Mapeo de partes interesadas: definición e importancia

Mapeo de partes interesadas

Imagínese que es una novia o un novio joven y se está reuniendo con su organizador de bodas para determinar a quién invitará a su boda. Si bien tiene muchos amigos y familiares, el lugar que ha elegido para la boda solo tendrá capacidad para poco más de 40 personas. ¿Cómo decides a quién invitar? El primer paso es hacer una lista de todas las personas que son posibles huéspedes. Este proceso es similar a un concepto empresarial llamado mapeo de partes interesadas. Las organizaciones deben definir quiénes son sus partes interesadas que se tendrán en cuenta al tomar decisiones comerciales importantes.

¿Quiénes son sus partes interesadas?

Hay muchas definiciones diferentes de parte interesada. Las partes interesadas pueden ser internas o externas, pero son aquellas personas o grupos que pueden afectar el éxito de la organización de alguna manera. El mapeo de las partes interesadas es un proceso dinámico y la definición de las partes interesadas de una organización cambiará a medida que cambien el entorno empresarial, los requisitos de las partes interesadas y las opiniones.

Dependiendo de la organización, los siguientes podrían ser posibles interesados: propietarios, clientes, empleados, proveedores, competidores, líderes de la industria, comunidad, medio ambiente, gobierno y otras organizaciones. Si consideramos nuestro escenario de boda, las partes interesadas podrían ser los padres y hermanos de la novia, los padres y hermanos del novio, abuelos, tías y tíos, sobrinas y sobrinos, mejores amigos, amigos de la familia, compañeros de trabajo y cualquier otro familiar o amigo a quien la novia o el novio considerarían incluir en su día especial.

El mapeo de las partes interesadas es un proceso de cuatro pasos

El mapeo de partes interesadas es un proceso de cuatro pasos de:

• Identificar grupos, organizaciones y personas que son partes interesadas
• Analizar las perspectivas e intereses de las partes interesadas
• Mapeo de la relación entre las partes interesadas y los objetivos de la empresa
• Priorizar y clasificar a las partes interesadas

Paso 1: identificación de sus partes interesadas

El primer paso en el mapeo de las partes interesadas es identificarlas. El proceso requiere personas conocedoras que comprendan la importancia de desarrollar esta lista. Considere las partes interesadas pasadas, así como las partes interesadas futuras. ¿Está la empresa entrando en nuevos mercados? ¿Hay nueva tecnología involucrada? ¿Hay nuevos clientes? ¿Qué importancia tienen para el negocio? Sea lo más diverso posible para garantizar una amplia gama de experiencias, ubicaciones, influencia y expectativas. Concéntrese en llegar a las partes interesadas más pequeñas, en algunos casos ocultas, que pueden aportar una perspectiva única. Cree una lista final de partes interesadas antes de continuar con el Paso 2.

Paso 2: Analizar y comprender la perspectiva de sus partes interesadas

Responsabilidad Social Empresarial ha identificado cinco criterios para ayudar a mejorar su análisis.

Pregúntese:

1. ¿Qué contribución ofrece cada actor?
2. ¿Cómo pueden ayudar a la empresa?
3. ¿Tiene la parte interesada un verdadero interés en el éxito futuro de la organización?
4. ¿Cuán dispuestos están a participar?
5. ¿En qué medida afecta su influencia al análisis?

Se recomienda crear una matriz de decisiones que le permitirá mapear y comparar a cada actor con los demás. Este análisis debería darle una idea de a quién incluir a medida que avanza al Paso 3.

Paso 3: Mapeo de la relación de sus partes interesadas con los objetivos

El mapeo visual de la relación de cada actor en comparación con otros también proporciona un análisis más detallado. Hay muchas formas diferentes de mapeo y formas de comparar su lista de partes interesadas. Comprender los diferentes criterios en relación con otras partes interesadas, su voluntad de participar, su experiencia y su potencial para impactar en la organización ayudará al equipo a determinar qué partes interesadas son importantes para involucrar. La participación de las partes interesadas es fundamental para el éxito general del negocio.

Paso 4: Priorice la relevancia de sus partes interesadas

Algunas partes interesadas serán más relevantes para diferentes necesidades comerciales que otras. Establezca una forma de priorizar a las partes interesadas para que el equipo sepa el nivel de participación necesario y la importancia que se le da a los comentarios. Si bien debe cubrir a una buena mayoría de sus partes interesadas en algún nivel detallado, el equipo debe ser inteligente sobre el tiempo y el dinero que se invierte en involucrar a las partes interesadas. Los líderes empresariales informados tendrán la mejor información en cuanto a recomendaciones para priorizar esta lista.

Si volvemos a encontrarnos con nuestros novios en este punto, esperaríamos ver una lista de invitados comenzando probablemente con mamá y papá y siguiendo en consecuencia. La novia puede elegir una fecha diferente si su hermana o su mejor amiga no pudieron asistir, pero es posible que no tenga sentimientos tan fuertes si su cuidador de perros no pudo asistir.

Lo mismo ocurre con las partes interesadas. Nuestros clientes clave, los que pueden representar el 25% de nuestras ventas, obtendrán un estado de prioridad y se planificará una cantidad sustancial de actividades de participación en torno a su disponibilidad. Otro grupo de 10 clientes que en conjunto representan el 15% de las ventas pueden participar a través de una encuesta de mercado y algunas llamadas telefónicas de seguimiento. Si bien el objetivo comercial es tratar a todos los clientes por igual, la realidad es que tenemos que priorizar para llegar a la voz de nuestros clientes mayoritarios, y debemos tomar decisiones que beneficien no solo a la empresa sino también a nuestros grupos de interés.

Resumen de la lección

El mapeo de partes interesadas es el proceso que se sigue para ayudar a identificar, analizar, mapear y priorizar las partes interesadas de una organización. Se pueden utilizar muchas herramientas y técnicas comerciales diferentes para obtener comentarios de las partes interesadas y fomentar la participación más allá de eso. Herramientas como una matriz de decisiones y el mapeo de relaciones con las partes interesadas pueden ayudar a una organización a traducir sus comentarios en acciones que respaldarán sus objetivos comerciales generales.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador