Mejores prácticas y técnicas de gestión de proyectos

Gestión de proyectos

Imaginemos que trabaja para Sewing Suits, que es una empresa que fabrica una variedad de productos de ropa de alta gama. Durante los últimos dos años, sus deberes consistieron en operar una máquina de coser y, ocasionalmente, ayudar con diversas tareas administrativas, como contestar el teléfono. Si bien su trabajo siempre ha sido bueno, recientemente notó que se abrió un puesto gerencial y está muy interesado. Al examinar las funciones, se da cuenta de que la principal responsabilidad del puesto requiere que el candidato comprenda la gestión de proyectos, específicamente la ejecución y supervisión de un proyecto de principio a fin. Antes de presentar la solicitud, decide que sería mejor repasar sus habilidades y conocimientos sobre la gestión de proyectos para poder explicar algunas de las mejores prácticas a seguir para la gestión de proyectos.

Creando una Fundación

Antes de analizar las mejores prácticas y técnicas de gestión de proyectos, primero expliquemos y definamos qué es la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es un término que se utiliza para describir la utilización de recursos para planificar y supervisar un proyecto de principio a fin. En otras palabras, es la práctica de planificar un proyecto y utilizar las herramientas y recursos que una empresa tiene disponibles para que se pueda completar con éxito. A medida que avanza esta lección, aprenderemos las mejores prácticas y técnicas para ayudar a la transición de un proyecto de principio a fin mediante la planificación adecuada y el uso de los recursos de una organización.

Mejores prácticas y técnicas

Dado que la mayoría de las organizaciones quieren hacer todo mejor, más barato y más eficientemente, no es sorprendente que la gestión de proyectos también persiga estos objetivos. Esto significa que muchas empresas quieren que los proyectos no solo se completen con éxito, sino que también que se completen más rápido, más barato y mejor. Esto significa que una empresa necesita comprender y utilizar prácticas y técnicas que sean capaces de hacer un buen proyecto aún mejor.

Antes de que comience un proyecto, es importante que una empresa lo planifique primero. Esto significa explicar y resumir todos los detalles del proyecto. Esto puede ayudar a una empresa a reducir costos innecesarios, minimizar la duración del proyecto y aumentar la calidad del proyecto. Por ejemplo, si fue a una entrevista para el puesto vacante, podría dar una descripción general del proyecto, explicar los objetivos del proyecto, discutir los riesgos del proyecto, describir el enfoque para completar el proyecto, explicar quién ayudará con el proyecto y repasar los costos del proyecto.

También es importante crear un plan de trabajo del proyecto en el que la empresa asigne los recursos que se utilizarán y determine el marco de tiempo en el que se completará el proyecto. Por ejemplo, puede explicar en su entrevista que para completar un proyecto con éxito, deberá establecer una hora de inicio y una hora de finalización para que el proyecto se mantenga en la tarea.

También querrá comprender el alcance del proyecto y saber qué planea lograr al completar el proyecto. También es una excelente manera de establecer los límites del proyecto. Conocer el alcance del proyecto ayudará a determinar cuánto trabajo se necesita para completar el proyecto. Por ejemplo, durante la entrevista para el puesto de director de proyecto, puede afirmar que el alcance dará los detalles de por qué se está completando el proyecto y cómo se completará.

Comprender y definir los entregables del proyecto también es fundamental. Este entendimiento responde a la pregunta, ‘¿Qué entregará el proyecto?’ Por ejemplo, si tuviera que discutir un proyecto publicitario durante su entrevista, podría explicar que el material gráfico de la campaña real constituiría los entregables.

Una vez que el proyecto comienza, es importante monitorear su progreso real en comparación con el progreso esperado en el plan del proyecto. Esto ayudará al gerente a ver dónde podrían haber cambiado los costos o dónde podría variar el cronograma o el alcance del proyecto. Conocer esta información ayuda al director de proyecto a realizar los cambios necesarios. Por ejemplo, puede dar la explicación de que si un gerente de proyecto rastrea el progreso de un proyecto, él o ella podría notar que el proyecto está por encima del presupuesto y, por lo tanto, recortar algunas partes del proyecto para que coincidan más estrechamente con el esquema producido en la fase de planificación.

Los gerentes de proyecto también deben identificar todos los riesgos y comprender la probabilidad de que ocurra el riesgo. Por ejemplo, puede indicar en la entrevista que algunos riesgos que pueden afectar un proyecto incluyen empleados no calificados y materiales que no llegan a tiempo.

Finalmente, un gerente de proyecto diligente toma las medidas necesarias para resolver los problemas cuando ocurren, de modo que el proyecto no se vea comprometido. Por ejemplo, puede utilizar el ejemplo de las piezas necesarias para que el proyecto no llegue a tiempo. Este es ciertamente un problema que puede afectar el proyecto y, por lo tanto, el gerente debe identificar el problema y resolverlo. Quizás el gerente pueda encontrar piezas de un proveedor diferente o preguntarle al cliente si sería posible ampliar el plazo para la finalización del proyecto a fin de recuperar el tiempo perdido esperando piezas.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es el proceso de utilizar recursos y planificar y organizar un proyecto para que pueda realizar una transición sin problemas de principio a fin. Las mejores prácticas de la gestión de proyectos son aquellas técnicas que se pueden utilizar para reducir el tiempo y los costos y, al mismo tiempo, aumentar la eficiencia de un proyecto. Algunas prácticas y técnicas incluyen la planificación, la creación de un plan de trabajo, la comprensión del alcance, la definición de los entregables, el seguimiento del progreso, la identificación de riesgos y la resolución de cualquier problema.