Las diferencias entre contabilidad de base devengada y de efectivo

Todo sobre el tiempo

¿Ha estado alguna vez en el lugar equivocado en el momento equivocado? ¿O estar en el lugar correcto en el momento correcto? Lo único que es similar entre ambos escenarios es el tiempo. El tiempo lo es todo, y en contabilidad, es la principal diferencia entre la contabilidad de caja y la de devengo. ¿Cómo es eso que te preguntas? Bueno, veamos un poco más en profundidad los conceptos de contabilidad de caja y devengado, y podrá verlo usted mismo.

¿Qué es la contabilidad de caja?

Mi mamá siempre me dijo que nunca cuentas tus pollos antes de que nazcan. Me tomó años entender exactamente lo que quería decir, pero finalmente lo hice. Tenía la intención de no contar nunca con nada hasta que estuviera en tu mano.

En cierto sentido, eso es exactamente lo que es la contabilidad de caja. La definición literal de contabilidad de caja es el sistema de contabilidad que reconoce el efectivo cuando se recibe y factura cuando se paga.

Como puede ver, los pollos no se cuentan hasta que nacen. Esta es la forma en que la mayoría de nosotros manejamos nuestras finanzas personales, pero ¿es la mejor manera para que funcione una empresa?

¿Qué es la contabilidad de base devengado?

La base contable de devengo es todo lo contrario. En esta forma de contabilidad, ¡cuenta sus pollos antes de que nazcan! En la forma de contabilidad de acumulación, los ingresos se reconocen cuando se devengan y los gastos cuando se reciben las facturas, independientemente de cuando el efectivo cambia de manos.

En realidad, esta es la forma de contabilidad más utilizada por las empresas. ¿Por qué sería eso? Simplemente porque la forma de contabilidad de acumulación presenta una mejor imagen financiera de lo que realmente se valora una empresa al reconocer y registrar los ingresos y gastos independientemente de si se ha recibido o pagado efectivo.

Diferencias entre los dos

La principal diferencia entre estas dos formas de contabilidad se remonta al momento oportuno. Por supuesto, el tiempo tiene un socio aquí. Se llama reconocimiento de ingresos. La base de efectivo solo registra los ingresos cuando se recibe efectivo y no un momento antes. También solo reconoce un gasto cuando se ha pagado el efectivo. Por lo tanto, incluso si hay una factura en su escritorio, si no se ha pagado, no se considera un gasto en la contabilidad de caja, al menos no hasta que emita un cheque para pagar esa factura.

En la base devengada, los ingresos se reconocen cuando se devengan y no cuando se reciben. Los gastos se reconocen cuando se reciben las facturas independientemente de cuándo se pagan.

Otra diferencia bastante importante en estas dos formas de contabilidad es qué tan bien se rastrea el efectivo. La contabilidad de caja hace un excelente trabajo al rastrear el flujo de caja porque registra las entradas y salidas solo cuando ocurren. Sin embargo, hace un trabajo horrible al hacer coincidir los ingresos y los gastos en el período contable en el que ocurren.

La base devengada hace un excelente trabajo al igualar los ingresos y los gastos y un mal trabajo al rastrear el flujo de efectivo porque reconoce los ingresos antes de que se reciban y los gastos antes de que se paguen.

Un tercer ejemplo de diferencias entre estos dos tipos de métodos contables es el siguiente: para que una empresa utilice la contabilidad de caja, no puede vender artículos utilizando cuentas de cargo internas que darían lugar a una cuenta por cobrar. Solo debe aceptar efectivo, cheque o tarjetas de crédito como forma de pago. Según la base contable de devengo, la empresa tiene cuentas por cobrar.

Ejemplo

Ahora que le he dado los conceptos básicos sobre la contabilidad de caja y de acumulación, veamos un ejemplo para ayudarlo a comprender cómo funcionan realmente estos dos conceptos en contabilidad.

Emmie tiene una boutique de ropa. Su amiga, Jo, entra y compra ropa de diseñador por valor de $ 250 y los carga en su cuenta de la tienda. ¿Cómo se registra esta transacción utilizando la contabilidad de caja? No lo es. Debido a que ningún dinero cambió de manos, no hay nada que registrar bajo el método de base de efectivo.

Sin embargo, utilizando el método contable de devengo, hay información que debe registrarse. La cuenta de Cuentas por Cobrar se cargará $ 250 y la cuenta de Inventario se acreditará $ 250.

Un mes después, Jo paga su factura de 250 dólares. ¿Cómo se registra esta transacción utilizando la contabilidad de caja? Debido a que se ha pagado una cantidad, el pago en efectivo de $ 250 se registra como ingreso.

Usando el método de acumulación, esta transacción se registraría como un débito de $ 250 en efectivo y un crédito de $ 250 en cuentas por cobrar.

Resumen de la lección

Hay dos métodos que las empresas pueden utilizar para realizar funciones contables. La contabilidad de caja es el método de contabilidad que requiere que los ingresos se registren cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. La contabilidad basada en valores devengados requiere que los ingresos se registren cuando se devengan, independientemente de cuándo se reciban, y que los gastos se registren cuando se reciben, independientemente de cuándo se pagan.

Aunque ambos conceptos son formas de contabilidad, existen diferencias definidas entre los dos. La primera gran diferencia está en el momento del reconocimiento de ingresos y gastos. La base de efectivo solo registra el efectivo cuando se recibe en la mano y los gastos cuando se pagan. La base devengada registra el efectivo cuando se gana y los gastos cuando se reciben, independientemente de cuándo se reciben los ingresos o se pagan los gastos.

Una segunda diferencia entre los dos es que la contabilidad basada en efectivo hace un gran trabajo al rastrear el flujo de efectivo de la empresa, pero un mal trabajo al hacer coincidir los ingresos con los gastos. La base devengado es lo contrario. Realiza un mal trabajo de seguimiento del flujo de caja y un excelente trabajo de emparejar ingresos y gastos. Una tercera diferencia en estos dos tipos de métodos contables es que la contabilidad de caja solo se utiliza si una empresa no tiene cuentas por cobrar, mientras que la base devengado se utiliza si una empresa tiene cuentas por cobrar.

El resultado final para decidir qué tipo de método contable utilizar es decidir qué tipo de negocio va a operar.

Los resultados del aprendizaje

Tendrá la capacidad de hacer lo siguiente después de ver esta lección en video:

• Explique las diferencias en los métodos contables de base devengado y de caja.
• Describir las fortalezas y limitaciones de cada método.