
- La gestión de las partes interesadas del proyecto es donde identifica a cualquier persona que pueda estar involucrada, interesada o tener un impacto en el proyecto y crea un plan para gestionar su comunicación, participación e influencia sobre el proyecto.
Articulos relacionados
- ¿Qué son las áreas RAMSAR?
- ¿Qué es la Gestión Sostenible del Agua?
- ¿Qué son las áreas naturales protegidas?
- ¿Qué son los proyectos de conservación marina?
- ¿Cómo se define el Conocimiento?
- Seguridad de los Datos: Amenazas, soluciones y gestión
- Sistemas de información de gestión: función, impacto e importancia
- Alcalinidad en la Gestión del Agua: Definición y cálculo
- Rey Demonio de Diez Cabezas Ravana: Mitología e influencia
- Dependencias en la gestión de proyectos: Definición, tipos y ejemplos