Método de contabilidad de base de efectivo: definición y ejemplo
Contabilidad de base de efectivo
La contabilidad de caja es un método contable en el que los ingresos y los gastos se registran cuando se recibe o se realiza un pago. En otras palabras, si realiza servicios o vende un producto, no cuenta esto como ingreso hasta que su cliente realmente le paga. Asimismo, si tiene un gasto comercial, no lo registra cuando se factura o vence, lo registra cuando se paga. Si puede imaginar tener todo el dinero de su negocio en una mano, no registraría nada en su sistema contable a menos que el dinero llegara a su mano o el dinero fuera pagado de su mano.
Desventaja de la contabilidad de caja
A diferencia de otros métodos de contabilidad, la contabilidad de caja no compara los gastos con los ingresos en un período determinado. Esto puede ser problemático para las empresas porque puede resultar difícil realizar un seguimiento de la rentabilidad en tiempo real. Los clientes pueden pagar por servicios o productos, que contarán como ingresos, mientras que es posible que los gastos relacionados aún no se hayan pagado. Este tipo de situación puede exagerar o subestimar los ingresos durante un período en particular.
Organizaciones que utilizan la contabilidad de caja
La mayoría de las personas y los propietarios de pequeñas empresas utilizan el método de contabilidad de caja porque generalmente es fácil de entender. Otro beneficio para las personas y los propietarios de pequeñas empresas es que el método de contabilidad de caja generalmente no requiere ninguna capacitación o habilidad contable especial. Sin embargo, algunas empresas deben utilizar otro método. Por ejemplo, las empresas que tienen inventario deben utilizar el método de devengo , que registra los ingresos y gastos cuando ocurren, no cuando se intercambia efectivo. Además, las grandes corporaciones o sociedades con socios corporativos (con ganancias superiores a $ 5 millones) no pueden utilizar el método de contabilidad de caja.
Ejemplo de contabilidad de caja
Imagine por un momento que es propietario de XYZ Construction Company. XYZ acaba de comenzar un trabajo de $ 10,000 este mes y recibió $ 5,000 como pago inicial del cliente. En el método de contabilidad de caja, lo registra como ingreso tan pronto como el cliente se lo da. Este mes también ordenó materiales por valor de $ 6,000, pero aún no se han entregado, facturado ni pagado. No registraría este gasto hasta que pague los materiales. También pagó $ 1,000 en gastos de mano de obra a sus empleados para preparar el sitio de construcción. Registra este gasto tan pronto como se paga. Veamos un estado de resultados rápido en efectivo para las transacciones de este mes:
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Como puede ver, no hay entrada para los $ 6,000 en materiales que se ordenaron. Un propietario prudente de una pequeña empresa que trabaja en un solo proyecto a la vez probablemente pueda llevar un registro de esta cantidad en su cabeza. Sin embargo, si una empresa tiene muchos trabajos pendientes, esto se vuelve más difícil. En esta situación, se vuelve más fácil gastar en exceso del dinero recibido sin tener en cuenta la cantidad que puede estar pendiente (adeuda a proveedores o vendedores).
Resumen de la lección
La contabilidad de caja es un método de contabilidad fácil de usar y popular entre las personas y los propietarios de pequeñas empresas. Sin embargo, no es apropiado para empresas que tienen inventario o obtienen grandes ingresos. Este método registra los ingresos y gastos cuando se recibe o se paga el efectivo. Debido a esto, el método de contabilidad de caja no hace coincidir con precisión los ingresos con los gastos de ningún período. Esto puede causar una sobrevaloración o una subestimación de los ingresos del período.