Modelo de madurez de la gestión de proyectos: definición y niveles

El modelo de madurez de la gestión de proyectos

Si comenzó a trabajar en un proyecto con una nueva empresa, probablemente no le tomaría mucho tiempo darse cuenta de las áreas de gestión de proyectos en las que las cosas se hicieron muy bien y otras áreas en las que vio margen de mejora. Incluso podría encontrar algo que había asumido que estaría sucediendo todo el tiempo que simplemente estaba siendo ignorado. Se podría decir que sus observaciones forman un modelo simple de la madurez de los procesos de esa empresa. Examinemos cómo este tipo de análisis se ha formalizado como parte del Modelo de Madurez de Gestión de Proyectos (PMMM).

Historia del PMMM

A mediados de la década de 1980, el Instituto de Ingeniería de Software de la Universidad Carnegie Mellon publicó un marco destinado a ayudar al gobierno a evaluar qué contratistas de software serían los más capaces de entregar proyectos de software complejos. Este modelo de madurez de capacidades se basó en una evaluación de las prácticas estándar que una empresa mantenía mientras trabajaba en proyectos de software. Desde entonces, el modelo se ha adaptado para adaptarse a una amplia gama de industrias y funciones, y hay una serie de modelos de madurez que se han desarrollado a lo largo de los años. Uno de ellos, el Modelo de madurez de la gestión de proyectos, se alinea estrechamente con el modelo original, pero se centra específicamente en la evaluación de las capacidades de gestión de proyectos.

Los cinco niveles de PMMM

Hay cinco niveles en el PMMM que reflejan comportamientos organizacionales cada vez más sofisticados. Para determinar el nivel en el que opera una empresa, se evalúa en una serie de áreas clave de la práctica de gestión de proyectos. El PMMM puede verse como un continuo de comportamientos más que como una escala rígida, ya que la mayoría de las empresas normalmente encontrarán áreas en las que les va bien y otras en las que hay margen de mejora.

Las áreas típicas de evaluación serán la gestión de riesgo, alcance, cronograma, recursos, calidad e integración general del proyecto. La lista completa de áreas clave de evaluación dependerá de quién realice la evaluación real. En algunos casos, el tipo de industria en la que participa la empresa evaluada determinará qué factores adicionales se miden.

Los cinco niveles utilizados en el PMMM propuesto por el Project Management Institute se denominan Proceso inicial, Proceso estructurado y estándares, Estándares organizativos y Proceso institucional, Proceso gestionado y Proceso de optimización. Exploremos lo que estos significan.

Nivel 1 – Proceso inicial

El nivel inicial refleja una empresa que opera de manera relativamente aleatoria. Dado que hay muy poco control, es difícil predecir cómo reaccionará la organización, especialmente cuando se enfrente a una situación de crisis. Si bien el éxito en los proyectos es posible, es poco probable que una empresa atrapada en el nivel inicial pueda reproducir el éxito de manera constante.

Nivel 2 – Estándares y procesos estructurados

Las empresas que operan en el nivel estructurado se adherirán a algunas prácticas básicas de gestión de proyectos, pero a menudo solo a nivel de proyecto individual. Es probable que el éxito general del proyecto dependa de las personas clave o del apoyo específico de la gerencia, más que de la adopción de estándares generales en toda la organización. Si bien es mejor que una situación aleatoria o ad-hoc, las organizaciones que operan en el Nivel 2 a menudo se consideran reactivas por naturaleza.

Nivel 3 – Estándares organizacionales

Como sugiere su nombre, el nivel organizacional indica que los procedimientos de gestión de proyectos bien definidos están documentados y se utilizan como estándar de operaciones. Debido a que estos procedimientos se definen a nivel organizacional, es más probable que sean bien entendidos y respaldados por la gerencia. En general, se considera que la organización actúa de forma proactiva, no reactiva.

Nivel 4: administrado

El nivel Administrado refleja una organización que mide el desempeño del proyecto utilizando métricas bien definidas. Los estándares se acuerdan en toda la organización y se utilizan métricas comunes para administrar las decisiones y los procesos comerciales.

Nivel 5 – Optimización

Se puede decir que una empresa que se centra en la mejora de procesos deliberada y continua está operando en el nivel de Optimización . Las empresas de este nivel buscarán mejorar continuamente el desempeño de su gestión de proyectos, a menudo utilizando técnicas innovadoras que no se ven en otras organizaciones.

Objetivos y usos del PMMM

La suposición clave detrás del uso de este modelo es que a medida que una organización asciende en la escala de capacidades, será más probable que entregue proyectos dentro del alcance acordado, el cronograma y las limitaciones de recursos. De esta manera, puede predecir si es probable que la organización tenga éxito o no de forma regular. También es posible utilizar el modelo de una manera muy práctica al apuntar a áreas específicas del proceso para mejorar.

Volviendo a nuestra premisa original, si el proyecto en el que estaba trabajando parecía estar ejecutado de una manera totalmente ad-hoc, lo primero que podría sugerir sería documentar sus mejores prácticas como plantilla para futuras acciones. Al hacerlo, pasaría de un estado inicial a uno estructurado. De manera similar, si ya exhibió esos comportamientos como equipo, pero parecía tener problemas al trabajar más allá de los límites del equipo, podría trabajar con la gerencia para llegar a un estado organizacional más óptimo estandarizando los procedimientos en toda la organización. Y no tendría sentido intentar forzar un conjunto de medidas y métricas, como en el estado Administrado, sin alcanzar estos niveles anteriores. Si se encuentra operando de manera eficiente en el Nivel 5, tendrá la suerte de trabajar para lo que llamamos una organización de aprendizaje,

Resumen de la lección

El modelo de madurez de la gestión de proyectos es un esquema de cinco niveles basado en la evaluación de las prácticas de gestión de proyectos que se encuentran en una organización. Subir el modelo del Nivel 1 al Nivel 5 puede ser un indicador de éxito potencial. Los cinco niveles son:

• Nivel 1: inicial : los procesos son aleatorios
• Nivel 2 – Proceso estructurado : sigue siendo muy reactivo, pero algunos procesos estándar están documentados y se utilizan a nivel de equipo.
• Nivel 3 – Estándares organizacionales : los procesos proactivos están estandarizados con la participación total de la administración
• Nivel 4: gestionado : se utilizan controles de proceso cuantificados y mensurables para impulsar las decisiones
• Nivel 5 – Optimizado : innovador, con el objetivo de mejorar continuamente los procesos.