Las restricciones triples de la gestión de proyectos
Un primer vistazo a las restricciones triples
Imaginemos que trabaja para ABC Corporation. Cada día, su rutina consiste en supervisar varios proyectos en los que participa la empresa. Algunas de sus tareas básicas incluyen mantener a los empleados motivados, comunicar instrucciones y establecer metas del proyecto. Si bien su trabajo siempre ha sido desafiante, últimamente se ha dado cuenta de que los proyectos que le han asignado han sido un poco abrumadores. Verá, algunos de sus proyectos no han cumplido con los requisitos básicos. Por ejemplo, hubo un retraso en el proyecto que le costó dinero a la empresa y retrasó el cronograma del proyecto. Además, el cliente solicitó que los trabajadores completaran una nueva tarea en el lugar. Con lo que ha estado luchando en última instancia es con las restricciones triples de la gestión de proyectos .
Definición de gestión de proyectos y restricciones triples
Para comprender las restricciones triples de la gestión de proyectos, primero definamos qué es la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es el proceso de utilizar habilidades y herramientas para conseguir un proyecto de principio a fin. Al completar un proyecto, hay tres factores importantes que un gerente de proyecto debe comprender. Esos tres factores se conocen como las restricciones triples de la gestión de proyectos e incluyen: alcance, tiempo y costo . Cuando los tres factores se unen, nos referimos a ellos como las restricciones triples e ilustramos esos factores en forma de triángulo. Cada esquina representa una de las limitaciones con el concepto de calidad ocupando el medio.
Cada restricción representa un elemento de un proyecto que un gerente debe cumplir. Por ejemplo, un proyecto debe completarse dentro del costo acordado. Un proyecto debe completarse a tiempo. Un proyecto debe cumplir con el alcance del proyecto. Y, por último, el proyecto debe realizarse teniendo en cuenta la calidad y la satisfacción del cliente. Es muy difícil cambiar una restricción sin afectar las otras dos restricciones. En consecuencia, cuando una o más de las limitaciones son ineficaces, la calidad del proyecto se ve comprometida, por lo que la calidad se coloca en el centro de las tres limitaciones. Echemos un vistazo a cada restricción en profundidad.
Costo
La primera restricción es el costo . Cuando una empresa acepta completar un proyecto para un cliente, en última instancia, existe un presupuesto. Por lo general, un cliente solo está dispuesto a pagar una cantidad determinada, por lo que el director del proyecto debe completar el proyecto en consecuencia. Si en algún momento hay un recorte en el presupuesto, es probable que las otras dos restricciones también cambien. Por lo general, el alcance del proyecto disminuirá y la cantidad de tiempo para completar el proyecto puede aumentar.
Por ejemplo, digamos que mientras trabaja para ABC Corporation, tiene un cliente que quiere que complete un proyecto por $ 10,000. Desafortunadamente, después de una semana en el proyecto, el cliente explica que solo pueden aportar $ 8,000 para el proyecto. El impacto afecta no solo el costo, sino también el alcance, el tiempo y la calidad. Primero, el alcance del proyecto tendrá que minimizarse para completarse con $ 8,000. En otras palabras, no se puede hacer tanto por $ 8,000 como por $ 10,000. Por lo tanto, el alcance disminuye y el proyecto se vuelve más pequeño. La calidad del proyecto también puede verse reducida porque los materiales que ibas a utilizar tienen que ser reemplazados por materiales de menor calidad. Y, debido a que necesita encontrar materiales más baratos, el marco de tiempo se ampliará para poder comparar precios.
Hora
La segunda limitación es el tiempo . Cuando una empresa decide completar un proyecto, establece una fecha límite para cuando el proyecto debe estar terminado. Entonces, digamos que un cliente llega a ABC Corporation con un proyecto que debe completarse en dos semanas. Sin embargo, poco después de establecer el plazo de dos semanas, deciden que deben aumentar el plazo en tres días. Esto significa que, primero, necesita más mano de obra para completar el proyecto en tan poco tiempo. Por lo tanto, debe aumentar sus costos para compensar a los empleados agregados. Además, tendrá que eliminar algunos de los elementos de los proyectos para completar el proyecto antes, lo que finalmente afectará el alcance del proyecto. La calidad también se ve afectada porque al proyecto le faltan algunos elementos importantes para cumplir con el nuevo marco de tiempo.
Alcance
El tercer elemento de las restricciones triples se conoce como alcance . Cuando un cliente le pide a una empresa que le complete un proyecto, le explica todos los detalles que quiere incorporar. Esto se conoce como el alcance del proyecto. Entonces, ¿cómo afecta el alcance a los otros elementos? Bueno, digamos que ABC Corporation está completando un proyecto electrónico para un cliente. Sin embargo, ese cliente decide agregar más aplicaciones a su dispositivo electrónico para mantenerse competitivo con otras corporaciones. Este cambio en el alcance aumenta la cantidad de empleados necesarios para agregar las aplicaciones adicionales, y es posible que la fecha límite deba retrasarse para que haya tiempo suficiente para agregar las aplicaciones. La calidad puede verse comprometida cuando los empleados intentan frenéticamente incluir más aplicaciones con poco tiempo de preparación.
Resumen de la lección
Las restricciones triples de la gestión de proyectos incluyen tiempo, alcance y costos. Cuando se combinan los tres, forman un triángulo. En el centro del triángulo está la calidad. Cada proyecto incorpora las tres restricciones porque necesita cumplir con un presupuesto, completar un proyecto dentro de un período de tiempo específico y cumplir con el alcance deseado. Cuando una restricción se ve afectada, las otras dos también suelen verse afectadas. En última instancia, la calidad del proyecto también puede verse afectada.